Использование «умных» таблиц в Microsoft Excel

Что делает умная таблица Excel?

Доброго времени суток друзья!

Темой этого урока будут, так называемая, умная таблица Excel. Кто же собственно они такие и почему умные, как их создавать и как ими пользоваться, для чего они служат и в каких случаях их лучше использовать. На все эти вопросы я и попытаюсь ответить и раскрыть максимально полностью все заданные вопросы.

Само название и терминология являются такими, которые очень хорошо отображают суть такого явления как, умная таблица Excel. Работать с ними удобнее и намного приятнее, нежели с обычными таблицами и немного людей умеет ими пользоваться, а при более близком знакомстве и не хотят возвращаться к старым методам работы.

Много, тех пользователей, которые много работают с таблицами знают, что для эффективной работы с ними нужно соблюдать некие жесткие правила которые сделают работу эффективной и удобной, а также позволят вам уйти домой с работы вовремя. Правила можно определить следующие:

  • Не стоить объединять ячейки без большой на то необходимости;
  • Вставлять строки промежуточных итогов;
  • Выставлять фильтры по умолчанию;
  • Использовать в диапазонах только однотипные данные (если количество то только количество и только цифрами);
  • Убирать все пустые строки и столбцы;
  • При выделении цветом не поленится и выделить и закрасить диапазон вручную и только то что нужно не используя для этого верхнюю и боковую линейки;
  • Производить однотипное форматирование всех частей таблицы, выделять цветом шапку и при необходимости строки;
  • Обязательно закреплять область печати, что бы закреплённая «шапка» вашей таблицы всегда была на виду;
  • Использование правильной орфографии при написании формул, написание абсолютных или относительных ссылок в таком виде, что бы при их протягивании все расчёты были нерушимы;
  • Обязательно давать уникальные название для колонок и т.д.

Соблюдая такие простые и тем не менее эффективные правила, хотя я наверное и не всё перечислил, позволит вам не мучатся в попытках исправить последствия своих неаккуратных действий. Хотя в новых версиях, Excel позволит вам некоторые действия производить в автоматическом режиме или просто упростит их настройку.

Рассмотрим поэтапно работу с умными таблицами:

Создается умная таблица Excel всего в пару кликов, легко и просто. Ставите курсор на любую ячейку таблицы, а потом процедура создания можно разделить на 3 способа:

  • 1 способ: с помощью горящей комбинации клавиш Ctrl+T;
  • 2 способ: на панели управление выбираем вкладку «Главная» и выбираем пункт «Форматируем как таблицу», после выбираем понравившийся вам дизайн, а их там более полусотни.
  • 3 способ: на панели управление нам нужна вкладка «Вставка» и пункт «Таблица».

Следующим этапом вы подтверждаете диапазон вашей таблицы, указываете вариант отображения заголовка таблицы и нажимаем ОК. Умная таблица создана.

Приступаем к самому красивому этапу работы с умными таблицами – это форматирование. Форматирование имеется в виду не только нацепить шаблонную «шкурку» та таблицу и разукрасить ее в разные цвета в целом так и изменить стили отображаемых ячеек, это возможность находится в панели управления в разделе «Главная» и выбрать пункт «Стили ячеек». Если же у вас уже имелось какое-то либо форматирования таблицы до ее поумнения и есть вероятность конфликта разных оформлений, то для избежание проблем скиньте старое оформление, конфликтов не будет. Но и формат ячеек также сбросится и тогда нужно будет восстановить, если там было что-то предустановленное, типа, формат времени, проценты и т.п.

При выборе формата умная таблица Excel много функций включает автоматически:

  • Таблице присваивается имя, которое можно изменить на вкладке «Конструктор»;
  • Умная таблица получает возможность автоматически подстраиваться под размер данных и изменять свою высоту и ширину при их добавлении или удалении;
  • В шапке умной таблицы включается «Автофильтр» (выпадающий список) для удобства и быстроты (есть возможность его принудительного отключения на вкладке «Данные»);
  • Если вы добавляете новые строки или столбцы производится и автоматическое копирование формул;
  • Появляется возможность на вкладке «Конструктор» включить возможность «Показать итоговою строку» где есть возможность выбора функции отображения данных (сумма, количество, среднее и т.д.);
  • При работе с функциями обращаться к данным умной таблицы возможно указывая имена отдельных элементов (к примеру, для суммирование данных таблицы по столбику «Сумма» мы можем использовать формулу такого вида =СУММ(Название таблицы[Сумма]) вместо =СУММ(H2:H54), что позволит не задумываться о количестве строк и корректности указанного диапазона).

3. Работа со стилями таблицы

А теперь поговорим о красоте, без нее просто никуда, а точнее как использовать и применять стили умной таблицы. Ведь окромя красоты стили умных таблиц также помогают и функционально, как минимум визуализируют информацию, а как максимум добавляют вышеуказанную функциональность. Я думаю, вы согласитесь со мной, что таким образом таблицы становятся лучше и понятней. А применить все стили и подобрать наиболее отвечающий, вашим нуждам можно используя пункт меню «Форматировать как таблицу». В выпадающем списке вы можете выбрать вариант, который вам максимально подходит, это сделать легко так как, просто при наведении указателя мышки на вашу таблицу автоматически применяется указанный стиль.

4. Как создать имя умной таблицы

Как и многим элементам в Excel, умным таблицам можно присвоить имя в поле «Имя таблицы» и при неоднократном использовании увеличить эффективность ее использования. Также присвоенное имя начнёт отображаться в Диспетчере имен, который находится по пути «Формулы»-«Диспетчер имен». Но это не полноценный поименованный диапазон и его нельзя использовать вот так прямо, работать не будет, а вот в обход дает отличный результат. Это когда вы создаете именной диапазон, который ссылается на умную таблицу и самое классное что при изменении таблицы меняется и ваш, к примеру, выпадающий список, что согласитесь очень удобно.

5. Как работает со срезами умной таблицы Excel

Совсем недавно Excel добавил в свои умные таблицы возможность выноса фильтров – срезы. Эти наглядные примеры отлично показывают всю необходимую и запрашиваемую информацию. Использовать эту возможность можно в панели управления «Конструктор», выбрав пункт «Вставить срез» указав в конструкторе какую именно информацию вам нужно. После выбираете стиль среза, и у вас всё работает. Кроме умных таблиц вам может быть интересно: «Как создать сводную таблицу в Excel», «Как получить данные со сводной таблицы», «8 способов как сравнить две таблицы в Excel».

Спасибо за ваше внимание, надеюсь, было полезно и интересно, буду рад вашим комментариям и лайкам!

До новых встреч!

Слон — это мышь, изготовленная по правительственному заказу.
Роберт Хайнлайн

Создание и ведение таблиц Excel

Итак, таблица в Excel – это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.

Если на листе Excel выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек.
В таблицах можно использовать функции и формулы Excel , в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.

Создание таблицы

  1. Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
  2. В ленте меню выбрать вкладку Вставка [Insert], в раскрывшейся группе команд Таблицы [Tables] необходимо выбрать команду Таблица [Table].

  1. Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы

Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.

  1. ОК.

Присвоение имени таблице

По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.

  1. Выделить ячейку таблицы.
  2. На вкладке Конструктор [Design], в группе Свойства [Properties] ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter.

Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.

Читайте также  Расчет НДС в Microsoft Excel

Форматирование таблиц

В созданной таблице можно изменить цвет, шрифт, вид границ и прочее. С помощью форматирования можно добиться того, что информация будет легче восприниматься. Эти изменения можно выполнить самостоятельно или выбрать готовый стиль оформления.

  1. Выделить ячейку таблицы.
  2. На вкладке Конструктор [Design] выбрать нужное оформление в группе Стили таблиц [Table Styles].

Вычисления в таблицах

К таблице можно добавить дополнительную, итоговую строку, в которой будут размещены результаты выполнения различных функций, примененных к данным некоторых или всех полей.
Порядок действия следующий:

  1. На вкладке Конструктор [Design] в группе Параметры стилей таблиц [Table Style Options], выбрать Строка итогов [Total Row].

  1. В появившейся новой строке Итог [Total] выбрать поле, в котором нужно обработать данные, и в раскрывающемся меню выбрать нужную функцию.

Для ввода в конец таблицы новых записей следует выделить строку итогов и воспользоваться правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в нем нужно выбрать пункт Вставить. Если в появившуюся новую строку ввести данные, они будут автоматически участвовать в пересчете итогов.

Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.

Для проведения расчетов и помещения результатов в новое поле, достаточно ввести формулу в одну ячейку этого поля. Excel автоматически размножит ее по всем ячейкам данного поля. Если правильно установлены параметры Excel , при вводе формулы в нее записываются не адреса ячейки, а имена полей.

Если вместо имени поля на экране в формулах указаны адреса ячеек, необходимо изменить настройку:

  1. Выбрать вкладку Файл [File] или кнопку Офис [Office], в зависимости от версии Excel; затем вкладку Параметры [Options].
  2. В разделе Формулы [Formulas], в группе Работа с формулами [Working with formulas], отметить пункт Использовать имена таблиц в формулах [Use table name in formulas].
  3. OK.

Преобразование таблицы в обычный диапазон

При работе с таблицами, наряду с преимуществами, действует ряд ограничений: нельзя объединять ячейки, нельзя добавлять промежуточные итоги и т.д. Если расчеты в таблице завершены и нужны только данные из нее и, возможно, оформление, таблицу можно быстро преобразовать в обычный диапазон данных.
Для этого необходимо выполнить следующие шаги:

  1. На вкладке Конструктор [Design] выбрать группу Сервис [Tools].
  2. Выбрать вкладку Преобразовать в диапазон [Convert to Range].

  1. Нажать на кнопку Да [Yes].

Использование «умных» таблиц в Microsoft Excel

Сегодня поговорим про ТАБЛИЦЫ. Не про таблицы, а именно про ТАБЛИЦЫ . Именно так Microsoft предложил называть те замечательные таблицы, о которых пойдёт речь ниже. В зачаточном состоянии они появились в Excel 2003 и назывались там » списками » («lists»). В Excel 2007 их довели до ума и переименовали в ТАБЛИЦЫ (TABLES), а то что раньше все нормальные люди называли таблицами, теперь предложено называть ДИАПАЗОНОМ (range). В России этот подход не прижился, да и чего ради людям менять задним числом устоявшиеся термины, поэтому TABLES мы будем называть » умными таблицами «, а таблицы в их общеупотребительном понимании оставим в покое.

Умные таблицы

Надо признать, что термин умные таблицы достаточно хорошо ухватывает суть явления. Действительно, иметь дело в Excel с умными таблицами куда проще и приятнее, чем с обычными. Однако не все о них знают. Давайте восполним этот пробел, потому что умные таблицы воистину изменят вашу жизнь и вы не захотите возвращаться после этого к обычным таблицам.

Зачем они нужны?

Те люди, кто много работает в Excel со временем понимают, что, создавая свои таблицы, надо придерживаться определенных жёстких правил.

  1. Всем столбцам давать уникальные названия колонок.
  2. Не допускать пустых столбцов и строк в таблице.
  3. Не допускать разнородных данных в пределах одной колонки. Если уж решили, что, например, в колонке E должен хранится объем продаж в штуках, то не надо туда же вносить объём продаж, скажем, в деньгах у части строк таблицы.
  4. Не объединять ячейки без самой крайней необходимости.
  5. Форматировать таблицу, чтобы она выглядела одинаково во всех своих частях. То есть элементарно рисовать сетку, выделять цветом заголовки столбцов.
  6. Закреплять области, чтобы заголовок был всегда виден на экране.
  7. Ставить фильтр по умолчанию.
  8. Вставлять строку подитогов.
  9. Грамотно использовать абсолютные и относительные ссылки в формулах, чтобы их можно было протягивать без необходимости внесения изменений.
  10. При рабте с таблицей не выделять цветом строки/столбцы за пределами таблицы. Это поветрие, кстати очень сильно распространено, — взять выделить всю строку или весь столбец одним кликом мыши и закрасить. И наплевать, что в таблице 100 строк, а закрасилось помимо них ещё 1 000 000 строк. А потом невинно интересоваться: «Почему мои файлы так много весят?»

Соблюдение этих простых правил поможет вам, если не уходить пораньше с работы домой, так хотя бы работать более продуктивно и осмысленно, осваивая действительно интересные и сложные вещи, а не воюя с последствиями своей неаккуратности на каждом шагу.

Так вот к 13-й версии (Excel 2007) его разработчики пригляделись к типовым действиям квалифицированных пользователей Excel и падарили нам функционал умных таблиц, за что им огромное спасибо. Потому что большую часть того, что я только что перечислил умные таблицы либо делают сами автоматически, либо очень сильно облегчают настройку оного.

Итак, давайте познакомимся, как создаются умные таблицы и какими полезными свойствами обладают.

1.Создание умной таблицы

Создать умную таблицу можно буквально за пару кликов мышью. Встаньте на любую ячейку вашей таблицы,

  1. Способ 1 — на ленте ГЛАВНАЯ выбираем Форматировать как таблицу , выбираем понравишейся дизайн (при этом вам доступны 60 стандартных способа форматирования)
  2. Способ 2 — Нажимаем Ctrl-T
  3. Способ 3 — На ленте ВСТАВКА выбрать Таблица

далее подтверждаем координаты таблицы и факт наличия/отсутствия заголовков, нажимаем OK.

2.Форматирование

Если до того, как поумнеть, ваша таблица имела форматирование (рамки, цвета букв и фона и т.п.), то возможно вам стоит это форматирование сбросить, чтобы оно не «конфликтовало» с форматированием умной таблицы. Для этого:

  1. Выделите таблицу целиком — проще всего 2 раза нажать Ctrl-A (латинская «A»!)
  2. На ленте ГЛАВНАЯ щёлкните Стили ячеек , далее стиль Обычный

При этом все проблемы с форматированием сразу решаются. Однако вам придётся восстанавливать форматы столбцов ячеек: формат даты, времени, нюансы числового формата (типа количества знаков после точки), но это не очень сложно. В любом случае вам решать — сбрасывать форматирование этим способом, либо каким-то другим, менее «разрушительным», но знать о нём надо.

3.Предпросмотр стиля таблицы

Через меню Форматировать как таблицу вы можете увидеть, как будет выглядеть ваша таблица при приминении любого имеющегося стандартного стиля. Очень удобно и наглядно!

4.Прочие плюшки и полезности.

  1. Чередующийся цвет строк или столбцов! Да знаете ли вы, что раньше для этого надо было 10 минут колдовать с условным форматированием с бубном и крысиными костями!. «А теперь? Оглянитесь вокруг, — какие вам корпуса понастроили, какие газоны разбили, водопровод, телевизор, газовая кухня, парники, цветники. «
  2. Включение строки итогов одним нажатием!
  3. Фильтр по умолчанию
  4. Первый и последний столбец могут быть выделены жирным шрифтом
  5. При прокрутке таблицы столбцы видны БЕЗ закрепления областей! Чего ж вам боле?!

5.Упрощенное выделение таблицы, столбцов, строк

6.Умная таблица имеет имя и его можно изменять

Хоть умная таблица и появляется в Диспетчере имен , но она не полностью равносильна именованному диапазону. Например, не получится напрямую столбец умной таблицы использовать в качестве источника строк для выпадающего списка функции Проверка данных (Data validation). Приходится создавать именованный диапазон, который ссылается уже на умную таблицу, тогда это работает. И в этом случае данный именованный диапазон, в случае добавления новых строк в умную таблицу, та расширяется автоматически, чем я очень люблю пользоваться и вам очень рекомендую.

7.Вставка срезов.

В Excel 2010 появилась такая полезная функция как срезы . Это наглядные фильтры, которые можно добавлять к сводным таблицам, а также и к умным таблицам тоже. Посмотрим как это работает:

Читайте также  Нумерация страниц в Microsoft Excel

8.Структурированные формулы.

Структурированные формулы оперируют не адресами ячеек и диапазонов, а столбцами умной таблицы, диапазонами столбцов и специальными областями таблиц (типа заголовков, строки итогов, всей областью данных таблицы). Смотрим:

«Умный» способ адрессации На что ссылается Формула возвращает Стандартный диапазон
=СУММ(Результаты) По умолчанию умная таблица, которая названа «Результаты» ссылается на область своих данных 87 B3:E7
=СУММ(Результаты[#Данные]) Тот же результат вернёт данная формула, где область данных указана в явном виде. 87 B3:E7
=СУММ(Результаты[Продажи]) Суммируем область данных столбца «Продажи». Если надо создать именованный диапазон, который будет ссылаться на столбец умной таблицы, то надо использовать синтаксис Результаты[Продажи]. 54 D3:D7
=Результаты[@Прибыль] Данную формулу мы вводили в строке 3. @ — означает текущую строку, а Прибыль — столбец, из которого возвращаются данные. 6 E3
=СУММ(Результаты[Продажи]:Результаты[Прибыль]) Ссылка на диапазон столбцов: от колонки «Продажи», до колонки «Прибыль» включительно. Обратите внимание на оператор «:», который создаёт диапазон. 87 D3:E7
=СУММ(Результаты[@]) Формулу вводили в троке 3. Она вернула всю строку таблицы. 11 B3:E3
=СЧЁТЗ(Результаты[#Заголовки]) Подсчёт количества элементов в #Заголовки. 4 B2:E2
=Результаты[[#Итоги];[Продажи]] Формула возвращает итоговую строку для столбца Продажи. Это не одно и тоже, что Результаты[Продажи], так как итоговая функция может быть разной, например, средней величиной. 54 D8

Предупреждение для любителей полазить по иностранным сайтам: товарищи, учитывайте различия в региональных настройках России и западных стран (англоязычных то точно). В региональных настройках есть такой параметр, как » Разделитель элементов списка «. Так вот на Западе это запятая , а у нас точка с запятой . Поэтому, когда они пишут формулы в Excel, то параметры разделяются запятыми , а когда мы пишем, то — точкой с запятой . Тоже самое и в переводных книгах, везде.

Умные таблицы в Excel

Видео

Постановка задачи

Имеем таблицу, с которой постоянно приходится работать (сортировать, фильтровать, считать по ней что-то) и содержимое которой периодически изменяется (добавляется, удаляется, редактируется). Ну, хотя бы, для примера — вот такого вида:

Размер — от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч строк — не важен. Задача — всячески упростить и облегчить себе жизнь, превратив эти ячейки в «умную» таблицу.

Решение

Выделяем любую ячейку в таблице и на вкладке Главная (Home) разворачиваем список Форматировать как таблицу (Format as table) :

В раскрывшемся списке стилей выбираем любой вариант заливки на наш вкус и цвет и в окне подтверждения выделенного диапазона жмем ОК и получаем на выходе примерно следующее:

В результате после такого преобразования диапазона в «умную» Таблицу (с большой буквы!) имеем следующие радости (кроме приятного дизайна):

  1. Созданная Таблицаполучает имяТаблица1,2,3 и т.д. которое, можно изменить на более адекватное на вкладке Конструктор (Design) . Это имя можно использовать в любых формулах, выпадающих списках и функциях, например в качестве источника данных для сводной таблицы или массива поиска для функции ВПР (VLOOKUP).
  2. Созданная один раз Таблицаавтоматически подстраивается в размерах при добавлении или удалении в нее данных. Если дописать к такой Таблице новые строки — она растянется ниже, если добавить новые столбцы — разойдется вширь. В правом нижнем углу Таблицы можно увидеть автоматически перемещающийся маркер границы и, при необходимости, скорректировать его положение мышью:

  • В шапке Таблицы автоматически включается Автофильтр (можно принудительно отключить на вкладке Данные (Data) ).
  • При добавлении новых строк в них автоматически копируются все формулы.
  • При создании нового столбца с формулой — она будет автоматически скопирована на весь столбец — не надо тянуть формулу черным крестом автозаполнения.
  • При прокрутке Таблицы вниз заголовки столбцов (A, B, C…) меняются на названия полей, т.е. уже можно не закреплять шапку диапазона как раньше (в Excel 2010 там еще и автофильтр):

    Включив флажок Показать итоговую строку (Total row) на вкладке Конструктор (Design) мы получаем автоматическую строку итогов в конце Таблицы с возможностью выбора функции (сумма, среднее, количество и т.д.) по каждому столбцу:

  • К данным в Таблице можно адресоваться, используя имена отдельных ее элементов. Например, для суммирования всех чисел в столбце НДС можно воспользоваться формулой =СУММ(Таблица1[НДС]) вместо =СУММ(F2:F200) и не думать уже про размеры таблицы, количество строк и корректность диапазонов выделения. Также возможно использовать еще следующие операторы (предполагается, что таблица имеет стандартное имя Таблица1):
    • =Таблица1[#Все] — ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов
    • =Таблица1[#Данные] — ссылка только на данные (без строки заголовка)
    • =Таблица1[#Заголовки] — ссылка только на первую строку таблицы с заголовками столбцов
    • =Таблица1[#Итоги] — ссылка на строку итогов (если она включена)
    • =Таблица1[#Эта строка] — ссылка на текущую строку, например формула =Таблица1[[#Эта строка];[НДС]] — будет ссылаться на значение НДС из текущей строки таблицы.

    (В англоязычной версии эти операторы будут звучать, соответственно, как #All, #Data, #Headers, #Totals и #This row).

    В Excel 2003 было что-то отдаленно похожее на такие «умные» таблицы — называлось Списком и создавалось через меню Данные — Список — Создать список (Data — List — Create list) . Но даже половины нынешнего функционала там не было и в помине. В более древних версиях Excel не было и этого.

    Что делает умная таблица Excel?

    Доброго времени суток друзья!

    Темой этого урока будут, так называемая, умная таблица Excel. Кто же собственно они такие и почему умные, как их создавать и как ими пользоваться, для чего они служат и в каких случаях их лучше использовать. На все эти вопросы я и попытаюсь ответить и раскрыть максимально полностью все заданные вопросы.

    Само название и терминология являются такими, которые очень хорошо отображают суть такого явления как, умная таблица Excel. Работать с ними удобнее и намного приятнее, нежели с обычными таблицами и немного людей умеет ими пользоваться, а при более близком знакомстве и не хотят возвращаться к старым методам работы.

    Много, тех пользователей, которые много работают с таблицами знают, что для эффективной работы с ними нужно соблюдать некие жесткие правила которые сделают работу эффективной и удобной, а также позволят вам уйти домой с работы вовремя. Правила можно определить следующие:

    • Не стоить объединять ячейки без большой на то необходимости;
    • Вставлять строки промежуточных итогов;
    • Выставлять фильтры по умолчанию;
    • Использовать в диапазонах только однотипные данные (если количество то только количество и только цифрами);
    • Убирать все пустые строки и столбцы;
    • При выделении цветом не поленится и выделить и закрасить диапазон вручную и только то что нужно не используя для этого верхнюю и боковую линейки;
    • Производить однотипное форматирование всех частей таблицы, выделять цветом шапку и при необходимости строки;
    • Обязательно закреплять область печати, что бы закреплённая «шапка» вашей таблицы всегда была на виду;
    • Использование правильной орфографии при написании формул, написание абсолютных или относительных ссылок в таком виде, что бы при их протягивании все расчёты были нерушимы;
    • Обязательно давать уникальные название для колонок и т.д.

    Соблюдая такие простые и тем не менее эффективные правила, хотя я наверное и не всё перечислил, позволит вам не мучатся в попытках исправить последствия своих неаккуратных действий. Хотя в новых версиях, Excel позволит вам некоторые действия производить в автоматическом режиме или просто упростит их настройку.

    Рассмотрим поэтапно работу с умными таблицами:

    Создается умная таблица Excel всего в пару кликов, легко и просто. Ставите курсор на любую ячейку таблицы, а потом процедура создания можно разделить на 3 способа:

    • 1 способ: с помощью горящей комбинации клавиш Ctrl+T;
    • 2 способ: на панели управление выбираем вкладку «Главная» и выбираем пункт «Форматируем как таблицу», после выбираем понравившийся вам дизайн, а их там более полусотни.
    • 3 способ: на панели управление нам нужна вкладка «Вставка» и пункт «Таблица».

    Следующим этапом вы подтверждаете диапазон вашей таблицы, указываете вариант отображения заголовка таблицы и нажимаем ОК. Умная таблица создана.

    Приступаем к самому красивому этапу работы с умными таблицами – это форматирование. Форматирование имеется в виду не только нацепить шаблонную «шкурку» та таблицу и разукрасить ее в разные цвета в целом так и изменить стили отображаемых ячеек, это возможность находится в панели управления в разделе «Главная» и выбрать пункт «Стили ячеек». Если же у вас уже имелось какое-то либо форматирования таблицы до ее поумнения и есть вероятность конфликта разных оформлений, то для избежание проблем скиньте старое оформление, конфликтов не будет. Но и формат ячеек также сбросится и тогда нужно будет восстановить, если там было что-то предустановленное, типа, формат времени, проценты и т.п.

    При выборе формата умная таблица Excel много функций включает автоматически:

    • Таблице присваивается имя, которое можно изменить на вкладке «Конструктор»;
    • Умная таблица получает возможность автоматически подстраиваться под размер данных и изменять свою высоту и ширину при их добавлении или удалении;
    • В шапке умной таблицы включается «Автофильтр» (выпадающий список) для удобства и быстроты (есть возможность его принудительного отключения на вкладке «Данные»);
    • Если вы добавляете новые строки или столбцы производится и автоматическое копирование формул;
    • Появляется возможность на вкладке «Конструктор» включить возможность «Показать итоговою строку» где есть возможность выбора функции отображения данных (сумма, количество, среднее и т.д.);
    • При работе с функциями обращаться к данным умной таблицы возможно указывая имена отдельных элементов (к примеру, для суммирование данных таблицы по столбику «Сумма» мы можем использовать формулу такого вида =СУММ(Название таблицы[Сумма]) вместо =СУММ(H2:H54), что позволит не задумываться о количестве строк и корректности указанного диапазона).

    3. Работа со стилями таблицы

    А теперь поговорим о красоте, без нее просто никуда, а точнее как использовать и применять стили умной таблицы. Ведь окромя красоты стили умных таблиц также помогают и функционально, как минимум визуализируют информацию, а как максимум добавляют вышеуказанную функциональность. Я думаю, вы согласитесь со мной, что таким образом таблицы становятся лучше и понятней. А применить все стили и подобрать наиболее отвечающий, вашим нуждам можно используя пункт меню «Форматировать как таблицу». В выпадающем списке вы можете выбрать вариант, который вам максимально подходит, это сделать легко так как, просто при наведении указателя мышки на вашу таблицу автоматически применяется указанный стиль.

    4. Как создать имя умной таблицы

    Как и многим элементам в Excel, умным таблицам можно присвоить имя в поле «Имя таблицы» и при неоднократном использовании увеличить эффективность ее использования. Также присвоенное имя начнёт отображаться в Диспетчере имен, который находится по пути «Формулы»-«Диспетчер имен». Но это не полноценный поименованный диапазон и его нельзя использовать вот так прямо, работать не будет, а вот в обход дает отличный результат. Это когда вы создаете именной диапазон, который ссылается на умную таблицу и самое классное что при изменении таблицы меняется и ваш, к примеру, выпадающий список, что согласитесь очень удобно.

    5. Как работает со срезами умной таблицы Excel

    Совсем недавно Excel добавил в свои умные таблицы возможность выноса фильтров – срезы. Эти наглядные примеры отлично показывают всю необходимую и запрашиваемую информацию. Использовать эту возможность можно в панели управления «Конструктор», выбрав пункт «Вставить срез» указав в конструкторе какую именно информацию вам нужно. После выбираете стиль среза, и у вас всё работает. Кроме умных таблиц вам может быть интересно: «Как создать сводную таблицу в Excel», «Как получить данные со сводной таблицы», «8 способов как сравнить две таблицы в Excel».

    Спасибо за ваше внимание, надеюсь, было полезно и интересно, буду рад вашим комментариям и лайкам!

    До новых встреч!

    Слон — это мышь, изготовленная по правительственному заказу.
    Роберт Хайнлайн

    Использование «умных» таблиц в Microsoft Excel

    «Горячие» клавиши, профессиональные приёмы обработки больших списков, вставка промежуточных итогов, деление текста по столбцам и сцепка, консолидация, СВОДНЫЕ таблицы и пр.

    MS Office для Windows

    Все мои курсы

    Шаблоны

    Excel-II: Работа с большими таблицами (8 ак. ч.)

    «Горячие» клавиши, профессиональные приёмы обработки больших списков, вставка промежуточных итогов, деление текста по столбцам и сцепка, консолидация, СВОДНЫЕ таблицы и пр. Тренинг для пользователей, изучивших основы и желающих автоматизировать обработку данных в Excel при получении выгрузок из баз данных, составлении отчетов и пр. документов.

    Расписание вебинаров и запись здесь.

    Для организации корпоративного тренинга напишите мне it-kurs@yandex.ru

    П р о г р а м м а к у р с а

    Модуль 1. Приёмы обработки больших таблиц (списков)
    Данный модуль раскрывает все хитрости и нюансы по созданию выпадающих списков, использованию «умных таблиц». Инструмент «Сортировка» откроет себя с новых неожиданных сторон. Автоматизируем задачи подведения промежуточных и общих итогов. Научимся быстро и без ошибок создавать итоговые таблицы на основе большого количества исходных листов или файлов.
    1.1. Использование «умных» таблиц и автофильтров, в том числе:

    • автозакрепление заголовков;
    • «умная» строка итога и неоднократное использование автофильтра на одном листе;
    • удобный режим ввода и правки формул;
    • быстрый доступ и легкий способ поиска нужной таблицы в сложном файле.

    1.2. Особенности применения сортировки:

    • многоуровневая сортировка, сортировка по цвету шрифта или заливки;
    • упорядочивание записей по заголовкам таблицы или по строке итога.

    1.3. Работа с общими и промежуточными итогами:

    • хитрости ручного подведения итогов в больших таблицах;
    • автоматическое создание промежуточных итогов;
    • использование функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в сложных таблицах с большим количеством расшифровок.

    1.4. Консолидация данных:

    • плюсы и минусы автоматической консолидации данных отличающихся друг от друга таблиц, расположенных на разных листах или в разных файлах;
    • ручная консолидация данных на итоговом листе при помощи «трехмерных» ссылок – для таблиц жесткой структуры;
    • режим обработки группы листов.

    1.5. Условное форматирование для выборочного, но автоматизированного оформления данных:

    • настройка градиентной заливки для выделения значений от большего к меньшему;
    • выделить цветом ячейки с искомым фрагментов текста;
    • выделить цветом значения, которые больше или меньше заданного по условию;
    • попарное сравнение данных (поиск изменений);
    • поиск отличий в двух списках и выделение их цветом.

    Модуль 2. Анализ данных с помощью сводных таблиц
    Этот блок всецело посвящен работе со сводными таблицами – мы разберем их очень подробно, аккуратно. Все базовые операции станут понятными и доступными, но также не останутся за кадром и различные фишки – как создать собственные группы, как перевести данные из рублей в тысячи рублей, как сделать фильтрацию наглядной и многие другие полезнейшие интересности.
    2.1. Построение сводной таблицы:

    • создание структуры сводной таблицы, перестройка макета;
    • управление иерархией строк и столбцов;
    • обновление данных и изменение источника данных.

    2.2. Оформление сводных таблиц:

    • способы переименования заголовков и строк таблицы;
    • как поменять местами столбцы или строки таблицы;
    • форматирование данных: ширина столбцов, центрирование заголовков, числовые форматы;
    • цветовые решения.

    2.3. Работа с отчетом сводной таблицы:

    • автоматическая расшифровка интересующего значения;
    • добавление собственных промежуточных итогов в отчет сводной таблицы (группировка);
    • использование возможностей дополнительных вычислений (в т.ч. числе как отобразить одновременно и абсолютные, и относительные показатели);
    • использование ссылок на ячейки отчета сводной таблицы.

    Модуль 3. Подготовка к совместной работе
    Как защитить результаты своей работы и исключить в них нежелательные действия, узнаем из этого модуля: пароль на доступ к файлу, блокировка листов (защита от удаления, переименования и пр.) и защита ячеек.
    3.1. Три инструмента защиты данных:

    • пароль на доступ к файлу;
    • защита листов от удаления, переименования и т.д.;
    • защита данных и формул от удаления, корректировок и пр.

    3.2. Работа с выпадающими списками:

    • создание выпадающего списка;
    • как разрешить сделать запись не из списка, и быстрый поиск «новых» записей.