Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Форматирование таблиц в Excel

Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.

Форматирование таблиц в Excel – это:

1. Установка формата чисел.

2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.

3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.

4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.

5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.

6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.

7. Защита записей от случайных изменений.

Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.

Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.

Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.

Пример форматирования таблицы.

Создавая таблицу в Excel, наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид. Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.

Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.

1. Форматируем заголовок таблицы.

1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.

1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».

2. Форматируем заголовки столбцов.

2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».

2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.

2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».

2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.

2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».

2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.

3. Форматируем записи.

3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.

3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».

3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».

3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».

3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.

3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.

Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».

4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.

Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.

Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.

5. Оформляем границы.

5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».

5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.

6. Выполняем заливку диапазонов цветом.

6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.

6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.

7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.

7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».

7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.

На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel. Результат – на рисунке внизу.

Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.

В развитие темы рекомендую посмотреть статьи «Условное форматирование в Excel» и «Цвета Excel».

Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно «интеллектуальным» программным средством.

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы. Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В этом случае при вводе в очередную ячейку букв «Ив» автозаполнения не будет. При вводе третьей буквы «а» ячейка будет заполнена фамилией «Иванов». Если же третьей буквой будет «о», то ячейка будет заполнена фамилией «Иволгин».

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования . Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент «Объединить и поместить в центре» и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

Операции выделения

Выделение отдельной прямоугольной области таблицы выполняется либо протяжкой указателя мыши, либо клавишами со стрелками при удержании клавиши Shift. При этом среди выделенных одна ячейка является активной – цвет ее заливки остается белым. Если выполнить щелчок мышью по отдельной ячейке, она будет одновременно выделенной и активной.

Для выделения нескольких несмежных прямоугольных областей следует удерживать нажатой клавишу Ctrl. При этом активной будет только одна ячейка, как показано на рисунке.

Операции копирования и перемещения

Операции копирования и перемещения можно выполнить протяжкой мыши за границу выделенной области. При удержании клавиши Ctrl будет выполняться копирование, без нее – перемещение.
Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер (см. раздел «Формулы и их запись»).

Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel. Тем не менее, Excel имеет достаточно средств для подготовки и печати профессионально оформленных документов.

Ввод коротких текстов (записей, заголовков и т.д.), чаще всего, требует двух видов форматирования: выравнивания по горизонтали и выравнивания по вертикали. Эти операции выполняются через меню Формат/Ячейки. .

В окне «Формат ячейки» нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке «Выравнивание» в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

  • флажок «переносить по словам» – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);
  • группа полей «Ориентация» – для расположения текста вертикально или с наклоном;
  • поле «отступ» – для задания отступов слева (единица измерения — символ).
Читайте также  Составление сметы в Microsoft Excel

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки. Пример показан на рисунке (ячейки B2:D2).

По умолчанию для ячеек установлен режим «Общий». Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Это может приводить к нежелательным результатам. Например, запись 02.03.03 может быть преобразована в 02.03.2003, поскольку Excel распознает ее как дату, а запись 02835 будет преобразована в 2835, поскольку Excel распознает ее как число. В обоих случаях, если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке «Число» окна «Формат ячеек».

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами и не оформлять абзац как набор строк, расположенных в отдельных ячейках.

Замечание. Следует учитывать, что нажатие клавиши Enter приводит к завершению ввода текста в текущую ячейку, а не к переходу к новому абзацу. Для формирования нового абзаца в пределах текущей ячейки следует нажимать Alt+Enter.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

  • определить область листа, которую будет занимать текст и, либо «растянуть» ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);
  • установить для выбранной области режим «переносить по словам»;
  • ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;
  • отрегулировать высоту области, содержащей текст.

Замечание. В отличие от Word, минимальная высота строки таблицы не ограничивается размером шрифта. Высоту строки можно уменьшить так, что часть текста будет скрыта или уменьшить до нуля.

Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Числа выравниваются по правому краю по умолчанию, однако в некоторых случаях для этой цели можно использовать соответствующую кнопку на стандартной панели инструментов. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке «Число» окна «Формат ячейки». При выборе числового формата «Числовой» окно принимает вид, показанный на рисунке.

Для выравнивания чисел по правому краю с заданием отступа справа необходимо выбрать числовой формат «Денежный» или «Финансовый», в которых предусмотрен отступ справа. Если же требуется задать отступ справа для числового формата «Числовой» или других, следует добавить достаточно узкий пустой столбец справа от столбца с числами, убрав между ними обрамление.

Контрольные вопросы

Какие достоинства по вводу данных в ячейки таблицы имеет Excel по сравнению с Word?

Как автоматизировать нумерацию строк списка? Как автоматизировать вставку в столбец или в строку таблицы целых чисел с постоянным шагом, например, 1, 3, 5, 7, . ?

Что такое автозаполнение ячеек?

Как на листе Excel выделить несколько несмежных диапазонов?

Как переместить выделенную область на текущем листе?

Как скопировать выделенную область на текущем листе?

В чем отличие форматирования текстов в Excel от Word?

В чем особенность ввода последовательности цифр «0983» в ячейку Excel?

Как в ячейку Excel ввести текст под углом 45 градусов?

Как начать новый абзац текста в текущей ячейке?

Как задать нужное количество знаков в десятичной части числа?

Как выровнять данные в столбце по правому краю, задав при этом постоянный отступ справа?

Изучаем Excel с нуля. Шаг #4 — Форматирование таблицы

Продолжим изучение Экселя и сейчас поговорим о том, как можно придать данным в таблице более презентабельный и читаемый вид, то есть отформатируем таблицу.

В Excel есть множество инструментов, которые позволяют придать данным определенный вид и в первую очередь это числовой формат.

Давайте более подробно разберемся с этой функцией.

Выделим диапазон ячеек с В7 по В19 (1, см. рис. ниже) и на вкладке Главная (2) обратимся к панели инструментов Число (3). Здесь в информационном поле (4) мы видим, что все выбранные нами ячейки имеют Общий формат, что есть норма для нового документа.

В этом поле отображается текущий формат выбранной ячейки или диапазона ячеек, но если раскрыть выпадающий список, то мы увидим другие форматы, которые можем применить для выделенного нами ранее диапазона.

Давайте выберем Денежный формат.

Теперь займемся самой таблицей — выделим диапазон ячеек от А6 до В19 (1, см. рис. ниже) и перейдем на вкладку Вставка (2). На панели инструментов Таблица щелкнем по одноименному инструменту (3). Появится окно (4), в котором будет указан выбранный нами диапазон (5) в виде абсолютных ссылок.

Диапазон ячеек в Экселе обозначается адресами верхней левой и нижней правой ячеек, которые записываются через двоеточие, например, А6:В19. В нашем случае адреса ячеек представлены в виде абсолютных ссылок, то есть $A$6:$B$19.

Эксель в состоянии самостоятельно определить неразрывный диапазон ячеек с данными, что очень часто значительно упрощает работу. Например, нам не обязательно было выделять диапазон ячеек мышью, а достаточно установить табличный курсор в любую из ячеек с данными и выбрать инструмент Таблица на вкладке Вставка. Результат был бы такой же.

Итак, в окне Создание таблицы нажимаем кнопку ОК, чем подтверждаем, что диапазон ячеек выбран верно. На ленте появляется еще одна вкладка — Конструктор (2).

Ярлычок над этой вкладкой имеет название Работа с таблицами (3) и это свидетельствует о том, что данная вкладка является контекстной. Такие вкладки появляются в ленте в том случае, если в программе выделен какой-то объект, например, таблица (1), диаграмма или рисунок.

Контекстные вкладки содержат инструменты, которые могут применяться только для работы с конкретным объектом. В нашем случае это таблица.

С помощью этой вкладки мы можем настроить внешний вид таблицы. Для этого можно воспользоваться экспресс-стилями (1, см. рис. ниже), выбрав уже готовый стиль из списка (2), либо можем создать полностью свой стиль, выбрав соответствующую опцию списка (4). При наведении на какой-либо стиль из списка он будет временно применен и вы можете оценить внешний вид таблицы (3).

Найдем тот стиль, который нам нравится, и щелкнем по нему. Стиль будет применен к таблице.

Обратите внимание на панель инструментов Параметры стилей таблицы (5). С ее помощью можно более тонко настраивать внешнее оформление и функциональность таблицы. Например, мы можем включить параметр Строка итогов, который автоматически создаст снизу таблицы строку со суммарным значением всех ячеек столбца с данными. В нашем случае это не актуально, но вполне может пригодиться при создании таблиц другого рода.

Чтобы данные в таблице были более читаемыми сделаем их жирным шрифтом. Для этого выделим диапазон ячеек B7:B19 (1, см. рис. ниже) и воспользуемся панелью инструментов Шрифт (3) на вкладке Главная (2).

По аналогии изменим форматирование ячеек В3 и В4 — сделаем данные в них более жирными, а также изменим числовое форматирование для суммы вклада (Денежный). Также можем изменить шрифт, размер и начертание для заголовка таблицы в ячейке A1 и сделаем более выразительным графу дохода, изменив цвет заливки ячеек и текста. Все эти изменения проделываются с помощью инструментов панели Шрифт.

Теперь данные в таблице читаются намного лучше и не хватает лишь графического представления, то есть графика или диаграммы.

Именно этим мы и займемся на следующем шаге.

Принципы форматирования таблиц в Microsoft Excel

Редактор электронных таблиц MS Excel.
Занятие №1.
Рабочее пространство Excel’я. Форматирование таблиц.

Организация данных. Рабочее пространство. Выделение, копирование, перенос, удаление диапазона. Вставка диапазона. Свойства документа. Форматирование как в Word’e (шрифты, граница и заливка, выравнивание, ширина столбцов и высота строк и т.д.). Скрытые столбцы и строки. Условное форматирование. Типы данных.

На первом занятии — основные сведения про Excel и возможности Excel’я, аналогичные возможностям таблиц в Word’e: редактирование, форматирование и т.д.

Файлы — документы Excel называются книгами. Они имеют расширение xls. В каждой книге есть несколько листов — электронных таблиц. На экране одновременно виден только один лист — верхний, на другие листы можно переключаться при помощи закладок внизу окна. Листы можно называть как угодно (Меню=>Формат=>Лист=>Переименовать). Каждый лист состоит из столбцов и строк. Строки нумеруются числами 1, 2 и т.д. Столбцы нумеруются буквами от A до Z, дальше идут столбцы с номерами AA,…AZ, BA, … BZ и т.д. Пересечение столбца и строки — ячейка. Ячейки нумеруют двумя координатами: буквами столбца и номером строки (например, А1, В8, АА256 и т.д.) Ячейка содержит информацию. Диапазон ячеек — прямоугольная область. Чтобы задать адрес диапазона ячеек надо через двоеточие задать адреса левого верхнего и правого нижнего углов этого диапазона (например, диапазон А1:В2 содержит 4 ячейки А1, В1, А2, В2). Можно задать диапазон, состоящий из нескольких целых строк или столбцов. Тогда он записывается, например, так А:С.

Рабочее пространство Excel’я.

У Excel’я, как и у Word’а, как и у многих других приложений Windows, есть Главное меню, Панели инструментов, полосы прокрутки.

Кроме того, в Рабочем окне Excel’я есть Строка формул. В ней содержатся Поле ввода и поле имени.

В поле ввода вводится (и, соответственно, отображается) содержимое текущей ячейки. Причем, если в ячейке отображается уже вычисленное значение (которое будет при печати), то в поле ввода оно отображается в виде формулы (как вычисляется значение). Рядом с полем ввода есть три кнопки: “Отменить”, “Enter” и “Изменить формулу”, которые активируются, когда вы работаете в строке формул. Кнопка “Отменить” позволяет отменить ввод, кнопка “Enter” — подтвердить ввод. Кнопка “Изменить формулу” нужна для ввода формул.

Читайте также  10 популярных математических функций Microsoft Excel

Поле имени в зависимости от ваших действий изменяет свое назначение.

  • В обычном режиме в этом поле написано имя текущей ячейки.
  • В этом поле можно ввести адрес ячейки. Тогда после нажатия клавиши Enter текущей станет эта ячейка.
  • При выделении диапазона ячеек в этом поле написано количество строк и столбцов в выделенном диапазоне.
  • При вводе формул это поле становится списком всех формул, из которого выбирают нужную.

Основное место в окне Excel’я занимает рабочий лист.

Внизу окна находится Строка состояния.

Выделение диапазона или нескольких произвольно расположенных ячеек.

Выделить одну ячейку = сделать эту ячейку текущей.

Чтобы выделить всю строку (столбец) кликните мышкой по ее номеру на бордюре.

Чтобы выделить диапазон, выделите один его угол, а затем, удерживая клавишу shift — противоположный.

Чтобы выделить весь лист, кликните мышкой по угловой кнопке бордюра.

Чтобы выделить несколько смежных строк (столбцов, листов), выделите первую из них, а затем, удерживая клавишу shift — последнюю (или наоборот).

Чтобы выделить несколько несмежных ячеек (строк, столбцов, листов), выделите их по одной, удерживая клавишу ctrl.

Чтобы выделить диапазон, введите его код в поле имени. (Например, A1:D4 или A:D и т.д.)

Копирование, перенос информации.

В выделенной области всегда есть “первая” ячейка. (Она выделяется не черным, а белым). Чтобы скопировать/переместить выделенный диапазон, надо использовать пункт Меню=>Правка=>Копировать (Вырезать), а затем указать место для “первой” ячейки.

Как и в других приложениях Windows, для копирования/перемещения существуют стандартные комбинации клавиш. Копировать Ctrl+C, вырезать Ctrl+X, вставить Ctrl+V.

Кроме того, можно “перетаскивать” выделенный диапазон с помощью мышки. Чтобы скопировать с помощью мышки, держите нажатым ctrl.

Удаление и очистка.

Чтобы удалить столбец, строку или диапазон, надо его выделить и выбрать пункт Меню=>Правка=>Удалить.

Если же вы не хотите удалять диапазон, а только информацию из него, надо его выделить и нажать клавишу Del, либо воспользоваться пунктом Меню=>Правка=>Очистить.

Чтобы удалить целый лист, сделайте его активным и воспользуйтесь Меню=>Правка=>Удалить лист. Либо вызовите меню, кликнув правой кнопкой мыши по закладке листа, и выберите пункт “Удалить”. Внимание! Удаление листа — одна из немногих необратимых операций.

Чтобы вставить диапазон (в частности, строку или столбец), выделите диапазон того же размера, что и желаемый и нажмите ctrl+плюс, либо Меню=>Вставка=>Ячейки…

У каждой книги Excel есть свойства. С помощью них можно указать автора документа, тему документа и т.д. Свойства документа желательно заполнять всегда. Так заинтересованный человек, например, преподаватель, сможет узнать, кто создал документ. Заполнить свойства документа можно при помощи пункта Меню=>Файл=>Свойства.

Форматирование в Excel.

Почти все элементы форматирования содержатся в пункте Меню=>Формат=>Ячейки… При использовании этого пункта меню появляется окно “Формат ячеек” с несколькими вкладками.

Форматирование “как в Word’e”.

Такие вкладки окна “Формат ячеек”, как Шрифт, Граница и Вид отвечают за шрифт, границу и фон ячейки соответственно. Они полностью аналогичны Word’овским. Поэтому долго на них останавливаться не будем.

На этой вкладке окна “Формат ячеек” можно

  1. Задать вертикальное и горизонтальное выравнивание.
  2. Задать направление текста. (Группа “Ориентация” — экспериментируйте самостоятельно).
  3. Объединить ячейки выделенного диапазона.

Для быстрого объединения ячеек выделите диапазон и кликните на кнопку “Объединить и поместить в центре” панели инструментов “Форматирование”.

Ширина столбцов и высота строк.

Меню=>Формат=>Столбец=>Ширина… и Меню=>Формат=>Строка=>Высота. Задаем точное значение. Для автоматического подбора ширины столбца выполните пункт Меню=>Формат=>Столбец=>Автоподбор ширины (Строка=>Автоподбор высоты).

Скрытые столбцы и строки.

Выделите столбцы (или строки), которые должны быть невидимы. Воспользуйтесь пунктом Меню=>Формат=>Столбца (Строки)=>Скрыть.

Если хотите, чтобы скрытые столбцы (строки) стали снова видимыми, выделите несколько столбцов, но так, чтобы захватить невидимые столбцы (например, если надо сделать открытым столбец В — выделите столбцы А и С). Воспользуйтесь командой Меню=>Формат=>Столбцы=>Отобразить.

Можно сделать так: сделать текущей ячейку скрытого столбца и воспользоваться командой Меню=>Формат=>Столбцы=>Отобразить.

Если вы хотите как-то по особому отформатировать данные, отвечающие каким-то условием, воспользуйтесь Меню=>Формат=>Условное форматирование… (Сначала, конечно, выделите диапазон, в котором вы хотите это сделать). Задайте условие и формат.

Например, хотим залить красным цветом все ячейки листа, значение в которых меньше нуля. Выделяем лист (Ctrl+A). Меню=>Формат=>Условное форматирование… “значение”, “меньше”, “0”. Нажимаем кнопку “Формат” и на вкладке “Вид” выбираем красный цвет.

У любой информации в ячейке есть свой тип. Это может быть просто текст, число, дата и т.д. При обычном вводе данных Excel пытается самостоятельно определить, данные какого типа мы вводим. Например, строку “11.11” Excel воспримет как “11 ноября”. Если же имеется в виду число 11 целых 11 сотых, надо ввести 11,11 (дробная часть пишется после запятой). Если Excel правильно поймет, данные какого типа мы ввели, он сумеет правильно их обработать. Например, числа Excel сможет сложить. А даты — нет. (Что получится, если к 4 апреля прибавить 11 сентября?) Если вы хотите ввести какие-то данные, но хотите сами определить их тип (не использовать функцию автоматического определения типа данных), надо воспользоваться вкладкой “Число” окна “Формат ячейки”, выставить необходимый тип данных, а затем уже вводить сами данные. Например,

  1. Чтобы в ячейке появилась строчка “11.11” надо выделить ее, установить тип данных “Текстовый” и ввести “11.11”.
  2. Вы хотите ввести значение 50%. Вы устанавливаете тип данных “Процентный” и вводите “0,5”.
  3. Вы хотите показать, что данные — деньги в долларах (например, цены). Устанавливаете тип данных “Денежный”. Устанавливаете 2 десятичных знака (центы). Устанавливаете обозначение “$ Английский (США)”. Вводите данные. Если вы просто так введете строку “$2”, она не станет “Денежного” формата. И, следовательно, ее нельзя будет, например, сложить, если вы захотите сложить какие-то цены.

Практическое задание №1

  1. В своей рабочей папке создайте папку Excel. (На сервер заходить не обязательно).
  2. Откройте MSExcel. Создайте новый документ. Назовите его “excel1.xls”. Удалите все листы кроме двух. Оставшиеся листы назовите “Зарплата” и “Мелочевка”.
  3. Заполните свойства документа. Название “Занятие №1 по Excel’ю”. Тема “Форматирование таблиц”. Автор — понятно кто. Руководитель “Кукина Екатерина Георгиевна”. Учреждение “ОмГУ. ФМБ”.
  4. На листе “Зарплата” создаем такую таблицу:

Дополнительные условия: Зарплата должна быть введена в “денежном” формате, а не в общем. Налог должен быть введен в процентном формате. В диапазоне А1:L8 не должно быть пустых ячеек. Ширина столбцов С:L должна быть одинакова. Остальное форматирование как на рисунке.

При создании таблицы обратите внимание на ячейку В2 (“Месяц — сотрудники”). Такой эффект можно добиться многими способами — подходит любой из них.

На листе “Мелочевка” создайте такую таблицу:

Дополнительные условия: Текст в ячейках второй строки повернут на 45°. Граница всех ячеек красного цвета. Скрыты столбцы “третий” и “шестой”. Буквы в видимых ячейках диапазона B3:H4 такие: s , d , b , c , w , q , h , r , t , p .

Подсказка: чтобы набрать символы греческого алфавита, наберите символы латинского алфавита и сделайте их шрифта “Symbol”. Например, для того, чтобы появилась буква h , надо набрать букву h.

  • Сохраните книгу. Заархивируйте ее. Архив назовите task1.rar. Отправьте Кукиной Е.Г. по адресу katpop@yandex.ru.
  • Задание на звездочку. Футбольный турнир. Шесть команд. Каждая играет с каждой. Выигрыш 3 очка, проигрыш 0 очков, ничья 1 очко. Подготовьте таблицу для занесения результатов так. Выигрыш окрашивается в красный цвет, ничья в зеленый, проигрыш в синий цвет. По диагонали крестики. Вы заранее не знаете, как сыграют команды. После того, как состоятся игры, таблица должна выглядеть примерно так:
  • Пример выполненного задания

    Форматирование таблицы в Microsoft Excel

    Под форматированием таблицы понимается процесс изменения внешнего вида таблицы.
    Форматирование осуществляется путем:
    – изменения формата отображения данных;
    – объединения ячеек;
    – изменения характеристик шрифта;
    – изменения способа выравнивания содержимого ячеек;
    – прорисовки границ ячеек;
    – определения цвета закраски ячеек.

    Форматирование таблицы осуществляется как форматированием отдельных ячеек, так и форматированием целых диапазонов. В качестве диапазона могут выступать: отдельная строка или столбец таблицы, несколько строк или столбцов таблицы, строка или столбец листа, прямоугольная область листа, весь лист.
    Операции форматирования действуют на текущую ячейку или на выделенную область. Текущая ячейка выделена рамкой, диапазон – цветом.

    Чтобы выделить часть таблицы (строку, столбец или прямоугольную область), нужно установить курсор мыши в стартовую ячейку диапазона, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор в конечную ячейку диапазона (рис. 4.1) и отпустить кнопку мыши.
    Если нужно выделить строку или столбец листа Microsoft Excel, то надо щелкнуть левой кнопкой мыши соответственно на номере строки или в заголовке столбца (на букве) листа. Чтобы выделить весь лист целиком, нужно щелкнуть в левом верхнем углу листа (рис. 4.2).

    Формат – это способ отображения содержимого ячейки. Для каждой ячейки таблицы пользователь может задать формат, тем самым указать, в каком виде содержимое ячейки должно быть выведено на экран и, соответственно, на принтер.
    В новой таблице, на новом листе для всех ячеек установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь, а в значениях, вычисленных по формулам, отображается столько десятичных знаков, сколько вычислено, но не больше, чем возможно отобразить в ячейке.

    Для того чтобы задать формат отображения числовой информации или даты для ячейки (диапазона), нужно:
    1. Выбрать ячейку (щелкнуть в ячейке левой кнопкой мыши) или выделить диапазон.
    2. В меню Формат выбрать команду Ячейки.
    3. В появившемся диалоговом окне (рис. 4.3) во вкладке Число в списке Числовые форматы выбрать нужный формат и установить его характеристики.

    Основные форматы
    Наиболее часто в таблицах Excel используются следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый и дата. Ниже приведено краткое описание этих форматов.

    Общий формат
    Для всех ячеек нового листа Microsoft Excel установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь. Если значением ячейки является дробное число (введенное пользователем или вычисленное по формуле), то количество отображаемых знаков дробной части зависит как от ширины ячейки, так и от характеристик шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки. При отображении дробных значений выполняется округление цифр дробной части, которые не могут быть отображены из-за недостаточной ширины ячейки.

    Числовой формат
    Числовой формат Microsoft Excel является наиболее универсальным (рис. 4.4).
    В отличие от общего формата, в числовом формате можно задать количество отображаемых цифр дробной части (число десятичных знаков). При отображении дробных чисел выполняется округление в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Например, если установлен формат с отображением двух чисел дробной части, то число 567,897 будет представлено как 567,90. Это же число будет отображено как 568, если задать формат без отображения цифр дробной части (установить значение счетчика Число десятичных знаков равным нулю).

    Если находящиеся в ячейках таблицы числа довольно большие (больше 1000), то для удобства их восприятия можно задать режим отображения разделителя групп разрядов. Для этого надо установить флажок Разделитель групп разрядов.
    Выбором в списке Отрицательные числа можно задать способ отображения отрицательных чисел.

    Денежный формат
    Денежный формат Microsoft Excel используют для представления значений, обозначающих денежные величины. При изображении числа в денежном формате после числа выводится обозначение денежной единицы. Кроме того, для удобства восприятия группы разрядов чисел разделены.
    Для денежного формата можно задать (рис. 4.5) количество цифр дробной части, денежную единицу и способ отображения отрицательных значений.

    Работа с рисунками

    Вставка рисунков

    Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.

    Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

    Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

    Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

    Как сделать таблицу в Excel. Пошаговая инструкция

    Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

    Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

    Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

    Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

    Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

    • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
    • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
    • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
    • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
    • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

    1. Выделите область ячеек для создания таблицы

    Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

    2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

    На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

    3. Выберите диапазон ячеек

    Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

    4. Таблица готова. Заполняйте данными!

    Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

    Форматирование таблицы в Excel

    Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

    Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

    Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

    • Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
    • Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
    • Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
    • Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
    • Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
    • Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
    • Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

    Как добавить строку или столбец в таблице Excel

    Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

    Как добавить строку/колонку в таблице Excel

    Чтобы добавить строку или колонку в таблице Excel:

    • Нажмите правой кнопкой мыши на любой ячейке таблицы, где вы хотите вставить строку или колонку => появится всплывающее окно:
    • Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.

    • Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

    Как отсортировать таблицу в Excel

    Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

    В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

    Как отфильтровать данные в таблице Excel

    Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

    • “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
    • “Фильтр по цвету” так же как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
    • “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
    • Во всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

    Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

    Как посчитать сумму в таблице Excel

    Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

    В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

    Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

    В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

    Как в Excel закрепить шапку таблицы

    Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

    Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

    • Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:

    • Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:

    • Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

    Как перевернуть таблицу в Excel

    Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

    На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

    • Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):

    • Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:

    • В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:

    • Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

    В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!