Группировка данных в Microsoft Excel

Группировка данных в Excel – придаем таблицам стройности

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Как сгруппировать данные в Excel

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру .

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура . В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо ). Будет создана группировка

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5 . В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки . Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру .

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Добавить комментарий Отменить ответ

10 комментариев

Добрый день!
Как в книге создать 2 группировки друг за другом, чтобы когда они свернуты не отображались страницы.
Например, в таблице 15 строк. 3 всегда отображаются. Затем 4 строки в группировке и следующие 4 строки в группировке. Надо чтобы,когда обе группировки собраны из них ничего не отображалось.

Здравствуйте, Кир.
Для каждой группировки нужно определять итоговый столбец, который располагается либо над группируемым участком, либо под ним. Поскольку у Вас две группы строк примыкают друг к другу, нужно для верхнего участка установить итоги над данными, для нижнего — под данными. Как это делается — описано вначале пункта «Ручное создание структуры».

Добрый день!
Как сделать чтобы группировки были разного цвета( например 1 группа где знак (+) красного. 2 группа где знак (+) зеленого итд)

Дмитрий, здравствуйте. Если Вы хотите, чтобы именно строка итогов отличалась по цвету — лучше всего воспользоваться Условным форматированием

Здравствуйте! Почему при создании структуры с первого столбца в документе не отображается плюсик? Только точки над структурируемыми столбцами и цифры уровня структуры… Что делать, если структура нужна именно с 1го столбца? Excel 2016. Спасибо.

Здравствуйте, Елена. Не отображается плюсик, потому что он проставляется над столбцом промежуточных итогов. Например, в столбцах у Вас данные по месяцам, и они сворачиваются в итоговые цифры года. Плюсик будет над столбцом соответствующего года.
Итоговый столбец может быть слева или справа от группируемого массива. У Вас в настройках выставлено «слева», однако столбца слева не существует, Вы группируете начиная с первого. Потому, плюсика и нет. Вы можете пойти двумя путями:
1. Скрывать и раскрывать группировку кнопками уровней в верхнем левом углу окна
2. Выбрать расположение столбца итогов справа от группируемого массива. Тогда плюсик будет отображаться в следующем столбце после группируемых. Как это сделать — я рассказал в пункте «Ручное создание структуры»

Спасибо.
Научился группировать столбцы за 15 секунд.

Группировка данных в Microsoft Excel

При работе с таблицами, в которые входит большое количество строк или столбцов, актуальным становится вопрос структурирования данных. В Экселе этого можно достичь путем использования группировки соответствующих элементов. Этот инструмент позволяет не только удобно структурировать данные, но и временно спрятать ненужные элементы, что позволяет сконцентрировать своё внимания на других частях таблицы. Давайте выясним, как произвести группировку в Экселе.

Настройка группировки

Прежде чем перейти к группировке строк или столбцов, нужно настроить этот инструмент так, чтобы конечный результат был близок к ожиданиям пользователя.

    Переходим во вкладку «Данные».

  • Открывается окно настройки группировки. Как видим по умолчанию установлено, что итоги и наименования по столбцам располагаются справа от них, а по строкам – внизу. Многих пользователей это не устраивает, так как удобнее, когда наименование размещается сверху. Для этого нужно снять галочку с соответствующего пункта. В общем, каждый пользователь может настроить данные параметры под себя. Кроме того, тут же можно включить автоматические стили, установив галочку около данного наименования. После того, как настройки выставлены, кликаем по кнопке «OK».
  • На этом настройка параметров группировки в Эксель завершена.

    Группировка по строкам

    Выполним группировку данных по строкам.

      Добавляем строчку над группой столбцов или под ней, в зависимости от того, как планируем выводить наименование и итоги. В новой ячейке вводим произвольное наименование группы, подходящее к ней по контексту.

    Выделяем строки, которые нужно сгруппировать, кроме итоговой строки. Переходим во вкладку «Данные».

    На ленте в блоке инструментов «Структура» кликаем по кнопке «Группировать».

    На этом создание группы завершено. Для того, чтобы свернуть её достаточно нажать на знак «минус».

    Чтобы заново развернуть группу, нужно нажать на знак «плюс».

    Группировка по столбцам

    Аналогичным образом проводится и группировка по столбцам.

      Справа или слева от группируемых данных добавляем новый столбец и указываем в нём соответствующее наименование группы.

    Выделяем ячейки в столбцах, которые собираемся сгруппировать, кроме столбца с наименованием. Кликаем на кнопку «Группировать».

  • В открывшемся окошке на этот раз ставим переключатель в позицию «Столбцы». Жмем на кнопку «OK».
  • Читайте также  Восстановление поврежденных файлов Microsoft Excel

    Группа готова. Аналогично, как и при группировании столбцов, её можно сворачивать и разворачивать, нажимая на знаки «минус» и «плюс» соответственно.

    Создание вложенных групп

    В Эксель можно создавать не только группы первого порядка, но и вложенные. Для этого, нужно в развернутом состоянии материнской группы выделить в ней определенные ячейки, которые вы собираетесь сгруппировать отдельно. Затем следует провести одну из тех процедур, какие были описаны выше, в зависимости от того, со столбцами вы работаете или со строками.

    После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

    Разгруппирование

    Если вы хотите переформатировать или просто удалить группу, то её нужно будет разгруппировать.

      Выделяем ячейки столбцов или строк, которые подлежат разгруппированию. Жмем на кнопку «Разгруппировать», расположенную на ленте в блоке настроек «Структура».

  • В появившемся окошке выбираем, что именно нам нужно разъединить: строки или столбцы. После этого, жмем на кнопку «OK».
  • Теперь выделенные группы будут расформированы, а структура листа примет свой первоначальный вид.

    Как видим, создать группу столбцов или строк довольно просто. В то же время, после проведения данной процедуры пользователь может значительно облегчить себе работу с таблицей, особенно если она сильно большая. В этом случае также может помочь создание вложенных групп. Провести разгруппирование так же просто, как и сгруппировать данные.

    Как настроить группировку строк в excel?

    Здравствуйте, друзья. Хочу облегчить жизнь тем, кто работает с большими таблицами. Для этого мы сейчас разберемся с понятием группировка строк в excel. Благодаря ему ваши данные примут структурированный вид, вы сможете сворачивать ненужную в настоящий момент информацию, а потом быстро ее находить. Удобно, правда?

    Инструкция

    Открываем файл excel и приступаем к группировке:

    • Выделите нужные строки;
    • Откройте вкладку «Данные» в меню сверху;
    • Под ним в поле «Структура» найдите команду «Группировать»;

    • В появившемся окошке поставьте галочку напротив строк;

    Ничего сложного, не так ли?
    Объединенные экселем области имеют рядом и/или сверху полоску. Под ней находится знак минуса. Нажмите на него. Сгруппированные ячейки свернулись. Чтобы снова их увидеть, нажмите на плюсик сверху.

    Задаем название

    Если вы еще не давали название блоку из выделенных строк, сделайте это сейчас. С заголовком вам будет легче находить нужную часть при повторных открытиях документа. Запишите наименование в нижней строке столбца.
    Вы скажете, что данное расположение неправильно. И будете правы. Такие настройки придуманы разработчиками, но мы сделаем по-своему:

    • Выполните те же действия, что описаны в инструкции выше. Но не спешите применять команду «Группировать».
    • Сначала нажмите на маленький квадратик рядом со словом «Структура».
    • В появившемся окне «Расположение итоговых данных» снимите все галочки.

    Теперь нам необходимо исправить заданную ранее систематизацию:

    • В поле «Структура» жмем «Разгруппировать». Снова появилось окно, так? Выбираем «Строки». И теперь, когда название переместилось вверх, повторяем разобранный вначале порядок действий.

    Автоматическая структуризация

    Ранее мы выполняли группировку вручную вручную. Есть и автоматический способ сделать то же самое. Но в этом случае эксель сам выбирает, какие данные объединить. Стоит отдать должное, он руководствуется логикой. Например, определяет заголовок и ячейки с суммированием, а строки между ними группирует и позволяет их сворачивать.

    Благодаря этому таблица не занимает много места.

    Правда, не всегда программа структурирует то, что нужно. Тогда приходиться прибегать к ручным настройкам. Однако если вы имеете дело с формулами, то автоматическая группировка вероятнее всего вам подойдет. Чтобы ее применить, команде «Группировать» выберите подпункт «Создание структуры» — готово.

    Как отменить группировку, созданную вручную, вы узнали выше. Как это сделать после применения автоматического способа? В той же вкладке «Разгруппировать» нажмите «Очистить структуру».

    Как сортировать данные таблицы?

    Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

    Цветовое деление

    Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

    • Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
    • В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.

    • В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
    • В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
    • Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

    Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

    Объединение значений

    Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

    В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

    Упрощаем большую таблицу

    Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

    • Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
    • Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
    • Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».
    • Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

    Группировка и разгруппировка данных в Excel

    При обработке большого объема данных довольно часто требуется их упорядочивание. Специально для этого в программе Excel предусмотрены различные функции, одной из которых является группировка. С ее помощью, как следует из названия, можно сгруппировать данные, а также, скрыть неактуальную информацию. Давайте разберемся, как это работает.

    Настраиваем параметры функции

    Чтобы в конечном счете получить желаемый результат, для начала следует выполнить настройки самой функции. Для этого выполняем следующие шаги:

    1. Переключившись во вкладку “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся перечне команд – по небольшому значку в виде стрелки, направленной по диагонали вниз.
    2. На экране отобразится небольшое окошко с параметрами функции. Здесь мы можем настроить отображение итогов. Ставим галочки напротив нужных опций (в т.ч. автоматические стили) и жмем кнопку OK.Примечание: расположение итоговых данных в строках под данными многим кажется неудобным, поэтому данный параметр можно выключить.
    3. Все готово, теперь можем перейти, непосредственно, к самой группировке данных.

    Группируем данные по строкам

    Для начала давайте рассмотрим, как можно сгруппировать строки:

    1. Вставляем новую строку над или под строками, которые хотим сгруппировать (зависит от того, какой вид расположения итогов по строкам мы выбрали). Как это сделать, читайте в нашей статье – “Как добавить новую строку в Excel“.
    2. В самой левой ячейке добавленной строки пишем название, которое хотим присвоить группе.
    3. Любым удобным способом, например, с помощью зажатой левой кнопки мыши производим выделение ячеек строк (кроме итоговой), которые требуется сгруппировать. Во вкладке “Данные” щелкаем по кнопке “Структура” и в открывшемся списке выбираем функцию “Группировать”. Щелкнуть нужно именно по значку команды, а не по ее названию. Если же нажать на последнее (со стрелкой вниз), откроется еще одно подменю, в котором следует нажать на одноименную кнопку.
    4. В появившемся окошке отмечаем пункт “строки” (должен быть выбран по умолчанию) и подтверждаем действие нажатием OK.Примечание: Если вместо ячеек выделить все строки целиком на вертикальной панели координат, а затем применить группировку, то промежуточного окна с выбором строки или столбца не будет, так как программа сразу понимает, что именно ей необходимо сделать.
    5. Группа создана, о чем свидетельствуют появившаяся на панели координат полоска со знаком “минус”. Это означает, что сгруппированные данные раскрыты. Чтобы их скрыть, нажимам по минусу или кнопке с цифрой “1” (самый верхний уровень группировки).
    6. Теперь строки скрыты. Чтобы их обратно раскрыть, нажимаем по значку “плюса”, который появился вместо “минуса” (или по кнопке “2”).
    Читайте также  Функция расширенного фильтра в Microsoft Excel

    Группируем столбцы

    Чтобы сгруппировать столбцы, придерживаемся примерно такого же алгоритма действий, описанного выше:

    1. Вставляем столбец справа или слева от группируемых – зависит от выбранного параметра в настройках функции. Подробнее о том, как это сделать, читайте в нашей статье – “Как вставить столбец в таблицу Эксель“.
    2. Пишем название в самой верхней ячейке нового столбца.
    3. Выделяем ячейки группируемых столбцов (за исключением добавленного) и применяем функцию группировки.
    4. Ставим отметку напротив варианта “столбцы” и кликам OK.Примечание: как и в случае с группировкой строк, при выделении столбцов целиком на горизонтальной панели координат, группировка данных будет выполнена сразу, минуя промежуточное окно с выбором элементов.
    5. Задача успешно выполнена.

    Создаем многоуровневую группировку

    Возможности программы позволяют выполнять как одноуровневые, так и многоуровневые группировки. Вот как это делается:

    1. В раскрытом состоянии главной группы, внутри которой планируется создать еще одну, выполняем действия, рассмотренные в разделах выше в зависимости от того, с чем мы работаем – со строками или столбцами.
    2. Таким образом, мы получили многоуровневую группировку.

    Разгруппировываем данные

    Когда ранее выполненная группировка столбцов или строк больше не нужна или требуется выполнить ее иначе, можно воспользоваться обратной функцией – “Разгруппировать”:

    1. Производим выделение сгруппированных элементов, после чего все в той же вкладке “Данные” в группе инструментов “Структура” выбираем команду “Разгруппировать”. Жмем именно по значку, а не по названию.
    2. В открывшемся окне ставим отметку напротив требуемого пункта (в нашем случае – “строки”) и нажимаем OK.Примечание: в случае многоуровневой группировки или наличия нескольких групп данных, каждую из них необходимо расформировать отдельно.
    3. Вот и все, что требовалось сделать.

    Заключение

    Группировка данных выполняется в несколько кликов и не требует особых навыков в работе с программой, однако, данный прием позволяет существенно сэкономить время, когда приходится иметь дело с большим объемом информации. Это делает функцию одной из самых полезных и незаменимых в Excel.

    Как группировать данные в сводной таблице Excel для их дальнейшего обобщения и анализа

    Helen Bradley рассказывает, как группировать данные в сводной таблице Excel для их дальнейшего обобщения и анализа.

    Работая в Excel со сводной таблицей, Вы можете прийти к выводу, что многие данные должны быть обобщены ещё больше. Это может быть сделано с помощью группировки данных, и цель этой статьи – показать Вам, как это делается.

    Группируем по значению

    Представьте себе такую ситуацию: Вы анализируете подборку счетов, собранных в сводной таблице. Вы можете обобщать счета, объединяя их в группы по 5 – 10 или даже 100 счетов. Давайте рассмотрим пример, где идентификатор строки OrderID – это числовое поле. В данный момент каждому счёту соответствует отдельная строка, и результат получается довольно громоздким. Мы можем сгруппировать эти данные, чтобы упростить таблицу.

    В этой сводной таблице каждый идентификатор OrderID представлен в отдельной строке. Такие данные можно считать обобщёнными, но нам этого недостаточно.

    Для этого кликните правой кнопкой мыши по одному из OrderID данной сводной таблицы и в появившемся меню выберите Group (Группировать). Так как OrderID это числовое поле, то диалоговое окно уже будет подготовлено для численной группировки с полями Starting At (Начиная с), Ending At (По) и By (С шагом). В данной ситуации Excel предлагает Вам группировать элементы по 10 штук.

    По умолчанию Excel предлагает в качестве значения Starting At (Начиная с) первый элемент OrderID: 10248. Тем не менее, Вы можете настроить точнее или создать другую группировку, установив собственное значение параметра Starting At (Начиная с). Чтобы начать с элемента 10240, введите это значение в поле Starting At (Начиная с) – Вы можете установить любое стартовое значение, даже такое, которого нет в данных.

    Мы настраиваем параметры группировки данных – они будут сгруппированы по полю OrderID по десять последовательно пронумерованных заказов.

    Итак, мы настроили значение Starting At (Начиная с), оставили значение Ending At (По) таким, как предложил Excel, и оставили значение By (С шагом) равным 10, поскольку оно нам подходит. Вы можете делать группы меньше или больше, изменяя это значение – например: 5, 20, 50 или 100. Теперь жмём ОК. Данные будут сгруппированы по значению OrderID в более удобные для обработки группы.

    Вот так выглядят данные, сгруппированные по OrderID. Как видите, они значительно более обобщены, чем ранее.

    Группируем по дате

    Если данные, с которыми Вы работаете, являются датами, то Вы сможете использовать похожий приём. Чтобы сгруппировать информацию по датам, кликните правой кнопкой мыши по дате в столбце или строке Вашей сводной таблицы и выберите Group (Группировать). Вы можете выбрать шаг группировки – Seconds (Секунды), Minutes (Минуты), Hours (Часы), Days (Дни), Months (Месяцы), Quarters (Кварталы) или Years (Годы), и установить начальный и конечный момент времени. Для группировки по годам, кварталам и месяцам интервал зафиксирован равным 1, а для группировки по дням Вы можете установить собственный интервал, например, равный 7 дням, чтобы сгруппировать данные по неделям. Для этого выберите Days (Дни) как шаг группировки, установите количество дней равным 7, укажите для параметра Starting At (Начиная с) дату, которая выпадает на начало недели, и нажмите ОК. Информация будет сгруппирована по неделям.

    Большой объём данных будет сгруппирован по неделям (по 7 дней), и первым днем выступит воскресенье – день недели, соответствующий дате, указанной в параметре Starting At (Начиная с).

    Группируем данные вручную

    Не всегда набор записей можно разделить по группам с такой же лёгкостью, как последовательность чисел или дат. Иногда группа становится группой просто потому, что Вы так решили. В этом случае можно создать свою собственную группировку. Откройте лист со сводной таблицей, кликните по первому элементу данных, который нужно включить в группу и далее, с нажатой клавишей Ctrl, последовательно щелкните по всем элементам, которые также нужно включить в эту группу. Затем на вкладке PivotTable / Options (Работа со сводными таблицами / Анализ) нажмите Group Selection (Группировка по выделенному) и элементы будут добавлены в новую группу. Таким же образом Вы можете выделить другие элементы и создать еще одну группу.

    Выделив несколько полей, Вы можете объединить их в группы так, как будет удобно.

    При помощи этого инструмента Вы можете группировать данные в небольшие подборки, с которыми удобно работать. Так как по умолчанию группы названы именами Group 1 (Группа 1) и Group 2 (Группа 2), Вам придётся самостоятельно переименовать их. Для этого кликните ячейку, содержащую имя группы, и в строке формул введите более подходящее имя для группы.

    После того, как группы созданы, Вы вправе переименовывать их, как угодно.

    Вы можете развернуть или свернуть группу, нажав символы плюс или минус (+/-) слева от имени группы.

    Исправляем ошибки

    Иногда, пытаясь сгруппировать выделенные данные, Вы получите сообщение об ошибке, уведомляющее, что выбранные данные не могут быть объединены в группу. Есть целый ряд причин, почему это может произойти. Одна из причин: если Вы пытаетесь создать собственную группировку, то должны выделить два или более элемента для создания группы – нельзя создать группу из одной записи.

    Читайте также  Применение функции СЧЕТ в Microsoft Excel

    Если у Вас есть пустые ячейки в тех полях, где должны быть даты или числа, то это тоже станет причиной сообщения об ошибке. Ошибка появится и в том случае, если вместо даты или числа в ячейке содержится текстовое значение. В каждом случае, проверьте исходные данные и исправьте ошибку, а затем обновите сводную таблицу и попытайтесь снова.

    Детализация групп

    Одним из преимуществ, которые даёт группировка данных, является то, что Вы можете извлечь подмножество сгруппированных данных на новый лист. Чтобы сделать это, выберите группу, и дважды щелкните по ячейке с интересующим Вас итоговым значением. Данные, из которых было собрано это итоговое значение, будут извлечены на новый лист текущей рабочей книги Excel.

    Двойной щелчок мышью по любому значению в сводной таблице создаёт новый лист, содержащий все данные, относящиеся к этому значению.

    Группировка и несколько диапазонов консолидации

    Вы можете создавать группы в сводной таблице, которая собрана из нескольких консолидированных диапазонов, например, из данных на разных листах рабочей книги. Для этого в Excel 2007 и 2010 на Панель быстрого доступа необходимо добавить команду PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм).

    Чтобы сделать это, кликните выпадающее меню Панели быстрого доступа, выберите пункт More Commands (Другие команды), в открывшемся диалоговом окне установите группу All Commands (Все команды) и в списке команд найдите PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм). Нажмите кнопку Add (Добавить), чтобы добавить кнопку на Панель быстрого доступа.

    Теперь Вы можете создать сводную таблицу из нескольких диапазонов Excel с единообразной компоновкой данных. Вам понадобятся данные с одинаковым количеством столбцов, одинаковыми заголовками столбцов, при этом каждая таблица может иметь разное количество строк.

    Эта команда исключена из меню Excel 2010, но Вы можете добавить её на Панель быстрого доступа самостоятельно.

    Создайте новый лист в Вашей рабочей книге Excel, кликните только что добавленную кнопку PivotTable and PivotChart Wizard (Мастер сводных таблиц и диаграмм), выберите пункты Multiple Consolidation Ranges (В нескольких диапазонах консолидации) и PivotTable (Сводная таблица), а затем нажмите Next (Далее). Выберите I will create the page fields (Создать поля страницы) и снова нажмите Next (Далее). Теперь Вам нужно указать каждый из диапазонов. Зайдите на первый лист, выберите все данные, включая заголовки таблицы, и нажмите Add (Добавить). Повторите шаги, чтобы добавить информацию со следующего листа и так далее, пока не добавите данные со всех листов, которые планировали использовать в сводной таблице.

    Мастер сводных таблиц и диаграмм позволяет объединять сразу несколько диапазонов в одной сводной таблице.

    В Мастере сводных таблиц и диаграмм первым делом нужно выбрать, какие диапазоны данных будут использованы.

    Далее укажите количество полей, которые нужно добавить в сводную таблицу – вероятнее всего, Вам понадобится одно или два. Теперь выберите один из диапазонов в поле немного выше и введите для него имя группы. Затем выберите следующий диапазон и проделайте для него те же самые шаги. И так далее для всех диапазонов. Если имя группы уже существует, Вы можете не вводить его, а выбрать из выпадающего списка.

    Так, например, диапазон, содержащий даты, может быть частью группы, которая разделяет месяцы по кварталам, а также частью группы, которая разделяет месяцы по сезонам: Winter (Зима), Spring (Весна), Summer (Лето) и Fall (Осень). Группировки могут быть по любому признаку, который Вы посчитаете подходящим для своих данных. Нажмите Next (Далее), кликните по ячейке, в которой должен будет находиться верхний левый угол сводной таблицы и нажмите Finish (Готово).

    В Мастере сводных таблиц и диаграмм Вы можете связать диапазоны со страницами, как показано на рисунке выше – Quarters (Кварталы) и Seasons (Сезоны).

    Сводная таблица будет сформирована автоматически, группы будут созданы как поля Report Filter (Фильтры) в списке полей сводной таблицы, но Вы, если пожелаете, можете перетащить эти поля в область Row Labels (Строки) или Column Labels (Колонны).

    На рисунке выше показано: мы переместили страницу Page 2 (Сезоны) из области Report Filter (Фильтры) в область Row Labels (Строки).

    Группируете ли Вы данные в уже готовой сводной таблице или Вы делаете это вместе с созданием сводной таблицы из нескольких диапазонов – результат будет одинаковый, и это станет ещё одним полезным инструментом в Вашем арсенале для обобщения данных в сводных таблицах Excel.

    Группировка в сводных таблицах

    После создания сводной таблицы иногда бывает удобно и полезно сгруппировать данные в интересующем нас диапазоне и с нужным шагом. При группировке возможны несколько вариантов. Рассмотрим для затравки вот такую таблицу в качестве источника данных:

    Одна строка в этой базе данных — одна продажа, т.е. полностью описывает одну сделку (что, когда и по какой цене).

    Пример 1. Группировка чисел

    Необходимо построить отчет, из которого было бы понятно — на каких именно товарах (дешевых или дорогих) мы делаем основной оборот. Для начала строим обычную сводную таблицу, поместив в область строк поле Цена, в область данных — Сумма заказа:

    Теперь щелкаем правой кнопкой мыши по цене (область строк) и выбираем из контекстного меню команду Группировать (Group) . В Excel 2000-2003 эта команда находится в разделе Группа и структура (Group and Show Detail) контекстного меню:

    В итоге появится наш основной инструмент — диалоговое окно группировки данных в сводной таблице:

    В окне можно задать начальное и конечное значение интересующего нас интервала и шаг изменения. Особое внимание хочу обратить на флажки слева от слов «начиная с» и «по» — эти флажки относятся к слову «Авто» и означают, что Excel будет сам выбирать интервал (дизайнеру окна напинать бы за такой user-friendly интерфейс сами знаете что). Для определенности введем начальное значение равное нулю, конечное 270 (самый дорогой наш товар стоит 263,5$) и зададим шаг 30, т.е. окно должно выглядеть так:

    После нажатия на ОК Excel сгруппирует товары с ценами в заданном интервале и посчитает суммарную выручку по каждому интервалу:

    Теперь ясно видно, что (в данном примере) наибольшую выручку нам дают товары с ценой до 60 долларов. «Хочешь быть богатым — работай для бедных!» как говорил Рональд Макдональд.

    Пример 2. Группировка дат

    Необходимо подсчитать суммарную выручку за каждый месяц (квартал) 2006 года, используя данные из нашей исходной таблицы.

    Строим простую сводную, поместив Дату заказа в область строк, а Стоимость заказа в область данных:

    Даты в сводной таблице получаются по умолчанию с тем же шагом, что и был в исходной, т.е. с шагом в один день. Щелкаем по любой дате правой кнопкой мыши и выбираем команду Группировать (Group) . В появившемся окне группировки задаем следующие параметры:

    После нажатия на ОК Excel сгруппирует даты с шагом месяцы и кварталы и мы получим вот такой красивый отчет:

    Пример 3. Произвольная группировка

    На самом деле группировать в сводных таблицах можно практически все, а не только числа или текст, как это может показаться после двух предыдущих примеров. Группировка может быть совершенно произвольной и производиться даже с текстовыми данными. Если выделить в сводной таблице несколько значений в области строк или столбцов и щелкнуть по ним правой кнопкой мыши, то можно воспользоваться командой группировки также, как и в предыдущих примерах:

    . и сгруппировать товары (предварительно перетащив их мышью в сводной таблице в соседние строки) в одну кучку:

    Созданной группе можно легко присвоить любое имя, просто введя его с клавиатуры: