Предварительный просмотр в Microsoft Excel

Предварительный просмотр в Excel: как посмотреть

Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.

Зачем нужен предварительный просмотр документа

Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.

Конечно, документы можно распечатывать и без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и снова отправить его на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, так как в случае неудачной попытки мы напрасно израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая зря потраченного времени.

Как открыть предварительный просмотра файла

Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.

  1. Открываем документ и кликаем по меню Файл.
  2. В открывшемся списке команд слева кликаем по надписи “Печать”.
  3. В результате на мониторе отобразится окно для настройки параметров печати. С правой стороны мы можем увидеть, как будет выглядеть документ в распечатанном виде. Здесь же будет указано, на скольки листах он будет распечатан.

Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.

Пролистывание страниц в режиме предпросмотра

В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.

Пролистывать страницы можно разными способами:

  1. Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
  2. Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
  3. Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
    • зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
    • или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
  4. Нажимаем клавиши на клавиатуре:
    • End – перемещение в конец документа
    • Home – перемещение в начало документа
    • Стрелка вверх – пролистывание назад
    • Стрелка вниз – пролистывание вперед

Режимы предварительного просмотра

На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.

  1. Для отображения полей документа кликаем по кнопке «Показать поля», которая находится слева.
  2. Размер полей, разумеется, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы нужного поля и как только курсор поменяет вид на характерный крестик, передвигаем линию, зажав левую кнопку мыши.
  3. Для того чтобы скрыть показ полей, еще раз щелкаем по кнопке “Показать поля”.
  4. С правой стороны есть еще одна кнопка – “По размеру страницы”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен точно в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.
  5. Для выхода из режима “По размеру страницы”, соответственно, щелкаем еще раз по этой же кнопке.

Настройка печати документа

В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.

Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.

Предпросмотр в более ранних версиях Эксель

В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.

Алгоритм действий в Эксель 2007:

  1. В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
  2. В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
  3. В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
  4. В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.

План действий в Эксель 2003:

  1. В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
  2. В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
  3. Откроется окно предпросмотра документа.

Заключение

Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой весьма полезна. С ее помощью можно выявить все недочеты перед отправкой документа на печать и исправить их заранее. Это позволяет сэкономить массу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), так как при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать одного и того же файла по несколько раз с целью получения нужного результата.

Предварительный просмотр в Microsoft Excel

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Использование предварительного просмотра

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы. В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

    Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».

  • В правой части открывшегося окна будет располагаться область предпросмотра, где отображается документ в том виде, в котором он будет выглядеть на печати.
  • Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

    Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

    Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах. Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

    Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

    1. Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
    2. В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
    3. В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
    4. После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

    Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

    1. В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
    2. В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
    3. После этого окно предпросмотра будет открыто.

    Режимы предпросмотра

    В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

      При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.

    Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.

    Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.

    Читайте также  Разъединение ячеек в Microsoft Excel

    Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.

  • Для отключения данного режима достаточно ещё раз нажать на эту же кнопку.
  • Навигация по документу

    Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

      Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.

    Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.

    Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.

    Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.

    Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.

  • Кроме того, можно совершать переходы на определенные страницы документа в области предпросмотра, воспользовавшись клавишами навигации на клавиатуре:
    • Стрелка вверх – переход на одну страницу вверх документа;
    • Стрелка вниз – переход на одну страницу вниз документа;
    • End – перемещение в конец документа;
    • Home – переход в начало документа.
  • Редактирование книги

    Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

    Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

    Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т.д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

    Средства просмотра

    • Вконтакте
      Facebook
      Twitter
      LiveJournal
      Мой Мир
      Письмо другу
      В избранное
      Код для блога
      Скачать урок

      Этот урок можно скачать
      в составе одного из наших продуктов:

      Для удобства работы в среде программы «Microsoft® Excel® 2010» существует несколько режимов просмотра рабочей книги, каждый из которых позволяет с максимальной точностью оценить результат работы с документом.

      Режимы представляют собой разные способы отображения информации на экране. Как упоминалось ранее, в нижнем правом углу окна редактора располагаются три кнопки, которые меняют режим просмотра: «Обычный», «Разметка страницы» и «Страничный». Разберем эти кнопки более подробно. По умолчанию выбран режим просмотра книги «Обычный», с помощью которого в окне программы отображается рабочая область ячеек. Выберите режим «Разметка страницы».

      Данный режим просмотра отображает вид, в котором будет напечатан документ. Здесь указаны все отступы при печати, а также, как вы можете заметить, появились линейки. С помощью этих линеек можно менять отступы от краев документа. Наведите курсор на границу поля, зажмите левую кнопку мыши и передвиньте заданную границу.

      Таким образом, можно изменять положение документа при печати. Для того чтобы увидеть расположение документа по страницам, перейдите в режим «Страничный».

      Как вы видите, на рабочей области окна программы появились пунктирные линии — они обозначают границу документа и его части на других листах при заданном формате печати.

      Также режимы просмотра документа можно найти на вкладке «Вид». Кроме уже рассмотренных режимов, здесь представлен еще один – режим «Во весь экран». Он очень удобен для просмотра многострочных таблиц. Чтобы выйти из полноэкранного режима нажмите клавишу «Esc».

      Нельзя не заметить, что документ «Microsoft® Excel® 2010» может состоять как из нескольких ячеек с данными, так и из крупных таблиц и рисунков. Так или иначе, для каждого из случаев понадобится определенное приближение страницы документа. В данном случае, необходимо использовать инструменты масштабирования, позволяющие оптимизировать область просмотра документа. В нижнем правом углу окна располагается ползунок «Масштаб», который позволяет приближать и отдалять отображение документа, тем самым обеспечивая просмотр отдельных его объектов или же его полного вида. Масштабирование также происходит по нажатию пиктограмм «плюс» или «минус».

      Рядом с ползунком находится кнопка «Выбор масштаба», нажав на которую, откроется диалоговое окно «Масштаб». В нем вы можете выбрать масштабирование документа из предложенных значений масштаба, а также назначить произвольный масштаб, выбрав пункт «Произвольный» и введя в поле собственное значение.

      Нельзя не отметить, что инструменты масштабирования документа можно найти на ленте, перейдя на вкладку «Вид». Здесь возможно назначить масштаб на одну или две станицы, масштабировать по ширине страницы или отобразить страницу в оригинальном размере.

      Таким образом, инструменты для просмотра рабочей книги позволяют вам наиболее удобно работать с документами «Excel®».

      Предварительный просмотр и печать таблицы

      После окончания оформления книги ее можно распечатать. Однако перед печатью макет книги следует просмотреть и при необходимости установить требуемые параметры печати.

      Выберите Файл, Предварительный просмотр (File, Preview) или щелкните кнопку на панели инструментов Стандартная.

      Макет рабочей книги будет показан в окне предварительного просмотра. Документ можно просмотреть, используя линейки прокрутки и панель инструментов предварительного просмотра (рис. 99). Для управления масштабом просмотра нажмите кнопку Масштаб.

      Рис. 99. Кнопки управления предварительным просмотром

      Предварительный просмотр документа

      1. Откройте книгу Список сотрудников.
      2. Войдите в режим предварительного просмотра документа перед печатью с помощью команды Предварительный просмотр в меню Файл.

      В строке состояния в нижней части экрана выводятся номер текущей страницы и количество печатных страниц выбранного листа.

      1. В режиме просмотра нажмите на кнопку Поля. На странице появятся пунктирные линии, обозначающие границы полей и колонтитулов, а также маркеры ширины столбцов.
      2. Для изменения размера поля с помощью мыши перетащите маркер левого поля (размер поля можно увидеть в строке состояния в нижней части экрана).
      3. Просмотрите следующую или предыдущую страницу с помощью кнопок Далее и Назад.
      4. Нажмите на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
      5. Нажмите кнопку Закрыть на панели, чтобы перейти в обычный режим просмотра.

      Верхний и нижний колонтитулы

      Верхний колонтитул (Header) — это текст, который повторяется наверху каждой печатаемой страницы (типа заголовка и текущей даты). Нижний колонтитул (Footer) — это текст, повторяющийся внизу каждой печатаемой страницы (типа номера страницы). Колонтитулы видны в окне предварительного просмотра.

      Окно диалога для пользовательской настройки Верхнего колонтитула или Нижнего колонтитула станет доступным, если выбрать Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул в закладке Колонтитулы.

      Читайте также  Метод аппроксимации в Microsoft Excel

      Закладка Колонтитулы окна диалога Параметры страницы (Page Setup) имеет область для ввода верхнего и нижнего колонтитулов (рис. 100).

      Рис. 100. Диалоговое окно Верхний колонтитул

      Окна диалога содержат кнопки (табл. 32), которые могут использоваться для автоматической вставки некоторых данных в поля верхнего и нижнего колонтитулов.

      Отображаемый код Результат
      &[Date] Текущая дата
      &[Time] Текущее время
      &[Page] Номер страницы
      &[Pages] Количество печатаемых страниц
      &[File] Имя файла
      &[Tab] Имя рабочего листа

      Таблица 32. Кнопки диалогового окна Верхний колонтитул

      Любой текст и кодовые сокращения могут быть помещены в левый, правый или центральный раздел. Используя кнопку , можно изменить шрифт текста в колонтитуле.

      Упражнение

      1. Откройте файл Список_сотрудников.х1s на листе Общий список.
      2. Выполните команду Параметры страницы из меню Файл, перейдите на закладку Колонтитулы.
      3. Очистите верхний колонтитул. Для этого откройте раскрывающийся список в поле Верхний колонтитул и выберите из списка элемент Нет.
      4. Нажмите кнопку Создать верхний колонтитул, чтобы ввести пользовательский верхний колонтитул.
      5. В окне диалога Верхний колонтитул выберите левую секцию и введите текст: Фирма «Москва».
      6. 6. Щелкните в правую секцию и нажмите на кнопку Дата, которая поместит в колонтитул текущую дату.
      7. Чтобы отформатировать текст в колонтитуле, выделите его, нажмите в окне диалога кнопку Шрифт —
      8. Выберите подходящее форматирование и нажмите кнопку ОК.
      9. Нажмите кнопку ОК в окне диалога Верхний колонтитул и перейдите в диалоговое окно Параметры страницы, где будет показан созданный верхний колонтитул.
      10. Для создания нижнего колонтитула нажмите кнопку Создать нижний колонтитул.
      11. Перейдите в правую секцию и нажмите на кнопку номера страницы, перед и после кода поставьте дефис (-).
      12. Чтобы отформатировать текст в колонтитуле, выделите его, нажмите в окне диалога кнопку Шрифт, выберите подходящее форматирование и нажмите кнопку ОК.
      13. В диалоговом окне Параметры страницы будут показаны созданные колонтитулы.
      14. Нажмите на кнопку Просмотр, чтобы войти .в режим просмотра перед печатью. Просмотрите результат и сохраните файл.

      Параметры печати

      Перед выводом на печать для созданной таблицы можно задать дополнительные установки, которые позволят получить эффектно оформленную распечатку. Эти установки задаются в диалоговом окне команды Параметры страницы из меню Файл (File, Page Setup) (рис. 101).

      В табл. 33 приведены наиболее часто используемые опции настройки страницы.

      Рис. 101. Закладка Страница команды Параметры страницы.

      Опции Закладка Назначение
      Ориентация Страница Ориентация представлена двумя вариантами:
      вертикальным расположением страницы;
      горизонтальным расположением страницы
      Масштаб Страница Подбор масштаба таблицы при выводе на печать. Опция Разместить не более чем на (Fit to) используется для сжатия таблицы так, чтобы она уместилась на установленном количестве страниц
      Размер бумаги Страница Выбор различных размеров бумаги
      Границы Поля Определение верхних, нижних, левых и правых границ. Установки для области верхнего или нижнего колонтитула от края страницы
      Центрировать Поля Область печати может быть центрирована горизонтально или вертикально на странице
      Создать верхний/нижний колонтитул Колонтитулы Определение верхнего и нижнего колонтитула в книге
      Сквозные строки, Сквозные столбцы Лист Выбор строк и столбцов, которые будут использоваться как фиксированные заголовки на каждом печатающемся листе. Функция у таких заголовков такая же, как и у заголовков, созданных с помощью команды Закрепить области
      Сетка Лист Включение и отключение печати линий сетки, по умолчанию — значение опции Включено
      Черно-белая Лист Подавление цвета при печати
      Заголовки строк и столбцов Лист Включение и отключение вывода на печать заголовков строк и столбцов, обозначенных буквами и цифрами

      Таблица 33. Опции настройки страницы

      Печать рабочих листов

      Кнопка Печать (Print)может использоваться для печати данных в таблице. Excel печатает страницы на основе текущих установок печати. Для задания установок выберите в меню Файл команду Печать (File, Print). Появится панель диалога Печать (рис. 102).

      Рис. 102. Диалоговое окно Печать

      Окно диалога Печать может использоваться для определения нескольких копий или выбора страниц, листов или областей рабочей книги, которые будут отпечатаны.

      Установка области печати

      Excel позволяет распечатать не весь лист, а лишь некоторую область, так называемую область печати. Как только область печати для рабочего листа установлена, Excel по умолчанию будет печатать только ее для всех рабочих листов.

      Но можно задать для каждого листа свою собственную область печати.

      1. Выделите область рабочего листа, которая будет определена как область печати.
      2. Выберите команду Область печати в меню Файл (File, Print Area).
      3. Выберите Задать. Ограничительная линия появится вокруг выделенной области.

      Для очистки предварительно определенной области печати выберите команду Область печати в меню Файл (File, Print Area), затем Убрать.

      Параметры печати многостраничной таблицы устанавливаются в диалоговом окне при выборе закладки Лист (List) команды Параметры страницы из меню Файл (рис. 103).

      Рис. 103. Закладка Лист команды Параметры страницы

      При многостраничной печати в полях Сквозные строки и Сквозные столбцы задаются адреса строк/столбцов, содержащих заголовки таблицы.

      Последовательность вывода страниц для многостраничных таблиц задается установкой переключателей и показана стрелкой внизу экрана.

      Подготовки данных к печати

      1. Откройте файл с именем Список_сотрудников.х1s и перейдите на лист Общий_список.
      2. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на закладку Поля.
      3. Установите параметры полей:

      верхнее — 2.5 ем; нижнее — 2.5 см; левое — 3 см; правое — 2 см.

      Размещение таблицы на заданном числе страниц

      Требуется уменьшить масштаб распечатываемых данных чтобы разместить их на одной печатной странице.

      1. Перейдите на рабочий лист Общий_список.
      2. Убедитесь, что данная таблица занимает в ширину более одной страницы (рис. 104)(если таблица небольшая, добавьте дополнительные столбцы).

      Рис. 104. Пример списка сотрудников

      1. В окне просмотра нажмите на кнопку Страница для перехода в диалоговое окно Параметры страницы.
      2. Выберите закладку Страница.
      3. Выберите ориентацию страницы Альбомная.
      4. Установите переключатель Разместить не более чем на и введите цифру 1 в поле стр. в ширину.
      5. Нажмите на кнопку Просмотр, убедитесь, что данные при печати умещаются на одной странице (рис. 105).

      Рис. 105. Лист Общий список в режиме предварительного просмотра

      Разделение документа на страницы

      Для больших таблиц Excel автоматически производит разбивку на страницы, однако иногда необходимо задать разделение на страницы принудительно.

      1. Выделите строку, с которой необходимо начать новую страницу, например шестую (список должен содержать более шести строк).
      2. В меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

      Excel вставит конец страницы (широкую пунктирную линию) над выделенной строкой.

      Задание заголовков для печати

      Требуется, чтобы названия столбцов в первой строке рабочего листа печатались на каждой странице в качестве заголовков.

      1. В диалоговом окне Параметры страницы выберите закладку Лист.
      2. Выберите поле Сквозные строки (в поле должен мигать текстовый курсор).
      3. На рабочем листе выделите с помощью мыши первую строку. При необходимости переместите окно диалога Параметры страницы так, чтобы оно не мешало выделять нужные строки и столбцы.
      4. Нажмите на кнопку Просмотр, чтобы войти в режим просмотра перед печатью. Убедитесь, что заголовки появились на каждой странице.
      5. Чтобы закрыть окно просмотра без вывода на печать, нажмите кнопку Закрыть.

      Ваш персональный компьютер

      Подготовка к печати документа Excel

      Экранное представление электронной таблицы отличается от вида, которое может получиться при выводе на печать. Это связано с тем, что при больших размерах таблицы единый рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых определяется форматом печатного листа. Кроме того, сетка таблицы не отображается на печати. Если нужно, чтобы на печати были видны границы ячеек, следует задать внешнее и внутреннее обрамление таблицы.

      Перед печатью рабочего листа следует перейти в режим предварительного просмотра (кнопка на панели инструментов или меню Файл=>Предварительный просмотр). Режим предварительного просмотра (рисунок 1) не допускает редактирования документа, но позволяет увидеть его на экране точно в таком виде, в каком он будет представлен на бумаге. Кроме того, режим предварительного просмотра позволяет изменить свойства печатной страницы и параметры печати. Управление в этом режиме осуществляется при помощи кнопок, расположенных в верхней части окна.

      Рис. 1

      При активизации кнопки Поля появляются маркеры, указывающие границы полей страницы и всех столбцов. Перетаскивая мышью маркеры, можно изменить положение этих границ.

      Размеры полей страницы можно установить в диалоговом окне Параметры страницы, которое в режиме предварительного просмотра открывается кнопкой Страница, а в обычном режиме — командой меню Файл=>Параметры страницы.

      В режиме предварительного просмотра отображается заполненная часть рабочего листа, начиная с ячейки А1, содержимое которой располагается в левом верхнем углу страницы (с учетом полей). Таблицу можно центрировать горизонтально и/или вертикально на странице, установив в окне Параметры страницы на вкладке Поля соответствующие флажки.

      Большая таблица, расположенная на одном рабочем листе, может занимать две или более печатных страниц. Для их пролистывания в режиме предварительного просмотра используются кнопки Далее и Назад.

      Размер выводимой на печать таблицы можно увеличить или уменьшить, применив масштабирование. Масштаб устанавливается в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница . В области Масштаб можно указать процент масштабирования от натуральной величины или точное количество печатных страниц для размещения документа. При изменении масштаба автоматически изменяется размер шрифта при печати документа.

      На вкладке Лист можно включить или отключить вывод на печать сетки, заголовков столбцов и номеров строк, а также же выбрать последовательность разбиения на страницы рабочего листа, если его размер превосходит размеры печатной страницы.

      Для создания колонтитулов служит вкладка Колонтитулы окна Параметры страницы. В обычном режиме эта вкладка открывается командой меню Вид=>Колонтитулы.

      Кнопка Создать верхний (нижний) колонтитул открывает соответствующее окно для ввода текста колонтитула.

      Кнопка предназначена для установки параметров шрифта текста колонтитула. Кроме того, в этом окне имеются кнопки, позволяющие добавить в колонтитул номер страницы, текущую дату, имя листа, имя файла и т.д.

      Колонтитулы отображаются только в режиме предварительного просмотра и на печати.

      Завершить работу в режиме предварительного просмотра можно одним из вариантов.

      • кнопка Закрыть возвращает в обычный режим;
      • кнопка Разметка страницы вернет к редактированию документа, но в режиме разметки страницы. В этом режиме документ отображается таким образом, чтобы показать область печати и границы страниц, которые при необходимости можно перетаскивать мышью. Переключение между режимом разметки и обычным режимом выполняется в меню Вид.

      В обычном режиме границы печатных страниц отображаются на рабочем листе мелким пунктиром. Если требуется, чтобы разделение печатных страниц выполнялось в строго определенном месте рабочего листа, то можно задать границы печатных страниц вручную. Чтобы вставить разрыв страниц, следует активизировать ячейку, которая должна начинать новую страницу и выполнить команду меню Вставка=>Разрыв страницы. Программа Excel вставит принудительные разрывы страницы перед строкой и столбцом, в которых располагается активная ячейка.

      Область печати – это та часть рабочего листа, которая должна быть выведена на печать. По умолчанию эта область совпадает с заполненной частью рабочего листа.

      Если на печать следует вывести только часть данных таблицы, то задают область печати. Для этого надо выделить диапазон, содержимое которого должно быть распечатано и выполнить команду меню Файл=>Область печати=>Задать.

      Если область печати задана, то в режиме предварительного просмотра отображается только эта область, и только она выводится на печать. Границы области печати выделяются на рабочем листе крупным пунктиром. Для изменения области печати можно задать новую область, а для отказа – выполнить команду Файл=> Область печати=>Убрать.

      Печать документов Excel

      Возможности печати в Excel

      Программа MS Excel предоставляет возможность:

      • печати как всех данных листа, так и определенного диапазона ячеек;
      • при печати больших таблиц на нескольких страницах печатать названия строк и столбцов таблицы на каждой странице;
      • при печати больших таблиц вставлять принудительные разрывы страниц;
      • отдельной печати диаграммы, расположенной на листе;
      • управления режимом печати примечаний к ячейкам листа;
      • одновременной печати сразу нескольких листов одной книги или нескольких книг;
      • изменения масштаба печати путем увеличения или уменьшения размера таблицы;
      • подбора масштаба под размер печатаемой таблицы;
      • выбора размер бумаги, ориентации страниц, размера полей;
      • печати страниц с колонтитулами, в которых можно размещать различную информацию (например, дату и время печати).

      Подготовка документа к печати

      Перед отправкой документа на печать необходимо настроить параметры печати. Режим просмотра Разметка страницы и предварительный просмотр документа перед печатью отображает документ практически в таком виде, как он будет выглядеть на бумаге.

      Готовые работы на аналогичную тему

      Настройку параметров печати можно осуществить с помощью вкладки Разметка страницы.

      Рисунок 1. Вкладка Разметка страницы

      Для печати и предварительного просмотра документа используется команда Печать меню Office.

      Рисунок 2. Печать и настройка печати документов Excel

      Группа Параметры страницы

      • Поля – установка полей страницы. Возможен выбор из нескольких предлагаемых вариантов или настройка произвольного размера с помощью команды Настраиваемые поля. Размер полей можно изменить при предварительном просмотре документа.
      • Ориентация – выбор ориентации страницы из двух возможных: книжная или альбомная. По умолчанию установлен вариант книжная.
      • Размер – выбор размера бумаги из нескольких предложенных вариантов или настройка дополнительного размера с помощью команды Другие размеры страниц.
      • Область печати – выбор диапазона из всей таблицы для постоянной печати. Для этого необходимо выделить нужный диапазон и выбрать команду Задать. Область печати на листе в режиме Обычный или Разметка страницы выделена тонкой пунктирной линией. При необходимости размеры области печати изменяют перетаскиванием границы. При выделении несмежных диапазонов каждый из них будет напечатан на отдельной странице. Для снятия выделения нужно выполнить команду Убрать.
      • Разрывы – используется для настройки многостраничной печати. Автоматическое разбиение на страницы не всегда является удачным. В таком случае разрыв страницы можно настроить. Для этого выделяют столбец (или строку), перед которым нужно установить разрыв, и выбрать команду Вставить разрыв страницы. Команда Сброс разрывов страниц удаляет установленные разрывы страниц.
      • Печатать заголовки – при печати большой таблицы, которая не помещается на одну страницу, заголовки строк и столбцов по умолчанию печатаются не на всех страницах, что очень неудобно. Для настройки печати заголовков на каждой странице в диалоговом окне Параметры страницы, которое открывается после нажатия кнопки Печатать заголовки, на вкладке Лист нужно задать строку и столбец, которые нужно печатать на каждой странице, в полях сквозные строки и сквозные столбцы.

      Задай вопрос специалистам и получи
      ответ уже через 15 минут!

      Рисунок 3. Диалоговое окно Параметры страницы

      Группа Вписать

      • Масштаб – отображает масштаб печати от натуральной величины. По умолчанию – 100%. Минимальный масштаб – 10%, максимальный – 400%.
      • Ширина и Высота – используются для подбора такого масштаба печати, чтоб таблица размещалась на заданном числе страниц. Для этого окнах выбирают количество страниц в ширину и высоту, на которых должна разместиться таблица. В данном случае возможна печать только в масштабе с уменьшением.

      Печать примечаний

      Для настройки печати примечаний в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Лист нужно в раскрывающемся списке Примечания выбрать режим печати примечаний: в конце листа или как на листе.

      Предварительный просмотр листа

      Предварительный просмотр листа перед печатью открывается в меню команды Печать (кнопка Office). При этом документ откроется в специальном окне предварительного просмотра. Для выхода из данного режима можно нажать клавишу Esc или кнопку Закрыть окно предварительного просмотра.

      Печать документа

      Настройка параметров печати происходит в диалоговом окне Печать, которое открывается из меню Office – команда Печать – кнопка Печать.

      Рисунок 4. Диалоговое окно Печать

      В разделе Принтер выбирается принтер, доступный для печати. В разделе Страницы можно настроить печать всех страниц, или указать номера страниц для печати (параметры с и по). В разделе Копии устанавливается количество печатаемых экземпляров. Флажок Разобрать по копиям устанавливается для печати каждого экземпляра по порядку страниц созданного документа.

      Печать диаграмм

      Существует 2 варианта размещения диаграммы:

      • если диаграмма расположена на отдельном листе, то она будет печатана на отдельной странице.
      • если диаграмма размещена на листе с данными, то ее можно напечатать как вместе с данными листа, так и на отдельной странице.

      Для печати диаграммы на листе с данными нужно на листе выделить любую ячейку за пределами диаграммы. Для печати диаграммы на отдельной странице нужно выделить диаграмму или любой ее элемент.

      Так и не нашли ответ
      на свой вопрос?

      Просто напиши с чем тебе
      нужна помощь