Копирование таблицы в Microsoft Excel

Копирование таблицы в Microsoft Excel

Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.

Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.

Копирование таблицы с сохранением структуры

Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+CCtrl+V не даст нужного результата.

В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.

Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.

Способ 1: Специальная вставка

Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.

  1. Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+CCtrl+V.
  2. Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».

Нам потребуется «Ширины столбцов», поэтому выбираем соответствующий пункт и принимаем изменения.

В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.

Способ 2: Выделение столбцов перед копированием

В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:

  1. Выделить столбцы или строки с исходными данными.
  2. Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.

В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.

Способ 3: Вставка формул с сохранением формата

Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.

Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:

  1. Выделите и скопируйте исходник.
  2. В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.

  • Как и в первом способе, после копирования, повторно вызовите специальную вставку и выберите нужный формат. Благодаря тому, что диапазон всё ещё сохраняется в буфере обмена, вы быстро перекинете значения и при этом сохраните исходное форматирование таблицы, избавившись от ненужных функций.
  • Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».

    Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.

    Копирование таблицы в Microsoft Excel

    Для большинства пользователей Excel процесс копирования таблиц не представляет большой сложности. Но, далеко не все знают некоторые нюансы, которые позволяют сделать эту процедуру максимально эффективной для различного типа данных и разноплановых целей. Давайте подробно рассмотрим некоторые особенности копирования данных в программе Эксель.

    Копирование в Экселе

    Копирование таблицы в Excel представляет собой создание её дубликата. В самой процедуре практически нет отличий в зависимости от того, куда вы собираетесь вставить данные: в другую область того же листа, на новый лист или в другую книгу (файл). Главное отличие между способами копирования заключается в том, как вы хотите скопировать информацию: вместе с формулами или только с отображаемыми данными.

    Способ 1: копирование по умолчанию

    Простое копирование по умолчанию в Эксель предусматривает создание копии таблицы вместе со всеми размещенными в ней формулами и форматированием.

      Выделяем область, которую хотим скопировать. Кликаем по выделенной области правой кнопкой мыши. Появляется контекстное меню. Выбираем в нём пункт «Копировать».

    Есть и альтернативные варианты выполнение данного шага. Первый из них состоит в нажатии на клавиатуре сочетания клавиш Ctrl+C после выделения области. Второй вариант подразумевает нажатие кнопки «Копировать», которая располагается на ленте во вкладке «Главная» в группе инструментов «Буфер обмена».

    Тут также существуют альтернативные варианты действий. Можно выделив ячейку нажать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+V. Кроме того, можно нажать на кнопку «Вставить», которая размещена на самом левом краю ленты рядом с кнопкой «Копировать».

    После этого, будет выполнена вставка данных с сохранением форматирования и формул.

    Способ 2: копирование значений

    Второй способ предусматривает копирование исключительно значений таблицы, которые отображаются на экране, а не формул.

    1. Копируем данные одним из способов, которые описывались выше.
    2. Кликаем правой кнопкой мыши в том месте, куда нужно вставить данные. В контекстном меню в параметрах вставки выбираем пункт «Значения».

    После этого таблица будет добавлена на лист без сохранения форматирования и формул. То есть, фактически будут скопированы только отображаемые на экране данные.

    Если вы хотите скопировать значения, но при этом сохранить исходное форматирование, то нужно во время вставки перейти в пункт меню «Специальная вставка». Там в блоке «Вставить значения» нужно выбрать пункт «Значения и исходное форматирование».

    После этого, таблица будет представлена в первоначальном своем виде, но только вместо формул ячейки будут заполнять постоянные значения.

    Если вы хотите произвести данную операцию только с сохранением форматирования чисел, а не всей таблицы, то в специальной вставке нужно выбрать пункт «Значения и форматы чисел».

    Способ 3: создание копии с сохранением ширины столбцов

    Но, к сожалению, даже использование исходного форматирования не позволяет сделать копию таблицы с первоначальной шириной столбцов. То есть, довольно часто бывают случаи, когда после вставки данные не помещаются в ячейки. Но в Экселе существует возможность с помощью определенных действий сохранить исходную ширину столбцов.

    1. Копируем таблицу любым из обычных способов.
    2. В месте, где нужно вставить данные, вызываем контекстное меню. Последовательно переходим по пунктам «Специальная вставка» и «Сохранить ширину столбцов оригинала».

    Можно поступить и другим способом. Из контекстного меню дважды переходим в пункт с одинаковым наименованием «Специальная вставка…».

    Открывается окно. В блоке инструментов «Вставить» переставляем переключатель в позицию «Ширины столбцов». Жмем на кнопку «OK».

    Какой бы вы путь не выбрали из перечисленных выше двух вариантов, в любом случае, скопированная таблица будет иметь ту же ширину столбцов, что и исходник.

    Способ 4: вставка в виде изображения

    Бывают случаи, когда таблицу нужно вставить не в обычном формате, а в виде изображения. Эта задача также решается при помощи специальной вставки.

    1. Выполняем копирование нужного диапазона.
    2. Выбираем место для вставки и вызываем контекстное меню. Переходим в пункт «Специальная вставка». В блоке «Другие параметры вставки» выбираем пункт «Рисунок».

    После этого, данные будут вставлены на лист в виде изображения. Естественно, редактировать такую таблицу уже будет нельзя.

    Способ 5: копирование листа

    Если вы хотите скопировать полностью всю таблицу на другой лист, но при этом сохранить её абсолютно идентичной исходнику, то в этом случае, лучше всего, выполнить копирование листа целиком. В этом случае важно определить, что вы действительно желаете перенести все, что находится на исходном листе, в ином случае данный способ не подойдет.

      Чтобы вручную не выделять все ячейки листа, а это заняло бы большое количество времени, кликаем по прямоугольнику, расположенному между горизонтальной и вертикальной панелью координат. После этого весь лист будет выделен. Чтобы скопировать содержимое, набираем на клавиатуре комбинацию Ctrl+C.

  • Для вставки данных открываем новый лист или новую книгу (файл). Точно так же кликаем по прямоугольнику, размещенному на пересечении панелей. Для того, чтобы вставить данные, набираем комбинацию кнопок Ctrl+V.
  • Как видим, после выполнения данных действий нам удалось скопировать лист вместе с таблицей и остальным его содержимым. При этом получилось сохранить не только исходное форматирование, но и размер ячеек.

    Табличный редактор Эксель располагает обширным инструментарием для копирования таблиц именно в том виде, какой требуется пользователю. К сожалению, далеко не все знают о нюансах работы со специальной вставкой и другими инструментами копирования, которые позволяют значительно расширить возможности по переносу данных, а также автоматизировать действия пользователя.

    Как перенести таблицу из Word в Excel?

    Переместить таблицу в программу MS Excel не составит труда для новичков и любителей. Реализовать задачу не сложнее, чем скопировать текстовый файл TXT или изображение JPEG. Достаточно следовать нижеприведенной инструкции.

    Простой способ переноса таблицы из Word в Excel

    Начнём с обычного копирования информации.

    • Открываем текстовый документ Ворд и выделяем таблицу;
    • Кликаем правой клавишей мыши и в появившемся контекстном меню нажимаем «Копировать»;
    • Запустите приложение Майкрософт Эксель;
    • Далее следует нажать на ячейку, в которой собираетесь поместить табличные данные (по умолчанию, эта ячейка расположена слева в верхнем углу и станет основой для последующего редактирования содержимого);
    • Следующий шаг — щёлкнуть правой клавишей мышки и выбрать в параметрах вставки пункт «Сохранить исходное форматирование» (либо просто жмём кнопку «Вставить» или набираем на клавиатуре комбинацию Ctrl + V для перемещения материалов из буфер обмена);
    • Готово, теперь можно приступать к работе со вставленной таблицей.

    Как вставить таблицу в Excel из Word путём импорта данных?

    Представители службы поддержки Microsoft Office рекомендуют использовать именно этот метод, так как он является более надёжным и сохраняет корректное форматирование таблицы, скопированной из другой программы. Все строки, столбцы, числовые обозначения, формулы и символы останутся без каких-либо изменений.

    1. Откройте «вордовский» документ с исходной таблицей;
    2. Зажмите левую кнопку мышки и выделите курсором нужную область, где содержатся данные таблицы;
    3. После выделения переходим во вкладку «Макет» (находится под разделом «Работа с таблицами»);
    4. Справа вверху функциональной панели выбираем опцию «Преобразовать в текст»;
    5. В открывшемся окне устанавливаем параметру «Разделитель» показатель «Знак табуляции» и подтверждаем действие нажатием ОК;
    6. Теперь наведите курсор в верхний левый угол интерфейса и выберите вкладку «Файл», затем нажмите «Сохранить как»;
    7. В появившемся диалоговом окошке присваиваем название документу и задаём место расположения файла на жёстком диске;
    8. Примечание, в разделе «Тип файла» сохраняете объект как «Обычный текст .txt», если изменить тип файла — могут быть неполадки с последующим форматированием;
    9. Появится окно преобразования файла, здесь нам не требуется предпринимать каких-либо действий.

    Как дальше перенести таблицу в Excel из Word без ошибок?

    1. Откладываем документ Word, запускаем утилиту Эксель и открываем вкладку «Данные»;
    2. Кликаем «Получить внешние данные» и выбираем в ленте «Из текста»;
    3. Нужно найти и выбрать ранее сохранённый документ, после чего щёлкнуть «Импортировать»;
    4. Откроется интегрированный мастер текстов;
    5. В настройках формата данных нажимаем на значение «С разделителями», напротив строки с форматом файла указываем ту кодировку, которую запоминали в одном из вышеописанных пунктов, стандартно это «1251: Кириллица (Виндовс)» и кликаем Enter;
    6. В следующей настройке «Символом-разделителем является. » ставим флажок напротив «Знак табуляции»;
    7. Последнее окно — «Формат данных столбца». Вы можете предварительно выделить и настроить конкретный столбец в образце разбора, после чего нажать OK;
    8. Программа начнёт форматировать информацию, после чего требуется кликнуть «Готово»;
    9. В окошке импорта можно самостоятельно задать адрес одной из ячеек таблицы, которая станет крайней верхней левой ячейкой для вставляемых объектов. Если у вас возникают затруднения, можете пропустить этот шаг;
    10. Поздравляем, таблица вставлена!

    После проведенных манипуляций, можно воспользоваться разнообразными инструментами, доступными исключительно в «экселевском» программном обеспечении. К примеру, откроются такие функции, как: выставить видимые границы, убрать лишние пробелы, менять смещение блоков, детально редактировать каждую отдельную ячейку и так далее.

    Как скопировать таблицу в Excel

    Пользователям, работающим с офисным пакетом MS Excel, требуется создавать дубликаты таблиц. Поэт.

    Пользователям, работающим с офисным пакетом MS Excel, требуется создавать дубликаты таблиц. Поэтому важно знать, как скопировать таблицу из Excel в Excel. Если пользователь не знает нюансов, то в результате получит таблицу с измененными внешними и параметрическими данными.

    В вопросе, как скопировать таблицу Эксель в Эксель, необходимо воспользоваться одним из способов:

    • копировать объект по умолчанию;
    • копировать значения;
    • копировать таблицу с сохранением ширины столбца;
    • копировать лист.

    Подсказка: для первых трех способов при вставке таблицы на новом листе появляется вспомогательное окно. При раскрытии пиктограммы пользователь выбирает необходимую опцию. Единственное, что влияет на результат,– копирование с формулами или отображение результата вычислений.

    Копирование по умолчанию

    Указанная опция создает дубликат объекта с сохранением формул и форматирования. Чтобы воспользоваться этим способом, нужно знать, как скопировать таблицу в Экселе. Для этого нужно:

    • Выделить диапазон, необходимый для копирования.
    • Скопировать область понравившимся способом: кликнуть правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделенной области и выбрать опцию «Копировать» или нажать CTRL+C, или активировать пиктограмму на панели инструментов в блоке «Буфер обмена» (вкладка «Главная»).

    • Открыть другой лист или ту область, где будет размещаться дубликат.
    • Активировать клетку, которая станет верхней левой ячейкой новой таблицы.
    • Вставить объект одним из способов: через контекстное меню (ПКМ – Вставить) или CTRL+V, или нажатием на пиктограмму «Вставить» на панели инструментов на вкладке «Главная».

    Представленный алгоритм отвечает на вопрос, как скопировать таблицу в Эксель без изменений, с сохранением функций и форматирования.

    Копирование значений

    Способ, как скопировать таблицу с Эксель в Эксель, необходим для вставки объекта с сохранением значений, но не формул. Чтобы воспользоваться предложенным алгоритмом, необходимо:

    1. Выделить диапазон, необходимый для копирования.
    2. Скопировать область удобным способом.
    3. Открыть другой лист или ту область, где будет размещаться дубликат.
    4. Активировать клетку, которая станет верхней левой ячейкой новой таблицы.
    5. Вставить объект удобным способом.
    6. Раскрыть пиктограмму «Вставить».
    7. Установить переключатель на опцию «Только значения».

    Примечание:

    • Вставленный объект лишается исходных форматов, т.е. на экране отображаются только значения. Если пользователю необходимо сохранить исходное форматирование и указать значения, то нужно активировать опцию «Значение и форматы оригинала».

    • Подобные опции отображаются в контекстном меню, пункте «Специальная вставка».
    • Если необходимо вставить только значения и сохранить форматирование числовых данных, то пользователь выбирает опцию «Значения и форматы чисел». В таком случае форматирование таблицы не сохраняется. На экране отображается значения и формат числовой информации.

    Создание копии с сохранением ширины столбцов

    При изучении вопроса, как копировать из Эксель в Эксель, пользователей интересует и то, как сохранить ширину столбцов. Чтобы скопировать и вставить объект с сохранением заданной ширины столбца, необходимо:

    1. Выполнить пункты 1-6 из алгоритма «Копирование значений».
    2. При раскрытии пиктограммы вставки выбрать опцию «Сохранить ширину столбцов».

    Ширина столбца по умолчанию составляет 8,43 единицы. При вставке таблицы на новый лист или в новую книгу ширина столбцов принимает значения по умолчанию. Поэтому необходимо активировать соответствующую опцию в контекстном меню. В таком случае объект сохраняет не только исходное форматирование, но и формулы, и установленную ширину колонок.

    Копирование листа

    Если пользователю нужно перенести электронную таблицу на другой лист, то можно воспользоваться копированием листа. Этот способ подходит, если нужно дублировать все, что располагается на странице. Для этого необходимо:

    • Выбрать любой метод выделения содержимого на листе: нажать CTRL+A или кликнуть на прямоугольник, расположенный на пересечении вертикальной и горизонтальной панели координат.

    • Скопировать диапазон нажатием CTRL+С.
    • Перейти на другой лист или открыть новую книгу.
    • Выделить таблицу любым способом из пункта 1.
    • Нажать CTRL+V.

    После выполнения алгоритма на новом листе появляется идентичная таблица, сохранившая формулы, форматирование и ширину столбцов.

    Вставка в виде изображения

    Случается, что нужно вставить электронную таблицу как рисунок. Чтобы достичь поставленной цели, необходимо:

    1. Выполнить пункты 1-4 из алгоритма «Копирование значений».
    2. Перейти на вкладку «Главная».
    3. В блоке «Буфер обмена» раскрыть пиктограмму «Вставить».
    4. Выбрать пункт «Как рисунок».
    5. Активировать опцию «Вставить как рисунок».

    После выполнения алгоритма пользователь заметит, что объект вставлен в виде изображения. Ситуация осложняется тем, что границы объекта не совпадают с разметкой листа. Чтобы избежать подобного расположения вещей, необходимо:

    1. Перейти в меню «Вид».
    2. Снять переключатель на опции «Сетка».

    Сетка исчезла. Изображение корректно отображается. Если кликнуть ПКМ по вставленной таблице, то пользователь заметит, что таблица отображается в виде рисунка. Соответственно, отредактировать объект в качестве таблицы не получится, только как рисунок с помощью контекстного меню или вкладки «Формат».

    Инструментарий MS Excel расширяет функциональность пользователя по автоматизации действий и копированию и вставке объектов.

    Как копировать таблицу в Excel сохраняя формат ячеек

    Тем, кто постоянно работает с Microsoft Excel, часто приходится задаваться вопросом правильного копирования данных таблицы с сохранением форматирования, формул или их значений.

    Как вставить формулу в таблицу Excel и сохранить формат таблицы? Ведь при решении данной задачи можно экономить вагон времени. Для этого будем использовать функцию «Специальная вставка» – это простой инструмент, который позволяет быстро решить сложные задачи и освоить общие принципы его использования. Использование этого простого инструмента позволяет вам быстро приводить все таблицы к однообразному формату и получать тот результат, который необходим.

    Как скопировать таблицу с шириной столбцов и высотой строк

    Допустим, у нас есть такая таблица, формат которой необходимо сохранить при копировании:

    При копировании на другой лист привычным методом Ctrl+C – Ctrl+V. Получаем нежелательный результат:

    Поэтому приходится вручную «расширять» ее, чтобы привести в удобный вид. Если таблица большая, то «возиться» придется долго. Но есть способ существенно сократить временные потери.

    Способ1:Используем специальную вставку

    1. Выделяем исходную таблицу, которую нам необходимо скопировать, нажимаем на Ctrl+C.
    2. Выделяем новую (уже скопированную) таблицу, куда нам необходимо формат ширины столбцов и нажимаем на ячейку правой кнопкой мыши, после чего в выпадающем меню находим раздел «Специальная вставка».
    3. Выбираем в нем необходимый пункт напротив опции «ширина столбцов», нажимаем «ОК».

    Она получила исходные параметры и выглядит идеально точно.

    Способ 2: Выделяем столбцы перед копированием

    Секрет данного способа в том, что если перед копированием таблицы выделить ее столбцы вместе с заголовками, то при вставке ширина каждого столбца будет так же скопирована.

    1. Выделяем столбцы листов которые содержат исходные данные.
    2. Копируем и вставляем быстро получая желаемый результат.

    Для каждого случая рационально применять свой способ. Но стоит отметить, что второй способ позволяет нам не только быстро переносить таблицу вместе с форматом, но и копировать высоту строк. Ведь в меню специальной вставки нет опции «высоту строк». Поэтому для решения такой задачи следует действовать так:

    1. Выделяем целые строки листа, которые охватывают требуемый диапазон данных:
    2. Ниже вставляем ее копию:

    Полезный совет! Самый быстрый способ скопировать сложную и большую таблицу, сохранив ее ширину столбцов и высоту строк – это копировать ее целым листом. О том, как это сделать читайте: копирование и перемещение листов.

    Вставка значений формул сохраняя формат таблицы

    Специальная вставка хоть и не идеальна, все же не стоит недооценивать ее возможности. Например, как вставить значение формулы в таблицу Excel и сохранить формат ячеек.

    Чтобы решить такую задачу следует выполнить 2 операции, используя специальную вставку в Excel.

    Операция I:

    1. Выделяем исходную таблицу с формулами и копируем.
    2. В месте где нужно вставить диапазон данных со значениями (но уже без формул), выбираем опцию «значения». Жмем ОК.

    Операция II:

    Так как скопированный диапазон у нас еще находится в буфере обмена после копирования, то мы сразу еще раз вызываем специальную вставку где выбираем опцию «форматы». Жмем ОК.

    Мы вставили значения формул в таблицу и сохранили форматы ячеек. Как вы догадались можно сделать и третью операцию для копирования ширины столбцов, как описано выше.

    Полезный совет! Чтобы не выполнять вторую операцию можно воспользоваться инструментом «формат по образцу».

    Microsoft Excel предоставляет пользователям практически неограниченные возможности для подсчета простейших функций и выполнения ряда других процедур. Использование программы позволяет устанавливать форматы, сохранять значения ячеек, работать с формулами, переносить и изменять их, таким образом, как это удобно для пользователей.

    Как перенести таблицу из бумажного документа на компьютер?

    Обычно предприятия и офисы квитанции или ведомости на бумажных документах переносят на компьютер в «Эксель» или Access вручную.

    Ручная обработка сотни таблиц (в разных стилях и форматах) силами сотрудников занимает весь рабочтий день (до 10 часов труда), и вы платите им за это зарплату!

    Можно ли автоматизировать и распознать таблицу онлайн, например? Ведь живые сотрудники куда нужнее в других более важных делах!

    Как перенести сложный документ на компьютер в цифровом виде?

    В большинстве случаев вам подойдёт самый простой вариант с использованием смартфона. Приложение Microsoft Excel для Android и iOS с недавних пор умеет распознавать таблицы онлайн, из бумажных документов через камеру или даже ПДФ-таблицы. Программа устанавливается на телефон и анализирует изображение, а затем импортирует данные в цифровом виде.

    Хотя это не единственный метод. Если вы столкнулись с проблемой оцифровки документов, то предлагаем узнать два основных способа, как это сделать за минимальное время.

    Простейший способ перенести документ в «Эксель»

    Для переноса данных бумажной квитанции, ведомости или любых данных, отпечатанных в виде таблицы на бумаге в цифровой вид также структурировано предлагаем использовать новую возможность мобильного приложения Microsoft Excel.

    Где скачать приложение Excel?

    Внутри мобильного приложения есть платная подписка на Office 365, которая в нашей задаче не требуется. Она даёт только следующие улучшенные функции:

    • кастомизация визуальной части таблиц;
    • больше инструментов по фигурам;
    • расширенные функции форматирования;
    • карты данных;
    • кастомизация диаграмм;
    • объекты SmartArt;
    • работа с форматом защиты IRM.

    Какой телефон потребуется?

    Для быстрого результата лучше всего использовать самый современный смартфон или планшет, которым вы располагаете на предприятии.

    Чем более мощный чипсет, чем больше оперативной памяти и чем лучше (а главное светочувствительнее) камера, тем быстрее будет процесс оцифровки и тем меньше он будет зависеть от смазанных снимков и задумчивости аппаратной части при обработке кадров.

    Также потребуется свободное место во внутренней файловой системе устройства.

    Что нужно сделать ещё?

    Идеально, если у вас в офисе настроен Wi-Fi. Передача графических файлов между телефоном и компьютером по мобильной Cellular-сети выльется в дополнительные затраты на трафик и будет происходить дольше.

    Инструкция, как перенести таблицы с бумаги в цифру

    Запустите приложение Microsoft Excel, разрешив ему все необходимые действия (доступ к файловой системе и к камере).

    Выберите «Вставка данных из рисунка».

    Сделайте фотографию ведомости так, чтобы появилась красная рамка вокруг данных.

    Прямо на экране определяйте область размещения таблицы (автоматика не всегда корректно выбирает размеры).

    Основанный на машинном обучении искусственный интеллект Microsoft Excel автоматически обработает фотографию и «перегонит» данные в таблицу.

    При импорте данных любые проблемы с распознаванием выводятся для ручной коррекции — отредактируйте ошибки через кнопку «Правка», а если их нет, то выберите «Пропустить».

    Чтобы минимизировать количество ошибок, держите телефон ровно (или разместите его на специальном креплении — штативе) и включите весь свет, который возможен в помещении.

    Как только работа с импортом будет завершена, выберите кнопку «Вставить».

    Это финальный этап распознавания. Как только будут готовы все Excel-таблицы, переносите их на компьютер. Далее просто копируйте структурированные данные из Excel и вставляйте в Access (или другой софт, которым вы пользуетесь для редактирования ведомостей и документов).

    Способ перенести много документов на компьютер

    Второй способ подходит к крупным предприятиям и заключается в автоматизации распознавания текста и таблиц на изображении с некоторыми гарантиями результата. Для этого приобретается мощный софт (например, ABBY FineReader, у него есть также бесплатная версия — Screenshot Reader) или нанимается разработчик (штатный или на ИТ-аутсорсинге).

    Для автоматизации процесса с большим количеством таблиц на бумажных носителях помимо самого софта потребуется участие программиста, который подготовит скриптовую часть.

    Разработкой таких решений могут заняться фрилансеры или специалисты ИТ-аутсорсинговой компании. Напишите нам в ZEL-Услуги, если вас интересуют такого рода задачи, чтобы снизить затраты на рутину — подготовим коммерческое предложение под особенности и условия вашего бизнеса.