Установка области печати в Microsoft Excel

Установка области печати в Microsoft Excel

Очень часто конечным итогом работы над документом Excel является вывод его на печать. Если нужно вывести на принтер все содержимое файла, то сделать это довольно просто. Но вот если предстоит распечатать только часть документа, начинаются проблемы с настройкой этой процедуры. Давайте выясним основные нюансы данного процесса.

Распечатка страниц

При распечатке страниц документа можно каждый раз производить настройку области печати, а можно сделать это один раз и сохранить в параметрах документа. Во втором случае программа пользователю всегда будет предлагать распечатать именно тот фрагмент, который он указал ранее. Рассмотрим оба эти варианта на примере Excel 2010. Хотя данный алгоритм можно применять и для более поздних версий этой программы.

Способ 1: одноразовая настройка

Если вы планируете вывести на принтер определенную область документа только один раз, то нет смысла устанавливать в нем постоянную область печати. Достаточно будет применить одноразовую настройку, которую программа запоминать не будет.

  1. Выделяем мышкой с зажатой левой клавишей область на листе, которую нужно распечатать. После этого переходим во вкладку «Файл».

  • В левой части открывшегося окна переходим по пункту «Печать». Кликаем по полю, которое расположено сразу же под словом «Настройка». Открывается список вариантов выбора параметров:
    • Напечатать активные листы;
    • Напечатать всю книгу;
    • Напечатать выделенный фрагмент.

    Выбираем последний вариант, так как он как раз подходит для нашего случая.

  • После этого в области предпросмотра останется не вся страница, а только выделенный фрагмент. Затем, чтобы провести непосредственную процедуру распечатки, жмем на кнопку «Печать».
  • После этого на принтере будет распечатан именно тот фрагмент документа, который вы выделили.

    Способ 2: установка постоянных настроек

    Но, если вы планируете периодически распечатывать один и тот же фрагмент документа, то есть смысл задать его как постоянную область печати.

      Выделяем диапазон на листе, который собираетесь сделать областью печати. Переходим во вкладку «Разметка страницы». Щелкаем по кнопке «Область печать», которая размещена на ленте в группе инструментов «Параметры страницы». В появившемся небольшом меню, состоящем из двух пунктов, выбираем наименование «Задать».

    После этого постоянные настройки заданы. Чтобы удостовериться в этом, снова переходим во вкладку «Файл», а далее перемещаемся в раздел «Печать». Как видим, в окне предпросмотра видна именно та область, которую мы задали.

  • Если когда-нибудь понадобится распечатать весь лист или другой фрагмент, то в этом случае потребуется снять закрепленную область печати. Находясь во вкладке «Разметка страницы», кликаем на ленте по кнопке «Область печати». В открывшемся списке кликаем по пункту «Убрать». После данных действий область печати в данном документе будет отключена, то есть, настройки возвращены к состоянию по умолчанию, как будто пользователь ничего не изменял.
  • Как видим, задать конкретный фрагмент для вывода на принтер в документе Excel не так трудно, как это может показаться кому-то на первый взгляд. Кроме того, можно установить постоянную область печати, которую программа будет предлагать для распечатки материала. Все настройки производятся буквально в несколько кликов.

    Exceltip

    Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

    Печать таблицы в Excel — настройка области и границ печати Excel

    Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда отправленный на печать документ, распечатывался не в том виде, который ожидали: либо таблица расползлась на несколько листов, либо, наоборот, широкие границы стали причиной печати таблицы, которую невозможно прочитать. Сегодня мы рассмотрим вопросы, касающиеся настройки области печати и отображение только той части таблицы, которую мы хотим увидеть на листе.

    Настройки печати

    Чтобы открыть настройки печати в Excel, перейдите во вкладку Файл, в левой панели выберите пункт Печать. Слева вы увидите окно с основными настройками и предварительным просмотром документа, который будет отправлен на принтер.

    Чтобы распечатать документ, нажмите кнопку Печать.

    Что печатать?

    Давайте теперь разберемся с настройками, которые позволяют указать программе, что печатать. Первая опция настроек позволяет сделать выбор из трех пунктов: Напечатать активные листы, Напечатать всю книгу и Напечатать выделенный фрагмент.

    Обратите внимание, чтобы распечатать несколько листов рабочей книги, выделите необходимые листы, удерживая клавишу Ctrl, выберите пункт Напечатать активные листы и щелкните кнопку Печать.

    При выборе пункта Напечатать выделенный фрагмент, Excel распечатает те ячейки, которые были выделены на момент печати.

    Односторонняя / двухсторонняя печать

    Некоторые принтеры поддерживают возможность двухсторонней печати, установки которой можно также указать в настройках Excel.

    После нескольких экспериментов со своим принтером относительно переворота по длинному краю или короткому, никакой разницы я не увидел, поэтому сделал вывод, что данный выбор на результат выдачи моего принтера не влияет. Рекомендую поэкспериментировать вам со своими принтерами и посмотреть, что получается.

    Разобрать по копиям

    В Excelприсутствует настройка, позволяющая разобрать / не разбирать по копиям документы при печати нескольких копий одного документа.

    В первом случае копии документов будут напечатаны последовательно. Сначала будут распечатаны все страницы первой копии, затем второй, третей и т.д. Во втором, сначала будут напечатаны все копии первой страницы, затем второй, третей и т.д.

    Ориентация документа

    Вы можете переключаться между книжной ориентацией (больше строк, но меньше столбцов вместится на лист) и альбомной ориентацией (больше столбцов, но меньше строк).

    Поля печати

    Чтобы настроить поля печати, можно воспользоваться одним из двух способов:

    1. Выбрать один из предустановленных размеров полей из списка

    2. Вручную настроить поля. Для этого, щелкните в нижнем правом углу окна предварительного просмотра иконку Показать поля. После того, как Excelотобразит поля, перетащите их, как вам необходимо.

    Масштабирование

    Масштабирование позволяет настраивать размер печатаемых объектов, таким образом, чтобы максимально эффективно использовать пространство листа. Если вы хотите, чтобы вся информация рабочего листа уместилась на одном бумажном листе, выберите Вписать лист на одну страницу. Таким образом, Excelподгонит размер таблицы так, чтобы все строки и столбцы уместились в один лист.

    Частностью данной опции является возможность вписать все столбцы или строки на одну страницу. В этом случае Excelбудет преобразовывать размер таблицы таким образом, чтобы вместить распечатываемую область по ширине или высоте на одной странице.

    Обратите внимание, что вы можете вручную настроить параметры масштабирования. Для этого щелкните по вкладке Параметры настраиваемого масштабирования. В появившемся диалоговом окне Параметры страницы во вкладке Страница -> Масштаб, вы можете указать процент масштаба, либо количество страниц для размещения распечатки в ширину или высоту.

    Печать примечаний в Excel

    Чтобы распечатать примечания, в окне настроек печати, выберите вкладку Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите во вкладку Лист –> Печать. Напротив поля Примечания выберите одну из трех опций возможности вывода на печать примечаний Excel.

    Сегодня мы рассмотрели основные настройки печати в Ecxel, изучив которые вы сможете делать распечатки максимально эффективно использующие, площадь печатного листа и при этом не теряющие читабельность.

    Читайте также  2 способа корреляционного анализа в Microsoft Excel

    Установка и удаление области печати на листе

    Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

    Если вы часто печатаете определенный фрагмент на листе, вы можете определить область печати, в которую входит только этот фрагмент. Область печати — это один или несколько диапазонов ячеек, которые вы указываете, если вы не хотите печатать весь лист. При печати листа после определения области печати печатается только область печати. Вы можете добавить ячейки, чтобы развернуть область печати, а также очистить область печати для печати всего листа.

    На листе может быть несколько областей печати. Каждая область печати будет напечатана как отдельная страница.

    Примечание: Снимки экрана, приведенные в этой статье, были сделаны в Excel 2013. Если вы используете другую версию, то в ней может быть немного другой интерфейс, но если не указано иное, функции будут такими же.

    В этой статье

    Установка одной или нескольких областей печати

    Выделите на листе ячейки , которые нужно задать в качестве области печати.

    Совет: Чтобы задать несколько областей печати, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните области, которые вы хотите распечатать. Каждая из этих областей выводится на печать на отдельной странице.

    На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку область печати, а затем выберите команду установить область печати.

    Примечание: Заданная область печати сохраняется при сохранении книги.

    Чтобы просмотреть все области печати, чтобы убедиться в том, что они нужны, в группе режимы просмотра книги нажмите кнопку Просмотр разрыва страницы _гт_. При сохранении книги также сохраняется область печати.

    Добавление ячеек в существующую область печати

    Вы можете увеличить область печати, добавив смежные ячейки. При добавлении ячеек, которые не находятся рядом с областью печати, Excel создает для них новую область печати.

    Выделите на листе ячейки, которые вы хотите добавить в существующую область печати.

    Примечание: Если ячейки, которые вы хотите добавить, не являются смежными с существующей областью печати, создается дополнительная область печати. Каждая область печати на листе печатается на отдельной странице. В существующую область печати можно добавлять только смежные ячейки.

    На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку область печати, а затем выберите команду Добавить в область печати.

    При сохранении книги область печати также сохраняется.

    Очистка области печати

    Примечание: Если на листе есть несколько областей печати, Очистка области печати приводит к удалению всех областей печати на листе.

    Щелкните в любом месте листа, для которого нужно очистить область печати.

    На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку очистить область печати.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

    Задаем и фиксируем область печати в Excel

    Окончательным этапом работы над документами Эксель зачастую является их отправки на принтер. Когда нужно распечатать все данные на листе, проблем с этим обычно не возникает. Но что делать, когда мы имеем дело с большой таблицей, и вывести на печать нужно только определенную ее часть.

    Настроить область печати в Excel можно по-разному:

    • задавать каждый раз при отправке документа на принтер;
    • зафиксировать конкретную область в параметрах документа.

    Давайте разберемся с обоими способами и посмотрим, как они реализуются в программе.

    Метод 1: настраиваем область каждый раз перед печатью

    Данный способ подойдет, если мы хотим отравить документ на печать всего один раз, поэтому фиксировать какие-то области на будущее нет необходимости. Однако если мы позже решим напечатать этот же документ, настройки придется выполнять заново.

    Алгоритм действий следующий:

    1. Любым удобным способом (например, с помощью зажатой левой кнопки мыши) выделяем диапазон ячеек, который планируем отправить на печать. Допустим, нам нужно распечатать продажи только по первой и второй торговым точкам. После выделения щелкаем по меню “Файл”.
    2. В перечне слева переходим в раздел “Печать”. В правой части окна щелкаем по текущему варианту печати (располагается сразу же под названием блока “Параметры”).
    3. Откроется перечень возможных вариантов распечатки:
      • активных листов;
      • всей книги;
      • выделенного фрагмента (он нам и нужен).
    4. В результате в области предварительного просмотра документа будет отображаться только выделенная нами часть таблицы, а это значит, при нажатии кнопки “Печать” на листе бумаги будет напечатана только данная информация.

    Метод 2: фиксируем постоянную область печати

    В тех случаях, когда работа с документом ведется постоянно или периодически (в том числе, его отправка на распечатка), целесообразнее задать постоянную область печати. Вот, что мы для этого для этого делаем:

    1. Как и в первом методе, для начала выделяем нужную область ячеек. Затем переключаемся во вкладку “Разметка страницы”, где кликаем по кнопке “Область печати” в блоке инструментов “Параметры страницы”. Система предложит нам два варианта: задать и убрать. Останавливаемся на первом.
    2. Таким образом мы смогли зафиксировать область ячеек, которая будет постоянно выводиться на печать до тех пор, пока мы не решим внести какие-либо корректировки. Проверить это можно в области предпросмотра в параметрах печати (меню “Файл” – раздел “Печать”).
    3. Остается только сохранить изменения в документе, нажав на соответствующую кнопку в меню “Файл” или кликнув по значку в виде дискеты в верхнем углу программы слева.

    Снятие закрепления с области печати

    Допустим, нам нужно изменить фиксированную область печати или, и вовсе, убрать ее. Для этого снова переключаемся во вкладку “Разметка страницы” в открывшихся вариантах после нажатия кнопки “Область печати” на этот раз выбираем “Убрать”. При этом вовсе не обязательно предварительно выделять какой-либо диапазон ячеек в таблице.

    Идем снова в параметры печати и убеждаемся в том, что они вернулись к исходным.

    Заключение

    Таким образом, в том, чтобы задать определенную область печати в Эксель, нет ничего сложного, и на выполнение данной процедуры потребуется всего лишь пара минут и кликов. При этом, если мы планируем постоянно работать с документом и выводить его на печать, можно зафиксировать конкретную область, которая будет каждый раз отправляться на печать, и нам больше не придется тратить на это время в дальнейшем.

    Как печатать страницы в excel. Установка области печати в Microsoft Excel

    В Excel достаточно много внимания уделено подготовки документа для вывода на печать. Настроек печати, значительно больше, чем в программе Word.

    Читайте также  Включение отображения скрытых столбцов в Microsoft Excel

    Чтобы подготовить таблицы и презентабельно разместить их на листах бумаги с помощью принтера ознакомитесь со всеми возможностями настроек программы. Специально для Вас в данной статье детально разобрано диалоговое окно «Печать».

    Печать документа Excel

    Чтобы вывести документ на печать в Excel существует 2 базовых способа:

    Появиться диалоговое окно по настройке параметров печати и предварительного просмотра. Данный способ разберем ниже более детально.

    Как настроить печать в Excel?

    Детальный разбор параметров печати и значение кнопок и опций параметров:

    1. Печать – вывод данных документа на принтер с учетом всех настроек и опций.
    2. Копии – количество экземпляров распечатанного документа. По умолчанию – 1. Значение можно ввести с клавиатуры или воспользоваться стрелочками.
    3. Модель принтера – работая в локальной сети данный пункт, может содержать целый список принтеров. К одному компьютеру так же может быт подключено более 1-го принтера. Кроме того в данном параметре отображаются факсы и виртуальные принтеры для генерации PDF файлов.
    4. Свойства принтера – щелкнув по данной ссылке, открывается диалоговое окно настройки параметров выбранного принтера. Эти параметры зависят от модели и типа печатающего устройства.
    5. Напечатать активные листы – по умолчанию установлена опция для печати только активных листов. Но если щелкнуть по ней, то раскроется список дополнительных опций: «Напечатать всю книгу» (чтобы вывести данные на печать всей книги Excel) и «Напечатать выделенный фрагмент» (чтобы выводить на печать только диапазон данных). Их названия говорят за их функции. Так же в данном списке доступна опция «Игнорировать область печати». Она работает в режиме переключателя и может быть активирована/отключена вместе с любой выше описанной опцией. Ее можно использовать, когда задана область печати, а ее нужно проигнорировать. Или же стоит использовать данную функцию, когда при печати из Excel выходит пустая страница. Это значит, что неправильно задана область печати и ее нужно проигнорировать.
    6. Старицы – здесь можно установить диапазон номеров страниц, которые нужно распечатать. Например, печатать только с 5-ой по 12-тую страницу.
    7. Разобрать по копиям – данная функция выбрана по умолчанию. Это значит, что если документ печатается в нескольких экземплярах, то сначала будет распечатан 1-й экземпляр полностью потом 2-ой, 3-ий и т.д. Данную функцию можно переключить в другой режим «Не разбирать по копиям» — это значит, что сначала будут печататься все только первые страницы всех экземпляров, потом только вторые, третьи и т.д.
    8. Книжная ориентация – выбор ориентации страницы, которую можно сменить на альбомную ориентацию.
    9. А4 – здесь можно задать формат бумаги на котором будет печатать принтер. В списке доступно множество форматов для выбора. Но даже если вы не найдете подходящего формата, то для вас доступна опция под списком: «Другие размеры страниц» где вы можете в диалоговом окне «Параметры страницы» найти свой формат. Там же в списке «Размер бумаги» предоставлены все форматы «Международного стандарта ISO 216». Также включены форматы бумаги: «Североамериканский стандарт» и «Японский стандарт».
    10. Последние настраиваемые поля – по умолчанию в данном параметре предоставляются пользовательские значения. Для удобства предусмотрено 3 готовых и уже настроенных шаблона полей: «Обычные», «Широкие», «Узкие».
    11. Текущий – это параметр настройки размера масштаба данных, которые будут размещены на листах бумаги. Для удобства предусмотрено 3 шаблона масштабирования страниц: «Вписать лист на одну страницу» (данный шаблон параметра позволяет выполнить печать таблицы в Excel на одном листе), «Вписать все столбцы на одну страницу», «Вписать все строки на одну страницу». Для пользовательских настроек доступна опция «Параметры настраиваемого масштабирования», при выборе которой открываться все тоже окно «Параметры страницы». Например, если нужно увеличить масштаб печати в Excel или уменьшить, то там можно внести свои пользовательские настройки в соответствующем разделе. Таким образом, можно например, уменьшить таблицу в Excel для печати на одном листе.

    Внимание! В данных настройках не ищите параметры двухсторонней печати. Данная функция должна поддерживаться Вашим принтером и настраиваться в его параметрах (смотрите пункт 4).

    Предположим, что мы работаем с файлом один раз в год, при этом отчет является довольно сложным, и каждый раз нужно вспоминать, как он формируется.

    Для того, чтобы облегчить себе работу, можно установить границы страницы для вывода ее на печать, оставив на этом же листе инструкцию по работе с файлом вне зоны печати.

    Для определения границы информации, выводимой на печать, воспользуемся кнопочкой «Страничный».

    В Excel 2007-2010 эта функция находится в правом нижнем углу экрана после кнопочек возврата в обычный режим и постраничным выводом информации.

    Итак, предположим, что у нас есть файл самого обычного вида:

    Для того, чтобы добавить в него инструкцию, которая не будет выводиться при печати, добавляем строку перед таблицей и нажимаем на «Разметку страницы» в нижнем правой углу. Получаем примерно такую картину:

    Синим цветом обозначены границы листа, которые можно перетаскивать в любую сторону, нажав на границу левой клавишей мыши и передвинув при этом мышь по поверхности стола.

    Добавим инструкцию по заполнению листа в первую строку листа.

    А теперь выведем это поле за рамки поля, выводимого на печать. Перетянем синюю границу вниз.

    Инструкция может быть заведена как в одну строку, так и в несколько.

    Для просмотра длинной инструкции можно расширить строку формул:

    Для этого на ее нижний край ставим курсор, нажимаем левую клавишу мыши и, не отпуская руки, тянем вниз.

    Помимо добавления вспомогательной информации за рамками листа, «Разметка страницы» полезна при выводе на конкретную страницу нужной информации.

    Например, мы уже распечатали какой-то документ, подписали его у руководства, и после этого обнаружили ошибку на листе, где нет подписи.

    Проще всего исправить информацию и распечатать отдельный лист . Проблема может заключаться в том, что при внесении изменений, строки могут переходить на другие листы.

    Для того, чтобы зафиксировать последнюю строку на листе в соответствии с ранее распечатанным документом, нужно перетащить границу в нужное место.

    Предположим, что предыдущая страница заканчивалась на пункте 56, а после изменений передвинулась на пункт 55.

    Передвигаем границу ниже (ставим курсор на пунктирную линию, нажимаем на нее левой клавишей мыши, тянем вниз на одну ячейку и отпускаем) и получаем первоначальное количество пунктов на листе.

    Очень часто конечным итогом работы над документом Excel является вывод его на печать. Если нужно вывести на принтер все содержимое файла, то сделать это довольно просто. Но вот если предстоит распечатать только часть документа, начинаются проблемы с настройкой этой процедуры. Давайте выясним основные нюансы данного процесса.

    При распечатке страниц документа можно каждый раз производить настройку области печати, а можно сделать это один раз и сохранить в параметрах документа. Во втором случае программа пользователю всегда будет предлагать распечатать именно тот фрагмент, который он указал ранее. Рассмотрим оба эти варианта на примере Excel 2010. Хотя данный алгоритм можно применять и для более поздних версий этой программы.

    Читайте также  Подсчет суммы в строке таблицы в Microsoft Excel

    Способ 1: одноразовая настройка

    Если вы планируете вывести на принтер определенную область документа только один раз, то нет смысла устанавливать в нем постоянную область печати. Достаточно будет применить одноразовую настройку, которую программа запоминать не будет.

    После этого на принтере будет распечатан именно тот фрагмент документа, который вы выделили.

    Способ 2: установка постоянных настроек

    Но, если вы планируете периодически распечатывать один и тот же фрагмент документа, то есть смысл задать его как постоянную область печати.

    Как видим, задать конкретный фрагмент для вывода на принтер в документе Excel не так трудно, как это может показаться кому-то на первый взгляд. Кроме того, можно установить постоянную область печати, которую программа будет предлагать для распечатки материала. Все настройки производятся буквально в несколько кликов.