Выборка данных в Microsoft Excel

Как сделать выборку в Excel из списка с условным форматированием

Если Вы работаете с большой таблицей и вам необходимо выполнить поиск уникальных значений в Excel, соответствующие определенному запросу, то нужно использовать фильтр. Но иногда нам нужно выделить все строки, которые содержат определенные значения по отношению к другим строкам. В этом случаи следует использовать условное форматирование, которое ссылается на значения ячеек с запросом. Чтобы получить максимально эффективный результат, будем использовать выпадающий список, в качестве запроса. Это очень удобно если нужно часто менять однотипные запросы для экспонирования разных строк таблицы. Ниже детально рассмотрим: как сделать выборку повторяющихся ячеек из выпадающего списка.

Выбор уникальных и повторяющихся значений в Excel

Для примера возьмем историю взаиморасчетов с контрагентами, как показано на рисунке:

В данной таблице нам нужно выделить цветом все транзакции по конкретному клиенту. Для переключения между клиентами будем использовать выпадающий список. Поэтому в первую очередь следует подготовить содержание для выпадающего списка. Нам нужны все Фамилии клиентов из столбца A, без повторений.

Перед тем как выбрать уникальные значения в Excel, подготовим данные для выпадающего списка:

  1. Выделите первый столбец таблицы A1:A19.
  2. Выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Дополнительно».
  3. В появившемся окне «Расширенный фильтр» включите «скопировать результат в другое место», а в поле «Поместить результат в диапазон:» укажите $F$1.
  4. Отметьте галочкой пункт «Только уникальные записи» и нажмите ОК.

В результате мы получили список данных с уникальными значениями (фамилии без повторений).

Теперь нам необходимо немного модифицировать нашу исходную таблицу. Выделите первые 2 строки и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Вставить» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.

У нас добавилось 2 пустые строки. Теперь в ячейку A1 введите значение «Клиент:».

Пришло время для создания выпадающего списка, из которого мы будем выбирать фамилии клиентов в качестве запроса.

Перед тем как выбрать уникальные значения из списка сделайте следующее:

  1. Перейдите в ячейку B1 и выберите инструмент «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
  2. На вкладке «Параметры» в разделе «Условие проверки» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите значение «Список».
  3. В поле ввода «Источник:» введите =$F$4:$F$8 и нажмите ОК.

В результате в ячейке B1 мы создали выпадающих список фамилий клиентов.

Примечание. Если данные для выпадающего списка находятся на другом листе, то лучше для такого диапазона присвоить имя и указать его в поле «Источник:». В данном случае это не обязательно, так как у нас все данные находятся на одном рабочем листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию в Excel:

  1. Выделите табличную часть исходной таблицы взаиморасчетов A4:D21 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Стили»-«Условное форматирование»-«Создать правило»-«Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
  2. Чтобы выбрать уникальные значения из столбца, в поле ввода введите формулу: =$A4=$B$1 и нажмите на кнопку «Формат», чтобы выделить одинаковые ячейки цветом. Например, зеленым. И нажмите ОК на всех открытых окнах.

Как работает выборка уникальных значений Excel? При выборе любого значения (фамилии) из выпадающего списка B1, в таблице подсвечиваются цветом все строки, которые содержат это значение (фамилию). Чтобы в этом убедится в выпадающем списке B1 выберите другую фамилию. После чего автоматически будут выделены цветом уже другие строки. Такую таблицу теперь легко читать и анализировать.

Принцип действия автоматической подсветки строк по критерию запроса очень прост. Каждое значение в столбце A сравнивается со значением в ячейке B1. Это позволяет найти уникальные значения в таблице Excel. Если данные совпадают, тогда формула возвращает значение ИСТИНА и для целой строки автоматически присваивается новый формат. Чтобы формат присваивался для целой строки, а не только ячейке в столбце A, мы используем смешанную ссылку в формуле =$A4.

Выбор данных в сводной таблице

Чтобы применить форматирование, скопировать данные или внести изменения в сводную таблицу, можно выбрать отдельные ячейки или области данных с помощью команд или с помощью мыши. Указатель мыши изменится в зависимости от того, что вы пытаетесь выделить.

Для выделения ячеек используйте обычный указатель мыши Microsoft Office Excel .

Чтобы выделить области данных, наведите указатель мыши на верхнюю или левую сторону полей и надписей, чтобы указатель мыши принял вид стрелки вниз или стрелка вправо .

Примечание: Если фигура изменить указатель не отображается, на вкладке Параметры в группе действия нажмите кнопку выделитьи убедитесь, что выбран параметр разрешить выделение .

Выделение отдельных ячеек

Наведите указатель мыши на первую ячейку, которую нужно выделить, и убедитесь, что он .

Выберите одну ячейку или щелкните и перетащите ее, чтобы выделить несколько ячеек.

Щелкните сводную таблицу.

На вкладке Параметры в группе Действия нажмите кнопку Выделить и выберите пункт Всю сводную таблицу.

Наведите курсор на верхний край поля, пока указатель не примет вид стрелки вниз, , а затем щелкните.

Например, чтобы выбрать элемент «Восток и Запад», наведите указатель мыши на верхнюю часть областии щелкните один раз.

Выберите нужные элементы.

На вкладке Параметры в группе действия нажмите кнопку выделитьи выберите нужный вариант.

Метки и значения для выбора обоих параметров.

Значения выделять только значения для элементов.

Метки для выбора только подписей элементов.

Наведите курсор на верхний край элемента поля столбца, пока указатель не примет вид стрелки вниз, или наведите указатель мыши на левый край элемента поля строки, чтобы он принял вид стрелки вправо , и нажмите кнопку.

Например, чтобы выбрать обе строки для гольфа, щелкните левый край элемента гольф.

Наведите курсор на верхний край элемента поля столбца, пока указатель не примет вид стрелки вниз либо наведите указатель мыши на левый край элемента поля строки, пока он не примет вид стрелки вправо .

Щелкните один раз, а затем еще раз щелкните Дополнительные часы, ожидая между нажатиями клавиш, чтобы не использовать двойным щелчком.

Например, чтобы выделить только строку для Qtr1 гольфа, щелкните левый край элемента гольф, а затем щелкните еще раз.

Если в сводной таблице есть несколько подписей строк, щелкните несколько раз, чтобы выбрать только нужные элементы. Например, чтобы выбрать один экземпляр элемента из четырех подписей строк, нужно выбрать четыре значения.

Наведите курсор на верхний край элемента поля столбца, пока указатель не примет вид стрелки вниз либо наведите указатель мыши на левый край элемента поля строки, пока он не примет вид стрелки вправо .

Щелкните столько, сколько нужно, чтобы выбрать один из нужных элементов. Дополнительные сведения можно найти в разделе Выбор одного экземпляра элемента.

Удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните или, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите дополнительные элементы в том же поле.

Чтобы отменить выделение элемента, щелкните его, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Наведите указатель мыши на верхнюю границу промежуточного итога или итога в заголовке столбца, пока он не примет вид стрелки вниз, или наведите указатель на левый край промежуточного итога или итога в метке строки, чтобы он принял вид стрелки вправо .

Щелкните один раз, чтобы выбрать все итоги для метки, а затем щелкните еще раз, чтобы выбрать только текущий промежуточный или итоговый.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Финансы в Excel

Обработка больших объемов данных. Часть 1. Формулы

Содержание
Описание примеров
Применение метода
Суммирование по одному ключевому полю
Суммирование по нескольким критериям
Поиск по одному критерию
Поиск по нескольким критериям
Выборка по одному критерию
Выборка вариантов
Заключение
Вложения:

nwdata_sums.xls [Обработка данных (формат 97-2003)] 2725 kB
nwdata_sums.xlsx [Обработка данных (формат 2007)] 732 kB

Одним из самых популярных методов использования электронных таблиц является обработка данных, полученных из учетных систем. Современные базы данных, используемые учетными системами в качестве хранилища информации, способны накапливать и обрабатывать в собственных структурах десятки, а иногда сотни тысяч информационных записей в день. Средства анализа в системах управления базами данных реализуются либо на программном уровне, либо через специальные интерфейсы и языки запросов. Электронные таблицы позволяют эффективно обработать данные без знания языков программирования и других технических средств.

Методы переноса данных в Excel могут быть различны:

  • Копирование-вставка результатов запросов
  • Использование стандартных процедур импорта (например, Microsoft Query) для формирования данных на рабочих листах
  • Использование программных средств для доступа к базам данных с последующим переносом информации в диапазоны ячеек
  • Непосредственный доступ к данным без копирования информации на рабочие листы
  • Подключение к OLAP-кубам

Данные, полученные из учетных систем, обычно характеризуются большим объемом – количество строк может составлять десятки тысяч, количество столбцов при этом часто невелико, так как языки запросов к базам данным сами имеют ограничение на одновременно выводимое количество полей.

Обработка этих данных в Excel может вестись различными методами. Выделим основные способы работы:

  1. Обработка данных стандартными средствами интерфейса Excel
  2. Анализ данных при помощи сводных таблиц и диаграмм
  3. Консолидация данных при помощи формул рабочего листа
  4. Выборка данных и заполнение шаблонов для получения отчета
  5. Программная обработка данных
Читайте также  Создание прайс-листа в Microsoft Excel

Правильность выбора способа работы с данными зависит от конкретной задачи. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

В данной статье будут рассмотрены способы консолидации и выборки данных при помощи стандартных формул Excel.

Описание примеров

Примеры к статье построены на основе демонстрационной базы данных, которую можно скачать с сайта Microsoft

Выгруженный из этой базы данных набор записей сформирован при помощи Microsoft Query.

Данные не несут специальной смысловой нагрузки и используются только в качества произвольного набора записей, имеющих несколько ключевых полей.

Файл nwdata_sums.xls используется для версий Excel 2000-2003

Файл nwdata_sums.xlsx имеет некоторые отличия и используется для версий Excel 2007-2010.

Первый лист data содержит исходные данные, остальные – примеры различных формул для обработки информации.

Ячейки, окрашенные в серый цвет, содержат служебные формулы. Ячейки желтого цвета содержат ключевые значения, которые могут быть изменены.

Применение метода

Очевидно, самым простым и удобным методом обработки больших объемов данных с точки зрения пользователя являются сводные таблицы. Этот интерфейс специально создавался для подобного рода задач, способен работать с различными источниками данных, поддерживает интерфейсные методы фильтрации, группировки, сортировки, а также автоматической агрегации данных различными способами.

Проблема при консолидации данных при помощи сводных таблиц появляются, если предполагается дальнейшая работа с этими агрегированными данными. Например, сравнить или дополнить данные из двух разных сводных таблиц (как вариант: объемы продаж и прайс листы). В таком случае обычно прибегают к методу копирования значений из сводных таблиц в промежуточные диапазоны с дальнейшим применением формул поиска (VLOOKUP/HLOOKUP). Очевидно, что проблема возникает при обновлении исходных данных (например, при добавлении новых строк) – требуется заново копировать результаты консолидации из сводной таблицы. Другим, с нашей точки зрения, не совсем корректным методом решения является применение функций поиска непосредственно к диапазонам, которые занимают сводные таблицы. Это может привести к неверному поиску при обновлении не только данных, но и внешнего вида сводной таблицы.

Еще один классический пример непригодности применения сводной таблицы – это требование формирования отчета в заранее предопределенном виде («начальство требует в такой форме и никак иначе»). Возможностей настройки сводной таблицы зачастую недостаточно для предоставления произвольной формы. В данном случае пользователи также обычно используют копирование результатов агрегирования в качестве значений.

Самым правильным методом обработки данных в приведенных случаях, с нашей точки зрения, является применение функций рабочего листа для консолидации данных. Этот метод требует иногда больших затрат времени на создание формул, но зато в дальнейшем при изменении исходных данных отчеты будут обновляться автоматически. Файлы примеров показывают различные варианты применения функция рабочего листа для обработки данных.

Суммирование по одному ключевому полю

Таблицы с формулами на листе SUM показывают вариант решения задачи консолидации данных по одному ключевому значению.

Две верхние таблицы на листе демонстрируют возможности стандартной функции SUMIF, которая как раз и предназначена для суммирования с проверкой одного критерия.

Нижние таблицы показывают возможности другой редко используемой функции DSUM

Первый параметр определяет рабочий диапазон данных. Причем верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей. Второй параметр указывает наименование поля (столбца) для суммирования. Третий параметр ссылается на диапазон условий суммирования. Этот диапазон должен состоять как минимум из двух строк, верхняя строка – поле критерия, вторая и последующие — условия.

В другом варианте указания условий именем поля в этом диапазоне можно пренебречь, задав его прямо в тексте условия:

Здесь data!Z2 означает ссылку на текущую строку данных, а не на конкретную ячейку, так как используется относительная ссылка. К сожалению, нельзя указать в третьем параметры ссылку на одну ячейку – строка заголовка полей все равно требуется, хотя и может быть пустой.

В принципе, функции типа DSUM являются устаревшим методом работы с данными, в подавляющем большинстве случаев лучше использовать SUMIF, SUMPRODUCT или формулы обработки массивов. Но иногда их применение может дать хороший результат, например, при совместном использовании с интерфейсной возможностью «расширенный фильтр» – в обоих случаях используется одинаковое описание условий через дополнительные диапазоны.

Суммирование по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SUM2 показывают вариант суммирования по нескольким критериям.

Первый вариант решения использует дополнительно подготовленный столбец обработанных исходных данных. В реальных задачах логичнее добавлять такой столбец с формулами непосредственно на лист данных.

Пример: Есть, если два поля с перечнем слов. Пары слов «СТОЛ»-«ОСЬ» и «СТО»-«ЛОСЬ» дают одинаковый ключ «СТОЛОСЬ». Что соответственно даст неверный результат при консолидации данных. При использовании служебного символа комбинации ключей будут уникальны «СТОЛ;ОСЬ» и «СТО;ЛОСЬ», что обеспечит корректность вычислений.

Использовать подобную методику создания уникального ключа можно не только для строковых, но и для числовых целочисленных полей.

Второй пример – это популярный вариант использования функции SUMPRODUCT с проверкой условий в виде логического выражения:

Обрабатываются все ячейки диапазона (data!$M$2:$M$3000), но для тех ячеек, где условия не выполняются, в суммирование попадает нулевое значение (логическая константа FALSE приводится к числу «0»). Такое использование этой функции близко по смыслу к формулам обработки массива, но не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter.

Третий пример аналогичен, описанному использованию функций DSUM для листа SUM, но в нем для диапазона условий использовано несколько полей.

Четвертый пример – это использование функций обработки массивов.

Обработка массивов является самым гибким вариантом проверки условий. Но имеет очень сложную запись, трудно воспринимается пользователем и работает медленнее стандартных функций.

Пятый пример содержится только в файле формата Excel 2007 (xlsx). Он показывает возможности новой стандартной функции

Поиск по одному критерию

Таблицы с формулами на листе SEARCH предназначены для поиска по ключевому полю с выборкой другого поля в качестве результата.

Первый вариант – это использование популярной функции VLOOKUP.

Во втором вариант использовать VLOOKUP нельзя, так как результирующее поле находится слева от искомого. В данном случае используется сочетание функций MATCH+OFFSET.

Первая функция ищет нужную строку, вторая возвращает нужное значение через вычисляемую адресацию.

Поиск по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SEARCH2 предназначены для поиска по нескольким ключевым полям.

В первом варианте используется техника использования служебного столбца, описанная в примере к листу SUM2:

Второй вариант работы сложнее. Используется обработка массива, который образуется при помощи функций вычисляемой адресации:

Четвертый и пятый параметр в функции OFFSET используется для образования массива и определяет его размерность в строках и столбцах.

Выборка по одному критерию

Таблица на листе SELECT показывает вариант фильтрации данных через формулы.

Предварительно определяется количество строк в выборке:

Служебный столбец содержит формулы для определения номеров строк для фильтра. Первая строка ищется через простую функцию:

Вторая и последующие строки ищутся в вычисляемом диапазоне с отступом от предыдущей найденной строки:

Результат выдается через функцию вычисляемой адресации:

Вместо функции проверки наличия ошибки ISNA можно сравнивать текущую строку с максимальным количеством, так как это сделано в столбце A.

Для организации выборок при помощи формул необходимо знать максимально возможное количество строк в фильтре, чтобы создать в них формулы.

Выборка вариантов

Самый сложный вариант выборки по ключевому полю представлен на листе SELECT2. Формулы сами определяют все доступные ключевые значения второго критерия.

Первый служебный столбец содержит сцепленные строки ключевых полей. Второй столбец проверяет соответствие первому ключу и оставляет значение второго ключевого поля:

Третий служебный столбец проверяет значение второго ключа на уникальность:

Результирующий столбец второго ключа ProductName ищет уникальные значения в служебном столбце C:

Столбец Quantity просто суммирует данные по двум критериям, используя технику, описанную на листе SUM2.

Заключение

Использование функций рабочего листа для консолидации и выборки данных является эффективным методом построения отчетов с обновляемым источником исходных данных. Недостатками этого метода являются повышенные требования к пользователю в части создания сложных формул, а также низкая производительность в сравнении, например, со сводными таблицами. Последний недостаток зависит от объема исходных данных, сложности формул консолидации и технических возможностей компьютера. В критических случаях рекомендуется использовать ручной режим пересчета формул рабочей книги Excel.

Работа со списками данных в Excel

Добрый день уважаемый читатель!

Сегодня я хочу поговорить об одной из основных возможностях — это работа со списками данных в Excel. К самим спискам можно отнести практически любые структурированные данные, такие как, номера телефонов, адреса, ФИО, номенклатурные наименования товаров, перечень заведений, поставщики, сотрудники и много-много другой информации, своего рода база данных. Я думаю, с такими данными вы сталкивались, а значится и инструменты для систематизации и анализа таких данных будут очень полезны, особенно при создании дашбордов. По большому счёту от обычной таблицы списки ничем особым не отличаются, за исключением своих размеров, они достаточно велики. При работе со списками используют понятия: для строк – записи, а для столбиков – поля.

Для примера используем список или базу данных сотрудников и их личных данных: Для создания правильных списков данных, с которыми эффективно можно работать, необходимо следовать нескольким правилам, а именно:

  • За каждым столбиком должна быть закреплена информация только одного типа. Например, в столбик с данными о днях рождениях вводится только такие данные, с именами сотрудников, только имена, и смешение типов данных недопустимы;
  • Информацию лучше всего делить по максимум. Например, ФИО стоить разделить на три разных поля, так как поиск и работа с данными будет легче (по имени можно поздравить в связи с праздником);
  • В обязательном порядке каждое поле должно иметь заголовок, несмотря на то, что с многоуровневыми «шапками» Excel не очень умело умеет работать;
  • В списке должны отсутствовать пустые строки и столбцы, так как это определяется программой как окончание созданного списка и в дальнейшем создаются проблемы и ошибки при отображении данных;
  • Размещение иных данных в стороне от списка не рекомендуются, так как в момент наложения любого из фильтров они будут скрыты.
Читайте также  Управление массивами в Microsoft Excel

Для удобства работы и использование списков есть возможность улучшить навигацию по ней, используя закрепление областей или разделения рабочего окна.

При работе с объёмными таблицами любой пользователь сталкивается с проблемой, когда заголовки полей уходят за пределы окна и в связи с этим появляется неудобства пользования. Для избегания этого необходимо закрепить «шапку» нашей таблицы, что бы полоса прокрутки не влияла на отображения первых строк и столбцов ваших списков. Это можно осуществить в панели управления, вкладка «Вид», блок «Окно» и нажать выпадающий список «Закрепить область».

Вариантов закрепить область прокрутки всего три, это:

  1. Закрепить область – производится закрепление области слева и сверху от текущей ячейки, то есть по горизонтали и вертикали одновременно;
  2. Закрепить верхнюю строку – закрепление по горизонтали сверху установленной ячейки таблицы;
  3. Закрепить первый столбец – произвести вертикальное закрепление списков слева от установленной ячейки.

Также существует возможность разделения рабочей области одновременно на четыре части для независимой работы и прокручивания данных, получая возможность одновременно работать и в начале и в конце списка. Для разделения вам необходимо на панели управления, во вкладке «Вид», в блоке «Окно» нажать кнопку «Разделить», предварительно установив курсор на ячейку, по границам которой и будет происходить разделение. Отключить разделения можно повторно нажав на туже самую кнопку. Сами же данные в списках, возможно, отбирать, используя несколько инструментов, выбор которых зависит от ваших целей. Для этих задач можно использовать:

Отбор с помощью фильтра

Excel предоставляет возможность отфильтровать ваши списки по заданным критериям двумя вариантами, с помощью:

  1. Расширенного фильтра;
  2. Автофильтра.

Если вы будете использовать автофильтр, то данные, которые не соответствуют указанным условиям, будут спрятаны. В документе отражаться будут только отобранные по критериям записи в одном столбике.

Способностей расширенного фильтра гораздо больше, что позволит делать отбор записей по нескольким условиям и даже переносить их в другой диапазон рабочей книги.

Детально работу с фильтрами, я описал в статье «Автофильтр в Excel» с которой вы можете ознакомиться, перейдя по соответствующей ссылке.

Создаем промежуточные отчёты

Очень часто возникает необходимость группировать данные списков по определенным показателям с расчётами по ним итогов. Так создаются удобные и очень полезные в работе отчёты и анализы, прекрасный инструмент для любого бухгалтера и экономиста. Создать такой детализированный список данных в Excel с выделением групп и подбитием итогов по группам и общий по полю, не очень трудно. Всё это можно произвести в несколько шагов, но обязательным условием применения промежуточных итогов к спискам, это сортировка данных по полю для которого создается итог. Подробно и в деталях об этом можно узнать, прочитав статью «Промежуточные итоги в Excel», перейдя по ссылке.

Сортируем свои списки

При формировании своих списков, практически всегда информация формируется в произвольном порядке, что затрудняет ее эффективное использование. Для избежания этого и удобства работы, в Excel существует инструмент «Сортировка». Запуск производится в панели инструментов, вкладка «Данные» и кнопка «Сортировка». В появившемся диалоговом окне вы можете выбрать поле сортировки, установить любой приоритет для очередности сортировки, а также выбрать критерии (убывание или возрастание). Детально о возможностях этого инструмента можете описано в статье «Сортировка данных в Excel».

Работаем со сводными таблицами

Это улучшенная версия промежуточных итогов и условного форматирования. А более точно, это своеобразное подобие перекрестных запросов по базе данных. Сводные таблицы являют собой динамические структуры, которые умеют выводить данные содержащиеся в БД в разных вариантах детализации при использовании срезов.

Для создания сводных таблиц данные могут отбираться из любых источников: из внешних баз данных, с любого рабочего листа или книги, а также на основе ранее созданной сводной таблицы.

Для создания сводной таблицы необходимо установить курсор на любую ячейку таблицы или базы данных, и на панели управления во вкладке «Вставка» выбрать пункт «Сводная таблица». В диалоговом окне указываем, где размещены данные для анализа (по умолчанию будет указан диапазон таблицы, где стоит курсор) и куда нужно поместить результат. Следующим шагом в «Конструкторе сводной таблицы» вы можете из полей и записей вашей БД создать отчёт в таком виде, который вам нужен. При внесении изменений в базу данных, автоматических изменений в сводной таблице не происходит. Все изменения стают, доступны только при нажатии кнопки «Обновить данные», через контекстное меню или вкладка «Данные» и кнопка «Обновить всё».

Группируем элементы таблицы

Иногда для удобства навигации по вашей базе данных или для сворачивания некоторых элементов таблицы можно использовать инструменты «Группировка» и «Разгруппировать». Эта возможность позволит свернуть данные, которые в данный момент вам не интересны и отображать их не стоит. Очень полезный инструмент, когда возникает необходимость создать диапазон печати для некоторых данных.

А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное о работе со списками данных в Excel вам пригодилось и было понятным. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями, прочитанным и ставьте лайк!

Учебное занятие по теме «MS Excel. Фильтрация (выборка) данных из списка»

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ КАРТА УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ
по МДК 01.05 «Компьютерная обработка документов»

ФИО преподавателя Кравчук Елена Владимировна

Тема учебного занятия: MS Excel. Фильтрация (выборка) данных из списка

Цели учебного занятия:

дать представление о возможностях табличного процессора MS Excel в области сортировка и фильтрации больших объемов данных;

рассмотреть возможности использования табличного процессора MS Excel на примере заданий имеющих профессиональный характер;

сформировать навыки сортировки, фильтрации и поиска данных в программе MS Excel.

2. Развивающая: Способствовать развитию логического мышления, развитию памяти, внимательности, наблюдательности. Способствовать развитию умения сравнивать, обобщать, анализировать.

3. Воспитательная: воспитывать позитивное отношение к учебной деятельности.

Тип учебного занятия: комбинированный урок

Форма обучения: индивидуальная, групповая, фронтальная.

Методы обучения: словесный, наглядный, репродуктивный, практический.

Средства обучения: ПК, проектор, раздаточный материал.

Развиваемые компетенции: ОК 1,2,4,5, ПК 1.4 — 1.6

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 4. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности.

ОК 7. Ставить цели, мотивировать деятельность подчиненных, организовывать и контролировать их работу с принятием на себя ответственности за результат выполнения заданий.

ПК 1.4. Организовывать рабочее место секретаря и руководителя.

ПК 1.5. Оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения.

ПК 1.6. Обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела.

ХОД УЧЕБНОГО ЗАНЯТИЯ

Содержание и структура

Развиваемые профессиональные
и общие компетенции

Подготовка студентов к работе на УЗ

Приветствует студентов, настраивает на работу. ТБ

Приветствуют преподавателя, настраиваются на работу.

Объявление темы урока

Сообщает тему урока

Предлагает сформулировать цели урока

Формулируют цели урока

Откройте программу MS Excel. Вспомним основные принципы работы

Открывают программу. Отвечают на вопросы

Объяснение нового материала

Объясняет новый материал.

Демонстрирует технологию работы

Отвечает на вопросы студентов

Записывают новые понятия, алгоритм выполнения технологических операций

Задают вопросы по технологии работы

Раздает методический материал

Выполняют практическую работу

Подходит к студентам, следит за ходом выполнения работы

Выполняют практическую работу

Учащиеся дают оценку деятельности по ее результатам

Задание для внеаудиторной работы

Читайте также  Программа Microsoft Excel: прибавление процента к числу

Задает задание для внеаудиторной работы. Прощается.

Записывают задание. Прощаются

Excel: Сортировка и фильтрация данных из списка

Освоить приемы сортировки, фильтрации и поиска данных в программе MS Excel для решения профессиональных задач

1. Уважаемые студенты я предлагаю вам начать сегодняшнюю практическую работу с небольшого развлечения, а именно с отгадывания ребусов. Ваша задача отгадать зашифрованные в ребусах слова, итак:

Картинка ребуса на экране

Итак, отгадав два слова, скажите в какой программе мы сегодня выполняем практическую работу?

(ответ: табличный процессор Microsoft Excel).

А теперь попробуйте отгадать, какие возможности Excel мы должны сегодня научиться использовать? Для этого подумайте, что общего у следующих слов, которые представлены на картинках:

(ответ: сортировка и фильтрация данных).

2. Итак, запишем тему урока с тетрадь

Практическая работа № 15.

Тема: Табличный процессор Microsoft Excel: сортировка и фильтрация данных.

3. Перед тем, как приступить к выполнению практической работы, давайте вспомним, основные термины и определения, которые вы уже изучали в курсе информатики. Смотрим на экран:

Фильтрация данных – это выбор данных, соответствующих какому-либо условию, критерию. Фильтрация в MS Excel выполняется из вкладки Данные раздел Сортировка и фильтр двумя способами:

▪ с помощью команды Фильтр;

▪ с помощью команды Дополнительно (Расширенный фильтр).

Фильтрация позволяет выбрать критерий отбора из предлагаемых в приложении для каждого столбца отдельно. Для этого нужно раскрыть список [▼] в названия каждого столбца и поставить галочку для критерия. В результате в таблице остаются только строки, удовлетворяющие критериям.

Список критериев для каждого столбца содержит следующие варианты критериев:

все – выбираются все записи поля;

первые 10 – появляется окно Наложение условия по списку, в котором выбираются количество выводимых записей (наибольших или наименьших) в элементах списка или процентах от количества элементов;

значения – отфильтровываются только записи, содержащие в данном столбце указанное значение;

условие – нажать кнопку списка, выбрать Текстовые фильтры Настраиваемый фильтр — пользователь формирует условие отбора в окне Пользовательский автофильтр (равно, больше, …И, ИЛИ…) и записи фильтруются по этому условию.

Отмена результата фильтрации (для поля) выполняется либо повторной фильтрацией по критерию Все, либо – для всего списка – повторным вводом команды Данные Фильтр.

Расширенный фильтр задаётся командой Данные Дополнительно в окне

При этом используется два типа критериев для фильтрации записей:

Если критерий формируется в нескольких полях (столбцах), то его называют множественным критерием (поэтому фильтр называется расширенным).

Особенностью расширенного фильтра является то, что критерии отбора данных формируются вне таблицы и производится в 2 этапа:

1) Сначала формируется диапазон условия (область критерия) в отдельном блоке ячеек листа MS Excel – вне таблицы БД, на свободном месте Листа.

2) Затем командой Данные Дополнительно в окне Расширенный фильтр выполняется фильтрация записей списка по сформированному вне таблицы множественному критерию.

3. Открываем программу MS Excel.

а) Создайте таблицу в соответствие с образцом, приведенным на рисунке. Сохраните ее под названием «Фильтрация данных».

Работа с данными

Отбор данных

Простейшим инструментом для выбора и отбора данных является фильтр. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Строки, отобранные при фильтрации, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать , не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Кроме того, для выбора данных можно использовать возможности поиска данных, формы и некоторые функции.

Использование автофильтра

Установка и снятие автофильтра

Для установки автофильтра необходимо выделить любую ячейку таблицы и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр. После этого команда Автофильтр в подчиненном меню Данные/Фильтр будет отмечена галочкой. Это означает, что фильтр включен и работает.

Автофильтр можно установить для любого диапазона, расположенного в любом месте листа. Диапазон не должен иметь полностью пустых строк и столбцов, отдельные пустые ячейки допускаются.

После установки автофильтра в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающихся списков (ячейки A1: G1 в таблице на рис. 21.10).

Следует иметь в виду, что фильтры могут быть установлены только для одного списка на листе.

Для удаления фильтров необходимо выделить любую ячейку таблицы и выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр.

Фильтры автоматически устанавливаются при оформлении списка и автоматически удаляются при преобразовании списка в обычный диапазон.

Работа с автофильтром

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки.

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. Синим цветом отображаются стрелки значков раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка. В строке состояния окна Microsoft Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице.

Количество столбцов, по которым производится выборка, не ограничено.

Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке.

Для снятия фильтрации следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр (Все). Для снятия фильтрации по всем столбцам сразу можно выполнить команду Данные/Фильтр/Показать все. При удалении фильтров также отображаются все строки.

Простая выборка

Для выборки данных, удовлетворяющих одному значению, следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать искомое значение. Например, в таблице на рис. 21.10 произведена выборка по столбцу «Модель» — ВАЗ 21093, по столбцу «Год» — 1995, по столбцу «Цвет» — «черный». В результате в выборке оказалось четыре записи ( рис. 21.11).

Выборка по условию

Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию. Например, в таблице на рис. 21.10 необходимо выбрать все автомобили с годом выпуска не ранее «1997».

Для применения условия следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр (Условие. ). В диалоговом окне Пользовательский автофильтр ( рис. 21.12) в раскрывающемся списке с названием столбца, по которому производится отбор данных, следует выбрать вариант условия отбора, а в раскрывающемся списке справа — выбрать из списка или ввести с клавиатуры значение условия.

Всего существует 12 вариантов условий.

Для числовых значений можно использовать следующие варианты условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.

Для текстовых значений можно использовать следующие варианты условий: равно, не равно, содержит, не содержит, начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на.

Например, для отбора всех моделей автомобиля ВАЗ в столбце «Модель» таблицы на рис. 21.10 следует выбрать вариант условия начинается на и ввести значение ВАЗ. Для выбора всех моделей автомобилей, за исключением моделей ВАЗ, следует выбрать вариант условия не начинается на и ввести значение ВАЗ. Для выбора всех моделей автомобиля ВАЗ 2109, включая разновидности, можно выбрать вариант условия содержит и ввести значение ВАЗ 2109.

Одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

Например, в столбце «Год» таблицы на рис. 21.10 с использованием двух условий можно отобрать автомобили с годом выпуска не ранее 1997 (первое условие — больше или равно 1997 ) и не позднее 2000 (второе условие — меньше или равно 2000 ). В этом случае следует использовать союз И. Если же в столбце «Цвет» таблицы на рис. 21.10 требуется отобрать автомобили только белого и черного цвета, то следует использовать союз ИЛИ: первое условие — равно белый, второе условие — равно черный.

Отбор наибольших и наименьших значений

Для отбора наибольших и наименьших значений следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать параметр (Первые 10. ). В диалоговом окне Наложение условия по списку ( рис. 21.13) в счетчике можно установить количество (или процент от общего числа) отбираемых элементов, в раскрывающемся списке следует выбрать принцип отбора (наибольшие или наименьшие значения). В последнем раскрывающемся списке следует выбрать режим отбора: отображение заданного числа строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце ( элементов списка ) или отображение заданного процента строк с наибольшими или наименьшими значениями в процентном отношении ( % от количества элементов ).

Следует отметить, что отбор наибольших или наименьших значений можно производить только в столбцах с числовыми данными.