Создание базы данных в Microsoft Excel

База данных в Excel

Хотя в MS Office для создания обширных сложно связанных баз данных и последующей работы с ними предназначена программа Access, миллионы пользователей по всему миру предпочитают создавать простые (и не очень) базы данных в Excel. Причин этому несколько, и самая.

. главная из них – широчайшая распространенность, доступность и известность программы Excel, имеющей огромную аудиторию пользователей в отличие от программы Access, в которой работают в основном профессиональные программисты!

Если вы задумали вести дневник затрат на автомобиль, составить фильмотеку и управлять ей, вести учет выпускаемой продукции на работе, грамотно вести учет закупок и продаж в бизнесе, то вам неизбежно придется создавать базы данных и использовать при обработке данных разнообразные фильтры и генераторы всевозможных отчетов.

Этот пост открывает небольшой, но важный цикл коротких простых статей об азах грамотного хранения информации и способах обеспечения быстрого и удобного доступа к этим данным.

Адресован этот цикл статей в основном начинающим, но, возможно, он будет полезен и более опытным пользователям для систематизации и повторения ранее полученных знаний.

Чуть-чуть теории.

Обычная двухмерная таблица Excel, созданная с соблюдением некоторых определенных правил является таблицей базы данных.

Столбцы таблицы Excel – это поля базы данных, а строки – это записи базы данных.

Поле (столбец) содержит информацию об одном признаке для всех записей базы данных.

Запись (строка) состоит из нескольких (по числу полей) разнообразных информационных сообщений (признаков), характеризующих один объект базы данных.

Расширяемая база данных – это таблица, в которую постоянно добавляются новые записи (строки) информации. При этом названия и количество полей (столбцов) остаются неизменными.

Все вышесказанное очень важно понимать, знать, и помнить!

Создавая таблицу базы данных в Excel, необходимо выполнять несколько важных правил, которые облегчат в будущем вашу жизнь при извлечении информации! Их нетрудно запомнить!

Основные правила создания базы данных в Excel.

1. Первая строка базы данных должна содержать заголовки столбцов!

2. Каждая последующая строка базы данных должна содержать хотя бы одну заполненную данными ячейку.

3. Не следует применять объединенные ячейки в пространстве таблицы базы данных!

4. Каждый столбец должен содержать только один тип данных – или текст, или числа, или даты!

5. Вокруг базы данных ячейки должны быть пустыми, либо это должен быть край рабочего пространства листа.

6. Необходимо присвоить диапазону базы данных имя.

7. Следует объявить диапазон базы данных списком.

Пример.

В качестве примера создадим небольшую учебную базу данных в Excel, представляющую записи информации о работе участка завода, выпускающего строительные металлоконструкции.

Начальник участка ведет базу данных в Excel. Он ежедневно вводит информацию о выпущенной продукции. Для чего он это делает и ответы, на какие вопросы может получить в будущем, мы узнаем в последующих статьях. А пока займемся созданием информационного пространства для хранения важных данных о производстве.

Загружаем программу MS Excel и приступаем к работе.

1. Заголовок базы данных «Выпуск металлоконструкций участком №2» располагаем в объединенных ячейках A6…F6, оставляя сверху рабочего листа несколько строк пустыми. Эти строки могут понадобиться в будущем при анализе данных.

Написанный заголовок не будет находиться в области базы данных! Строка №6 не имеет отношения к таблице базы данных, обратите на это внимание.

2. В ячейки A7…F7 записываем заголовки столбцов – полей базы данных.

3. Далее построчно в ячейки A8…E17 заносим записи о выпуске металлоконструкций.

4. В ячейку F8 вписываем формулу: =D8*E8 и копируем ее в ячейки F9. F17 .

5. Присваиваем диапазону базы данных имя.

Для этого выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов A7…F17; в главном меню выбираем «Вставка» — «Имя» — «Присвоить…». В выпавшем окне «Присвоение имени» пишем имя, например — БД2 и нажимаем на кнопку «ОК» – диапазону присвоено имя!

6. Объявляем диапазон базы данных списком.

Для этого вновь выделяем область базы данных вместе с заголовками столбцов; в главном меню выбираем «Данные» — «Список» — «Создать список».
В выпавшем окне «Создание списка» проверяем правильность указанной области расположения данных и наличие галочки у надписи «Список с заголовками». Нажимаем на кнопку «ОК» – список создан!

База данных в Excel готова!

Итоги.

Если активировать любую из ячеек внутри списка («встать мышью»), то мы увидим:

1. Объявленный список окаймлен синей жирной граничной линией.

2. На заголовки списка наложен автофильтр, кнопки которого появились в ячейках с заголовками столбцов.

3. В самом низу списка появилась пустая строка со звездочкой в начале, приглашающая добавить очередную запись в базу данных.

Итак, созданный список является автоматически расширяющейся базой данных в Excel с именем БД2. Можно продолжать наполнять ее информацией. По мере готовности к отгрузке изделий (в производстве металлоконструкций они называются отгрузочными марками или просто — марками) начальник участка должен делать очередные построчные записи .

Для чего мы уделили столько внимания созданию элементарной таблицы?! Это всем станет понятно, когда будем фильтровать, сортировать данные и формировать различные отчеты по запросам, но об этом читайте в последующих статьях. Эти азы работы с информацией в Excel я постараюсь изложить максимально кратко, интересно и просто. Правильная и продуманная предварительная подготовка «скелета» для хранения информации — это залог того, что в будущем вы легко найдете необходимые данные!

Для получения информации о выходе новых статей и для скачивания файлов – примеров прошу Вас подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.

Прошу уважающих труд автора скачивать файл после подписки на анонсы статей!

Ссылка на скачивание файла с примером: database (xls 31,0 KB).

Создание базы данных в программе Microsoft Excel

3.3 Создание базы данных в программе Microsoft Excel

База данных – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы. Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, мы создаем базу данных 5-х классов ГОУ СОШ № 1150 с полями и записями (рис. 3.2).

Рис. 3.2 — База данных ГОУ СОШ № 1150

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец. База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

— Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка) должна быть заполнена именами полей;

— каждая запись должна размещаться в отдельной строке;

— первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков;

— следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк) данных (рис. 3.3). Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец) с именами полей и поместить в следующей строке запись — образец заполнения базы.

3.4 Поиск и замена данных

После того, как в ячейки таблицы введена информация, может возникнуть необходимость отыскать ранее введенный текст или внести в него изменения. С этой целью используем группу команд Редактирование на вкладке Главная.

В частности, окна команд Найти и Заменить из меню кнопки Найти и Выделить во многом похожи между собой. Указанные команды имеют диалоговые окна, в которых присутствуют одинаковые параметры настройки.

Действие команды Найти распространяется на выделенный фрагмент или на весь рабочий лист, если фрагмент не выделен. Эта команда просматривает так же выделенную группу листов.

На вкладке Главная нажимаем на кнопку Найти и выделить, появляется контекстное меню, выбираем команду Найти, возникает диалоговое окно, в строку вводим фамилию, к примеру Монисов, щелкаем по кнопке Найти все, далее появляется ячейка с фамилией, именем, отчеством, номером ячейки, книгой и листом.

В режиме Ячейка целиком, который доступен только для рабочих листов, поиск ведется по совпадению всего содержимого ячейки с заданным набором символов. Так же можно указать режимы просмотра листа (по строкам или столбцам) и формат искомых данных.

При нажатии кнопки Найти далее выполняется поиск следующего вхождения заданного набора символов. Результатом является первая выделенная ячейка, содержащая заданные символы. Повторный поиск начинается с текущего положения и заканчивается на следующей ячейке, в которой имеются указанные символы. Для возврата к позиции предыдущего вхождения нажимаем клавишу Shift и одновременно с этим кнопку Найти далее. При отсутствии символов, заданных в команде Найти, выдаётся соответствующее сообщение.

Выбор команды Заменить предоставляет в наше распоряжение дополнительное поле диалогового окна, в которое следует ввести информацию для замены найденного сочетания символов. Например, ученик школы № 1150 сменил место жительства, заменяем его адрес.

На вкладке Главная нажимаем кнопку Найти и выделить, в появившемся меню, выбираем команду Заменить. В строке Заменить на, вводим новый адрес и нажимаем кнопку Заменить.

Кнопка Заменить производит замену в первой ячейке, удовлетворяющей условию, находит следующую ячейку, удовлетворяющую этому условию, и прекращает поиск. Для автоматической замены во всех ячейках удовлетворяющих условиям поиска, служит кнопка Заменить всё.

Читайте также  Работа с именованным диапазоном в Microsoft Excel

3.5 Сортировка данных

Очень часто возникает потребность предоставить электронную таблицу в упорядоченном виде, для чего данные сортируют тем или иным образом, например по возрастанию содержимого одного из столбцов.

Чтобы сортировать таблицу по возрастанию (от А до Я или от 0 до 9) либо по убыванию (от Я до А или от 9 до 0) данных какого-либо столбца, можно воспользоваться командами или из подменю кнопки Сортировки и Фильтр, или из группы команд Сортировка и фильтрация вкладки Данные.

Для выполнения сортировки нам достаточно указать ячейку в сортируемом столбце и нажать кнопку или от Я до А.

Например, производим сортировку поля ФИО по убыванию, выделим любую ячейку этого поля и воспользуемся кнопкой Сортировка по убыванию.

Если требуется сортировка ячеек таблицы по двум или трём столбцам (рис. 3.4), используется команда Настраиваемая сортировка из подменю кнопки Сортировка и фильтр или кнопка Сортировка группы команд Сортировка и фильтрация.

Рис. 3.4 — Окно Сортировки по нескольким столбцам

Создание базы данных в Excel

Создание простой базы данных на рабочем листе Excel. Использование раскрывающихся списков для ввода данных. Файл с примером для скачивания.

Создание базы данных в Excel

Колонки в базах данных называются полями, а строки – записями. В первую строку чистого листа рабочей книги записываем наименования полей. Если в вашем наборе данных в первое поле записывается дата, то лучше сразу этому полю задать соответствующий формат. Выделите первый столбец, выберите в контекстном меню «Формат ячеек …» и задайте ему необходимый формат даты. Кроме того, очень неплохо будет организовать автоматическую запись текущей даты в первом поле каждой новой записи. В графах создаваемой базы данных с денежными суммами устанавливаем числовой формат с двумя знаками после запятой. В остальных полях можно оставить общий формат.

В справке по Excel рекомендуется выделять наименования полей жирным шрифтом и курсивом, чтобы программа могла самостоятельно их распознавать и отличать от записей. Для наименования полей используем только отдельные, не объединенные, ячейки, чтобы можно было удобно использовать автофильтр для отбора записей и, при желании, автоформу. Я автоформу никогда не использую, так как меня в таблице Excel больше всего привлекает наглядность, когда можно видеть сразу некоторый диапазон записей, а не только одну строку, как в автоформе. Для внесения новой записи в базу данных Excel автоформу тоже не всегда удобно использовать, так как заполнение новой строки непосредственно в таблице можно организовать с помощью раскрывающихся списков, а похожие строки можно добавлять с помощью копирования и вставки, перезаписывая затем изменяемые показатели.

Как видно, для примера, я уже добавил в базу данных начальное сальдо. Еще, обязательно, нужно закрепить на экране первую строку (в Excel 2010 это: Вид – Закрепить области – Закрепить верхнюю строку). Затем выбираем первые три строки нашей таблицы и добавляем границы ячеек. Лист назовем «Касса».

Создание раскрывающихся списков

Списки для выбора значений мы создаем для полей «Торговая точка», «Вид прихода», «Вид расхода», «Получатель/плательщик». В моей базе данных «Получатель/плательщик» называется короче – «Субъект», и между полями «Дата» и «Торговая точка» есть поле «Фирма», где до 2 квартала 2012 года выбирал ИП или ООО.

Для создания раскрывающихся списков наименования нужных полей копируем на чистый лист этой же рабочей книги, который назовем «Списки». Под наименованиями полей записываем в виде списка нужные значения.

Чтобы эти диапазоны значений можно было добавить в формулу для выбора в раскрывающемся списке, им необходимо присвоить имена. Причем, создавать мы будем динамические именованные диапазоны, чтобы не приходилось каждый раз изменять диапазон в формуле выбора данных при добавлении нового значения. Для этого переходим на лист «Списки» и открываем окно создания имени (в Excel 2010 это: Формулы – Присвоить имя; свои файлы создавал в Excel 2000, но сейчас его структуру меню не помню). Записываем:
Имя: Торговая_точка_выбор,
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$A:$A)-1;1)

Нажимаем «ОК» и первый динамический диапазон создан. То же самое проделываем и для других диапазонов:

Имя: Вид_прихода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$B$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$B:$B)-1;1)

Имя: Вид_расхода_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$C$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$C:$C)-1;1)

Имя: Получатель_плательщик_выбор
Диапазон: =СМЕЩ(Списки!$D$2;0;0;СЧЁТЗ(Списки!$D:$D)-1;1)

Когда всем диапазонам со списками значений для выбора присвоены имена, переходим на лист «Касса» и создаем в ячейках соответствующих колонок раскрывающиеся списки. Для этого выбираем ячейку «B3» и открываем окно «Проверка вводимых значений» (в Excel 2010 это: Данные – Проверка данных – Проверка данных). На вкладке «Параметры» выбираем Тип данных: Список, а в Источник записываем: =Торговая_точка_выбор.

Для остальных полей базы данных, где будут у нас раскрывающиеся списки, тоже выбираем в Тип данных: Список, в Источник добавляем соответствующее колонке имя диапазона:

для «D3»: =Вид_прихода_выбор,
для «F3»: =Вид_расхода_выбор,
для «G3»: =Получатель_плательщик_выбор.

На этом в третьей строке нашей базы данных ячейки с раскрывающимися списками созданы. Далее, выделяем третью запись нашей таблицы и копируем ее протягиванием на нужное количество строк.

Внешний вид базы данных в Excel

Для внешнего оформления базы данных используйте цвета, которые вам нравятся. Я выделяю цветом строку с наименованиями полей, фон вне таблицы и те ячейки, в которые значения вставляются из раскрывающихся списков.

Когда наберется достаточно большое количество записей примените к таблице автофильтр, он поможет делать самые различные выборки из вашей базы данных без использования VBA.

Ну и раз уж это база данных для ведения кассы, в любую ячейку закрепленной строки, правее наименований полей, вставьте формулу: =СУММ(C:C)-СУММ(E:E), чтобы всегда видеть текущий остаток денег в кассе.

Скачать пример базы данных в Excel

В архиве для скачивания представлен мой файл базы данных в Excel с макросом для автоматической записи текущей даты. При выборе ячейки во втором столбце, если ячейка в первом столбце пустая, то в нее автоматически записывается текущая дата. Код для автоматической записи текущей даты был доработан, и, если вы хотите его использовать, скопируйте из статьи VBA Excel. Автоматическая запись текущей даты и времени, параграф «Окончательный вариант».

Работа с базами данных в MS Excel (стр. 1 из 6)

СОДЕРЖАНИЕ

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

1.1. Как создать базу данных.

1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

1.3. Обработка данных в БД.

1.4. Обмен данными.

2.1. Проектирование базы данных.

2.1.1. Структура базы данных

2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных.

2.2. Создание базы данных.

2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.

2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

2.3. Ведение базы данных

2.3.1. Редактирование полей.

2.2. Редактирование записей

2.4.Начальная обработка данных.

2. 4.1. Добавление суммы по столбцам

2.4.2. Добавление суммирования по критерию.

2.5. Сортировка базы данных.

2.5.1. Простая сортировка по полю.

2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

2.6.1. Добавление промежуточных итогов.

2.6.2. Работа со структурой

2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных.

2.7.1 Вычисление статистических характеристик

2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных

2.8. Выборочное использование данных

2.8.1. Пользовательский автофильтр.

2.8.2 Расширенный фильтр.

2.9. Графическое представление данных.

ВВЕДЕНИЕ

Термин электронные таблицы можно определить как «программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с «разворотом листа бумаги», разбитым на строки и столбцы».

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством «строк и столбцов» таблицы.

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

Читайте также  Управление массивами в Microsoft Excel

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля — основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

-Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

-Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

-Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

-Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.

Фамилия Имя Отчество Высш. матем. Информ. История Укр. Физика Ср.балл Стипендия
Абдельгадир Мусса Ибрагимович 4 5 3 3 3,75

При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что таким же образом будут отформатированы все последующие элементы в этом поле. В вычисляемые поля вводятся расчетные формулы. Так в приведенном примере в столбцы «Ср.балл» и «Стипендия» введены формулы:

Ср.балл Стипендия
=СРЗНАЧ(E2:H2) =ЕСЛИ(I2 .При заполнении БД необходимо соблюдать следующие правила:

-Нельзя нажимать клавишу Enter для перехода к следующему полю, так как при этом добавится неполная запись!

-Чтобы отредактировать значение в пройденном поле, следует нажимать клавиши для возврата в нужное поле.

-Чтобы заменить ранее введенное значение, необходимо просто начать вводить нужное в этом поле.

-Чтобы отредактировать только некоторые символы значения поля, следует нажимать клавишу или щелкнуть I-образным указателем мыши на том месте, куда необходимо поместить курсор.

-При вводе даты необходимо придерживаться известного программе формата

-При вводе чисел с лидирующими нулями (кроме почтовых индексов), вводится апостроф перед первым нулем, что воспринимается Excel как текстовая метка (при этом апостроф в БД не вводится).

-После заполнения всей записи необходимо нажать клавишу Enter или щелкнуть на кнопке Добавить, в результате чего Excel вставит новую запись последней в БД и выведет на дисплей пустую форму для ввода следующей записи.

-После завершения ввода записей следует нажать клавишу или щелкнуть на кнопке Закрыть , чтобы закрыть форму данных.

-Сохранить рабочую таблицу командой Сохранить из меню Файл или щелкнуть на инструменте Сохранить на стандартной панели инструментов.

1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

Доступ к данным обеспечивает система управления данными. В ее функции входят поиск, исправление, добавление и удаление данных. Причем операция поиска является главной.

Форма данных служит не только для создания БД, но и для поиска нужной записи, для ее редактирования или для дальнейшего удаления ненужной записи.

Если в БД сравнительно немного записей, поиск нужной записи можно выполнить следующим образом:

— установить табличный курсор где-либо в БД;

— выполнить последовательность команд Данные – Форма ;

— нажимать кнопку Далее в появившейся форме или клавишу Enter, пока не появится нужная запись, или воспользоваться полосой прокрутки справа от списка имен полей, щелкая на кнопке со стрелкой вниз в нижней ее части ;

— для перемещения к предыдущей записи нажать или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки;

Как создать базу данных в Excel

Если вы менеджер, аналитик, стажер, предприниматель, короче говоря, если вы работали в любой компании за всю свою жизнь, возможно, вы слышали о базах данных. Для тех, кто не знает, очень кратко базы данных представляют собой организованные коллекции данных, которые связаны с тем, чтобы создать определенный смысл (информацию).

Упрощение для хорошего португальского и без углубления в технические определения, любой лист в Excel с информацией о ваших продажах, кассовая книга с данными финансовых транзакций или даже сложной системы инвентаризации может выступать в качестве базы данных, хранящей вашу информацию.

1 — пример базы данных в Excel с финансовой информацией

В контексте бизнеса базы данных необходимы, поскольку они позволят лучше понять их реальность, ключевые показатели и что можно сделать оттуда.

Для начала рассмотрим пример финансовой базы данных:

Это простая, организованная таблица с полями интересов (день выплаты жалованья, относящийся к этому, значение и т. Д.) В столбцах и отдельные (и полные) проводки в строках. Поэтому каждая строка будет работать как новая запись в вашей базе данных, и в идеале она должна заполнить все столбцы.

Теперь просто наличие базы данных практически ничего не помогает, если у вас нет возможности анализировать эти данные. Вот почему я настолько болею за базы данных Excel. Потому что в том же интерфейсе, только со знанием начинающего и промежуточного Excel, вы можете разрабатывать инструменты анализа баз данных. Ниже приведен пример отчета о движении денежных средств, полученного через функции, которые извлекают информацию из нашей исходной базы данных Excel:

Как вы можете видеть, Excel позволяет легко перемещаться по вашим данным, обеспечивает простую вставку данных, является гибкой, а манипулирование данными можно осуществлять путем создания отчетов, таблиц с формулами и функциями динамические таблицы e графика.

2 — пример базы данных в Excel с информацией о продажах

Другим примером использования базы данных Excel, очень распространенной в компаниях, является хранение информации о продажах, в конце концов, если у вас есть компания, вы, вероятно, хотите знать, кто вы продали, сколько, сколько, какие из них продуктов и так далее.

Итак, давайте посмотрим примерную базу данных в Excel для информации о продажах

Как мы уже говорили, база данных организует информацию в виде столбцов. В нашем случае это информация, такая как имя клиента, компания, в которой он работает, кто был ответственным продавцом, предлагаемая услуга, стоимость, дата первого контакта и т. Д. Каждая строка будет иметь новую запись в вашей базе данных.

Очевидно, что просто наличие этой базы данных в Excel, сырой, не очень помогает, так как это проделает работу по анализу продаж на продажу, особенно если ваша компания сделала много. Поэтому стоит использовать базу данных в качестве инструмента для улучшения ваших отзывов. В нашей таблице мы генерируем некоторые графики из базы данных. см:

3 — для чего нужны базы данных?

Я думаю, что вы поняли это правильно с нашими примерами баз данных Excel выше, но Практически существенная цель любой базы данных — преобразовать содержащиеся в ней данные в отчеты., индикаторы, графики и информационные панели. Таким образом, у вас будет информация, которая поможет вам принять решение.

Когда мы говорим о бизнес-среде, этот процесс принятия решений может заключаться в выборе между распределением средств между той или иной областью или сокращением прямых издержек из-за низкой доли вклада в их продуктах. Если мы возьмем его лично, если у вас есть база данных, составляющая ваши расходы и семейный бюджет, вы можете принять решение о том, сколько и где инвестировать.

В этой статье я не буду вдаваться в существующие модели баз данных (например, сетевую модель, реляционную модель, план и др.) И в более технических определениях СУБД (систем управления базами данных), но стоит поискать немного больше, если у вас есть интерес (или скажите мне в комментариях, что я могу сделать сообщение более вперед).

Вместо этого я расскажу о том, какие программы вы можете использовать для разработки и использования баз данных:

Excel

Я считаю, что Excel является одним из наиболее доступных баз данных (средств хранения информации) и, что наиболее важно, манипулированием данными и принятием решений. Легко и практично двигаться, как правило, приходит на компьютер, который вы покупаете, и для тех, кто хочет учиться, есть много курсов и учебных пособий. Для тех, кто хочет научиться основам, я рекомендую это:

До сих пор много дискуссий о том, что Excel не является самой базой данных. Как я сказал с самого начала, у меня есть тенденция игнорировать это в 99% случаев, но я буду говорить об ограничениях этого в конце поста.

Access

Это программа базы данных со многими упрощениями по сравнению с более сложными, что делает ее подходящей для новичков.

Вот еще одно замечание, потому что есть много людей, которые воюют с базой данных, которая не рассматривает Access как базу данных. Я не буду вдаваться в этот уровень специфики и противоречий, я просто думаю, что если программа может хранить данные логически, разделенная разумно и с возможностью рассматривать и работать над этими данными, она рассматривается мной как база данных.

MySql

SQL Server

Postgre

Жар-птица

Oracle

4 — Как создать свою базу данных в excel

  • Шаг 1 — Подумайте о структуре базы данных в Excel

Помните, что мы говорим, база данных всегда будет иметь структуру строк и столбцов, в которых строки будут иметь ваши записи, а в столбцах — интересующие поля. Независимо от того, что вы делаете, вы никогда не убежите от чего-либо в этой модели:

  • Шаг 2 — Перечислите интересующие поля

Посмотрите, что в приведенном ниже примере мы имеем продукт полей, выбранный поставщик, ответственный сотрудник, день заказа, количество, стоимость, стоимость единицы и дату поставки.

Всегда помните, что эти поля никогда (или почти никогда не будут) одинаковыми для вашей компании. Это всегда будет зависеть от вашей реальности и того, что вы хотите контролировать.

  • Шаг 3 — Сделать выпуск

В приведенном выше примере у нас были выпуски 3: рубашка, средняя и короткая.

  • Шаг 4 — Создавать отчеты и информацию из базы данных в Excel

Всегда помните, чтобы поддерживать согласованность ваших выпусков, поддерживая один и тот же тип публикации и всегда заполняя все строки вашей базы данных Excel. Таким образом вы сможете создавать сводные отчеты следующим образом:


Будучи искренним, хотя многие люди ломают себе нос в Excel, он может (и обычно) совершенно применим к реальности 90% компаний в Бразилии (я знаю это на практике), и я настоятельно рекомендую в большинстве случаев ,

Вот несколько способов использования базы данных Excel

Если вы хотите сделать еще один шаг вперед в самом Excel, то он платит, чтобы понять немного VBA (Visual Basic для приложений), Я не буду объяснять большую часть VBA, но для тех, кто этого не знает, VBA позволяет создавать ряд элементов, которые упрощают заполнение и создание вашей базы данных excel, например:

Это, пожалуй, один из инструментов, которые вы используете только с VBA, и это очень помогает в использовании базы данных. Я говорю это, потому что форма позволяет вам создать простой интерфейс заполнения, и после заполнения автоматически создаваемые команды обновляют информацию в базе данных.

  • Автоматические сообщения

После заполнения этих полей вы можете создавать автоматические сообщения о том, что делать дальше. В случае людей, которые не знакомы с базой данных excel или используемой электронной таблицей, они могут помочь, указав, что делать.

  • Улучшена обработка данных
  • Автоматизация некоторых процессов
  • Автоматическое создание отчетов

Эти элементы 3 могут быть сделаны несколькими различными способами.

5 — Основные функции Excel, которые вы должны знать

Если вы уже используете Excel в качестве базы данных и используете возможности этой невероятной программы для анализа, важно убедиться, что вы знаете все, что вам нужно, чтобы максимально использовать возможности своих баз данных и аналитики. Поэтому я рекомендую вам знать:

  • создавать таблицы вместо использования выбора данных
  • создавать сводные таблицы (не обязательно, но хорошо и помогает)
  • использовать приборные панели (приборные панели)
  • основные функции, такие как PROCV, SE, E, OR
  • используйте расширенные функции, такие как INDIRECT, OFFLOCK, CORRESP
  • применять фильтры и промежуточные итоги
  • поиск предметов с помощью команды поиска и поиска
  • применять условное форматирование
  • использовать проверку данных

80% этих знаний вы можете узнать в нашей Курс Basic и Intermediate Excel.

6 — Ограничения баз данных в Excel

Помните обсуждения и споры с людьми, которые не рассматривают Excel как базу данных? Так что защитники этой строки, в которой Excel не поддерживает базу данных, это то, что вы даже можете обнаружить, что таблица в базе данных выглядит как рабочий лист, но есть одно фундаментальное отличие: в базе данных все данные в столбце относятся к одному домену, и это гарантируется СУБД, тогда как в электронной таблице каждая ячейка может содержать что угодно, и это может привести к несогласованности информации.

Это правда, но, на мой взгляд, не дисквалифицирует тот факт, что Excel может хранить и работать с данными простым, практичным и доступным. Во всяком случае, стоит обратить внимание на некоторые предметы:

  • Очень большие базы данных Excel могут начать сбой
  • Чрезмерное использование формул и функций может сделать ваш рабочий лист медленным (мне не нравится работать с электронными таблицами над 5MB — в некоторых случаях это просто невозможно)
  • Безопасность базы данных в Excel не самая лучшая (относительно легко обойти более простые стандарты защиты Excel)
  • Вам необходимо будет заботиться об архитектуре данных и особенно с их вставкой (в некоторых BD этот процесс более защищен от ошибок)

Независимо от того, как мы показываем в наших примерах этой публикации, Excel может (и используется) использоваться в качестве базы данных и является отличным инструментом анализа данных.

Создание базы данных в Microsoft Excel

Для создания баз данных (БД) и работы с ними обычно используются специализированные, достаточно сложные программные системы, называемые системами управления базами данных (СУБД), такие как Oracle, MS Access, Fox Pro, Dbase, и др.

Табличный процессор MS Excel не является специализированным программным средством для разработки баз данных, в том понимании их, которое принято в области информационных технологий, но имеет достаточно простые и удобные средства для создания таблиц, во многом похожих на таблицы баз данных СУБД и средства для работы с этими таблицами. Это позволяет использовать MS Excel, для овладения некоторыми начальными представления о базах данных (БД), как об основных объектах информационно-поисковых систем (ИПС), и получить некоторые практические навыки создания баз данных работы с ними, как введение в технологии создания и использования указанных выше СУБД.

Базы данных в терминологии MS Excel называют «списками«.

Список (таблица базы данных) – это, по виду, обычная многоколоночная таблица MS Excel (рис. 1), каждая строка которой представляет собой записьсведений (набор данных)о некотором информационном объекте, включённом в этот список (ТБД). Каждая записьтакогосписка (ТБД)состоит из полей –клеток таблицы, в которых содержатся данныезначения определённых свойств объекта (в виде чисел, дат, периодов времени и т.п.). Названия (имена) свойств (характеристик, атрибутов) объекта, указываются в колонках шапки таблицы.

Каждую такую таблицу список), далее будем использовать термин таблица база данных (ТБД), удобно размещать на отдельном листе MS Excel. В первой строке листа размещают шапкуТБД(рис. 1),в остальных строках таблицы размещают записи значений характеристик объектов. Тогда текст, размещенный в шапке колонки таблицы, будет соответствовать названию (имени, обозначению, идентификатору) конкретной характеристики объекта, а в клетке (в поле), расположенной на пересечении некоторой строки и колонки таблицы, будет находиться данноезначение этой характеристики.

Базу данных, организованную таким образом, удобно использовать для хранения, поиска и обновления данных в ней, получения групповых сведений по различным полям БД и формирования отчетных документов со сводными сведениями.

Таким образом, База данных, разработанная и эксплуатируемая в среде MS Excel, будет состоять из: — одной многоколоночной таблицы базы данных (ТБД);

средств ввода и редактирования новых записей в ТБД(входных форм);

средств и способов отображения данных, полученных в ответ на запрос к БД (выходных форм);

средств манипулирования данными в ТБД (поиска, удаления, редактирования, сортировки и т.п.).

В следующих разделах данного пособия рассматривается порядок разработки таблицы базы данных «Аспиранты» (рис. 1) и выполнения типичных операций с записями в ней (типичных для любой СУБД).

1. Разработка таблицы базы данных «БД Аспиранты»

Вначале, создадим файл MS Excel с именем БД Аспиранты и, открыв его на рабочем листе MS Excel, создадим таблицу базу данных ТБД Аспиранты. Рабочий лист MS Excel, на котором будем создавать таблицу базы данных, также переименуем вТБД Аспиранты:

Лист 1, Переименовать: ТБД Аспиранты, Enter.

Рис. 1. Таблица базы данныхАспиранты

Разрабатываем таблицу в следующей последовательности.

1. Придерживая нажатой левую клавиши мышки, выделяем все колонки с А по M листа ТБД Аспирантыи устанавливаем общие для них настройки:

Главная,Формат: Формат ячеек: Число:Текстовый, Выравнивание:по горизонтали: по центру, по вертикали: по верхнему краю, Отображение: переносить по словам, Шрифт: Шрифт: Arial cyr, Размер: 10,Начертание: обычный, Граница: внешние, внутренние, Тип линии: тонкая сплошная линия, Ok.

2. Выделяем колонку A и устанавливаем для неё дополнительные настройки:

Главная, Формат: Формат ячеек: Число:Числовой: Число десятичных знаков: , Ok.

3. Выделяем колонку K и устанавливаем для неё дополнительные настройки:

Главная, Формат: Формат ячеек: Число:Числовой: Число десятичных знаков: 2, Ok.

4. Выделяем колонки G,L иM устанавливаем для них дополнительные настройки:

Главная, Формат: Формат ячеек: Число: Дата: Образец: 14.03.01 (или 14/03/01), Ok.

5. Выделяем клетки для размещения шапки создаваемой таблицы (все клетки в строке A1:M1) и подстраиваем их форматы

Главная,Формат: Формат ячеек: Шрифт: Шрифт: Arial cyr, Размер: 10, Начертание: полужирный,Граница: Все, внешние, Тип линии: сплошная линия двойной толщины.

6. Вводим в таблицу данные, указанные на рис. 1 (рекомендуется осуществлять ввод записей в таблицу базы данных, используя для этогоформу ввода данных,вызвав её на экран кнопкойФорма, см. раздел 3.2).